Проводки по ЗП: отражение в регистрах учета

Формы регистров учета хозяйственных операций разрабатываются и утверждаются коммерческой организацией самостоятельно. Они должны в любой момент времени обеспечить возможность получения актуальной информации об активах и обязательствах компании.

Как было сказано выше, регистр учета зарплаты должен обеспечивать детализацию данных по каждому сотруднику. Также целесообразно детализировать данные по видам и суммам начислений, удержаний и выплат. Организовать такой детализированный учет можно в самостоятельно разработанной форме, а можно воспользоваться Формой Т-54, утвержденной Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. Для начисления зарплаты и заполнения регистров по ее учету основанием могут являться:

• табели учета рабочего времени;

• трудовые договоры;

• приказы о премировании;

• приказы об отпусках;

• исполнительные листы и заявления об удержаниях;

• иные документы по нормированию и оплате труда.

5. Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

• гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);

• компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);

• выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

 

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

• работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);

• работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Действие 1. Определить расчетный период

В 2020 году расчетный период 2019 и 2018 годы. 730 календарных дней.

Действие 2. Определить сумму выплат

В расчет следует включить следующие выплаты:

· выплаты, произведенные работнику в расчетном периоде;

· выплаты в пределах облагаемого взносами лимита, действовавшего в конкретном году (в 2019 году максимально можно включить в расчет 755 000 руб., а в 2018 году — 815 000 руб.);

· выплаты, на которые были начислены страховые взносы

Действие 3. Определить средний дневной заработок

Для этого сумму, полученную в Действии 2, надо разделить на 730. А получившийся размер среднего дневного заработка сравнить с минимальным и максимальным значением.

Если страховой стаж:

· менее 6 месяцев — пособие выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц МРОТ;

· от 6 месяцев до 5 лет — 60% среднего заработка;

· от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;

· от 8 лет и более — 100% среднего заработка.

Действие 4. Рассчитать пособие по временной нетрудоспособности

Средний дневной заработок надо умножить на дни болезни, которые подлежат оплате.

7. Удержание части заработанных гражданином денег разрешено в ситуациях и размерах, определяемых некоторыми федеральными законами и Трудовым кодексом РФ.

При неправомерности вычетов, произведенных из заработанного дохода гражданина, последний имеет право направить соответствующее заявление в суд. Поэтому ответственные сотрудники организации должны производить все вычеты из доходов трудящихся в строгом соответствии законодательным нормам, а информация по возможным вариантам удержаний может включаться в документ о правилах оплаты труда или иной внутренний акт, регламентирующий в организации вопросы платы за труд.

Возможные варианты удержаний из заработной платы

Случаи невыплаты сотруднику денежных средств из его заработной платы определяются согласно ТК РФ (ст. 137) и разделяются на удержания:

• обязательного характера;

• инициированные предприятием;

• по желанию самого сотрудника.

К обязательным видам невыдачи средств из заработка сотрудника отнесены:

• налоговый платеж с дохода гражданина в качестве физического лица (НДФЛ), определяемый НК РФ (гл. 23);

• взыскания по исполнительным документам (листам) согласно ФЗ об исполнительном производстве (№119, 21.07.1997), производимые после уплаты обязательных налогов согласно НК РФ.

К сведению! Любые виды вычетов производятся из заработанных гражданином средств после первоочередного вычета в виде НДФЛ. Взыскания по исполнительным листам не применимы к некоторым видам дохода, к примеру, за работу в экстремальных или вредных условиях (ст. 69 ФЗ № 119).

Удерживаемые по инициативе предприятия суммы относятся к его праву, но не обязанности, и содержат:

• компенсацию предоставленного ранее и невозвращенного авансового платежа, полученного трудящимся в счет будущего заработка;

• гашение в установленный срок невозвращенного, неизрасходованного авансового платежа, полученного сотрудником по причине командировки, перевода на работу в иной населенный пункт;

• возврат лишней части денег, уплаченных работнику по причине ошибок счетного характера;

• возврат излишне уплаченных гражданину денег при признании его вины или неправомерности действий комиссией по трудовым спорам или судебным решением (ст. 155, 157 ТК РФ);

• вычет за время трудового отпуска, не отработанное сотрудником, в зависимости от причин для увольнения работника (ст. 77, 81, 83 ТК РФ);

• покрытие материального ущерба, понесенного организацией по вине работника (гл. 39 ТК РФ).

Невыплата части заработка по распоряжению руководства компании должна соответствовать следующим условиям:

• стоимость нанесенного вреда не превышает величины среднемесячного заработка виновного лица (ст. 248 ТК РФ);

• распоряжение о взыскании денег издано руководством организации не позже 1 месяца от даты окончательного выявления величины причиненного урона (ст. 248 ТК РФ).

По окончании месячного срока при отсутствии добровольного согласия работника на компенсацию урона взыскание производится работодателем только при наличии судебного решения.

Любые вычеты из заработка по инициативе самого работника (оплата банковского кредита, профсоюзных или страховых взносов, коммунальных платежей) производятся бухгалтерским подразделением компании только при получении от сотрудника письменного заявления.

Размер и порядок удержаний из заработка

ТК РФ (ст. 138) определены предельные показатели по размерам удержаний независимо от их вида, в том числе при каждой уплате заработка:

• общая сумма заработанных, но не переданных гражданину средств, не может превысить 20% от начисленного заработка;

• при необходимости нескольких выплат по исполнительным документам общая сумма удержаний не может быть больше 50% от величины заработка;

• размер вычета может достигать до 70% от заработка, если вычеты производятся из дохода лица, отбывающего срок в исправительной колонии, при возмещении урона здоровью иного гражданина, при возмещении ущерба в связи с кончиной кормильца или причиненного преступлением.

Внимание! Все выполняемые работодателем вычеты из заработка сотрудника должны отражаться в расчетных листках. О размерах и основаниях уменьшения выплачиваемой суммы работник должен уведомляться письменно (ст. 136 ТК РФ).

Перед осуществлением вычета работодатель должен:

• получить законное основание для выполнения процедуры (приказ, распоряжение, докладная записка с резолюцией руководителя);

• осуществить проверку, установив причину возникновения, определив точный размер нанесенного вреда и составив акт, при наличии необходимости возмещения урона работодателю (ст. 246, 247 ТК РФ);

• проконтролировать соблюдение установленного периода для подготовки решения по удержанию средств из заработка;

• получить письменное согласие сотрудника на уменьшение суммы заработка (при необходимости).

Отражение удержаний в бухучете

Начисленные по зарплате суммы указываются в бухгалтерском учете по сч. 70. Удержания также должны отражаться в учете, поэтому начисленные по дебету сч. 70 суммы будут уменьшены:

• при вычете НДФЛ — по кредиту сч. 68;

• при удержании отчислений в ПФР — по кредиту сч. 69;

• при оплате по исполнительным листам — по кредиту сч. 76;

• для возмещения потерь от брака — по кредиту сч. 28;

• для возмещения невозвращенных подотчетных сумм — по кредиту сч. 71;

• при удержании средств в пользу третьих лиц — по кредиту сч. 76.

После проведения всех необходимых вычетов выплата зарплаты осуществляется наличными через кассу (Дебет сч. 70/Кредит сч. 50) или зачисляется сотруднику на (Дебет сч. 70/Кредит сч. 51).

8. Как учитываются доходы при исчислении НДФЛ?

Согласно ст. 223 НК РФ "при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)". Таким образом, суммы начислений учитываются при исчислении налога в тех месяцах, за которые эти суммы начислены - т.е. в терминологии "1С:Предприятия" "по периоду действия" начислений.

Поэтому, если в расчетном периоде "Январь" зарегистрирован какой-либо доход за декабрь предшествующего года (т.е. доход другого налогового периода, например, "переходящий" больничный лист), то при вводе этого документа в журнале расчетов появятся записи для перерасчета НДФЛ за прошлый налоговый период.

Аналогично, начисляя в декабре отпускные за январь следующего года, мы начинаем расчет НДФЛ будущего налогового периода (в том числе предоставляем сотруднику за этот будущий период положенные ему стандартные налоговые вычеты).

Результаты такого перерасчета отразятся в налоговой отчетности (карточках и справках о доходах) прошлого (или соответственно - будущего) налогового периода.

Некоторые виды доходов согласно ст. 217 НК РФ облагаются налогом на доходы частично. Для начислений, с помощью которых регистрируются такие доходы, необходимо в справочнике "Виды расчетов" (закладка "Налоговый учет") указать вид дохода из классификатора, утвержденного МНС. В этом случае облагаемая сумма дохода будет рассчитана автоматически. Кроме того, если это необходимо, для одного вида дохода можно описать несколько видов расчета, которыми он будет регистрироваться в журнале расчетов. При этом в целях налогообложения все результаты по таким видам расчетов будут "слиты" воедино.

НДФЛ исчисленный и НДФЛ удержанный - в чем разница?

В ст. 226 НК РФ указано, что налог исчисляется по окончании каждого месяца, а удерживается лишь при фактической выплате дохода, момент определения суммы удержанного налога в общем случае не совпадает с моментом исчисления налога. В связи с этим с 2001 года в типовой конфигурации суммы исчисленного налога также как и суммы налога удержанного хранятся в журнале расчетов "Зарплата".

Поэтому в журнале расчетов по каждому сотруднику всегда присутствует пары записей по каждой ставке налога - "НДФЛ" и "НДФЛ удержанный". В первой записи отражается сумма налога, исчисленная с доходов физического лица (в частности, работника организации) и подлежащая удержанию налоговым агентом при выплате дохода. Во второй записи (НДФЛ удержанный) показывается сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом при выплате дохода физическому лицу. Именно эти суммы налоговый агент перечисляет в бюджет.

Согласно ПБУ 1/98 "Учетная политика организации" бухгалтерский учет расчетов с работниками по налогу на доходы физических лиц ведется "методом начисления", поэтому бухгалтерские проводки по НДФЛ формируются на основании сумм исчисленного налога (возможно, не дожидаясь собственно момента удержания налога). Сумма же удержанного налога отражается только в Налоговой карточке сотрудника и не отражается в проводках, выгружаемых в типовые "бухгалтерские" конфигурации.

Расчет удержанных сумм НДФЛ

Пункт 4 ст. 226 НК РФ предусматривает удержание у сотрудника начисленной суммы налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых сотруднику, при их фактической выплате самому сотруднику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты. Однако, к сожалению, в НК РФ не поясняется, что именно следует понимать под "суммой выплаты", да и специалисты МНС России пока не дают четкого определения этого понятия.

Поэтому методистами фирмы "1С" предложена следующая интерпретация понятия "сумма выплаты": под суммой выплаты мы понимаем все денежные средства, выплаченные сотруднику через кассу, либо перечисленные на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, в том числе перечисленные за него в бюджет налоговым агентом суммы налога на доходы физических лиц. Таким образом, сумма НДФЛ удержанного не может превышать общего количества денежных средств, выплаченных сотруднику через кассу, либо перечисленных на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц. По мере получения нами дополнительных разъяснений из МНС России наша интерпретация понятия "сумма выплаты" может быть скорректирована.

В типовой конфигурации выплаченные через кассу или перечисляемые на счета сотрудника в банках денежные средства регистрируются документом "Выплата заработной платы" (вид расчета "Выплата зарплаты"); перечисляемые по поручению сотрудника на счета третьих лиц средства регистрируются документом "Перечисление зарплаты в банк" (вид расчета "Перечисление в банк"), поэтому сумма всех НДФЛ удержанных (по каждой ставке НДФЛ удержанный исчисляется отдельно) не превышает суммы результатов перечисленных выше видов расчета.

Сумма удержанного налога исчисляется уже после выплаты дохода сотруднику для чего в типовой конфигурации предусмотрен специальный режим при групповом расчете зарплаты.

В том случае, когда в организации допускаются задержки с выплатой зарплаты и в одном из месяцев сотрудникам денежных средств не выплачивалось, то в этом месяце организация как налоговый агент не может удерживать с сотрудников исчисленный НДФЛ, поэтому результаты расчета записей НДФЛ удержанных окажутся нулевыми. Если же в следующем месяце задолженность будет погашаться, то организация как налоговый агент должна будет удерживать (и перечислять в бюджет) весь исчисленный за два месяца НДФЛ (если, конечно, выплачиваемые сотрудникам суммы достаточно велики).

Учет стандартных вычетов (статья 218)