Приемка, проверка и обработка. Организация первичного учета

На предприятиях документы проходят несколько этапов:

1) приемка документов к учету;

2) проверка документов;

3) обработка документов;

4) Хранение документов.

Прохождение документами всех этих этапов называется документооборотом. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления на предприятие до момента их передачи в архив.

I. Приемка документов. Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота. После использования документов в оперативной работеих сдают в бухгалтерию. При приемке документов необходимо обратитьвнимание на правильность оформления документов, их соответствие установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственным лицам на дооформление.

II. Проверка документов. При проверке документов необходимо:

1) проверить документы по существу, то есть установить законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям;

2) проверить по форме, то есть полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указания цифр и содержания операции.

3) проверить арифметические расчеты, то есть проверить правильность таксировки документов. Таксировка представляет собой выражение хозяйственной операции в денежной оценке. Она выполняется путем умножения количества товарно-материальных ценностей на их цену.

III. Обработка документов. Обработка заключается в определении корреспондирующих счетов по каждому документу. В необходимых случаях однородные документы группируют, после чего делают запись на счетах.

IV. Хранение документов. После отражения документов в учете и составления отчетности каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают наименование организации, месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), общее количество листов в деле, срок хранения дела. Переплетенные документы

сдают в архив.

Законом о бухгалтерском учете ст. 17 определен порядок хранения документов бухгалтерского учета. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Основные требования, предъявляемые к организации архива:

1) обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

2) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

3) подлинники должны быть отделены от копий;

4) годовые сметы и отчеты от квартальных и месячных;

5) в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

6) в дело группируют документы одного периода;

7) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся.

Сроки хранения отдельных первичных документов определены Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным 3 декабря 1967 года Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. В соответствии с этим Перечнем срок хранения квартальных балансов и отчетов организаций с объяснительными записками, журналы и ведомости, кассовые книги, оборотные и накопительные ведомости хранятся 3 года; главные книги и журналы, акты документальных ревизий и материалы к ним - хранятся 5 лет; годовые балансы и отчеты, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками,

инвентарные описи, сличительные ведомости хранятся 10 лет. Документы связанные с оплатой труда хранятся 75 лет.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели). Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации