Выдача наличных для выплаты зарплаты

Вы­пла­та зар­пла­ты про­во­дит­ся по рас­чет­но-пла­теж­ным ве­до­мо­стям (Форма № Т-49, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1)/ пла­теж­ным ве­до­мо­стям (Форма № Т-53, утв. По­ста­нов­ле­ние Гос­ком­ста­та РФ от 05.01.2004 N 1) с со­став­ле­ни­ем еди­но­го РКО (на фак­ти­че­ски вы­пла­чен­ную сумму) в по­след­ний день вы­пла­ты зар­пла­ты или же рань­ше, если все ра­бот­ни­ки по­лу­чи­ли зар­пла­ту до на­ступ­ле­ния край­не­го срока. При­чем в таком РКО не нужно ука­зы­вать ни Ф.И.О. по­лу­ча­те­ля, ни рек­ви­зи­тов до­ку­мен­та, удо­сто­ве­ря­ю­ще­го лич­ность.

Срок вы­да­чи зар­плат­ной на­лич­но­сти опре­де­ля­ет­ся ру­ко­во­ди­те­лем и дол­жен быть ука­зан в ве­до­мо­сти. Но учти­те, что дан­ный срок не может пре­вы­шать 5 ра­бо­чих дней, вклю­чая день по­лу­че­ния денег в банке (п. 6.5 Ука­за­ния).

Ра­бот­ник обя­за­тель­но дол­жен рас­пи­сать­ся в ве­до­мо­сти.

Если в по­след­ний день вы­да­чи зар­пла­ты кто-то из ра­бот­ни­ков ее не по­лу­чил, то кас­сир на­про­тив его фа­ми­лии и ини­ци­а­лов в рас­чет­но-пла­теж­ной ве­до­мо­сти/пла­теж­ной ве­до­мо­сти про­став­ля­ет от­тиск пе­ча­ти (штам­па) или де­ла­ет за­пись «де­по­ни­ро­ва­но». Затем кас­сир:

· под­счи­ты­ва­ет фак­ти­че­ски вы­дан­ную ра­бот­ни­кам сумму и сумму, под­ле­жа­щую де­по­ни­ро­ва­нию;

· за­пи­сы­ва­ет эти суммы в со­от­вет­ству­ю­щие стро­ки ве­до­мо­сти;

· све­ря­ет эти суммы с ито­го­вой сум­мой, обо­зна­чен­ной в ве­до­мо­сти;

· про­став­ля­ет свою под­пись и от­да­ет ве­до­мость на под­пись глав­но­му бух­гал­те­ру/бух­гал­те­ру (при его от­сут­ствии – ру­ко­во­ди­те­лю).

Если же речь идет о ка­кой-то ра­зо­вой вы­пла­те (к при­ме­ру, вы­пла­та зар­пла­ты уволь­ня­ю­ще­му­ся со­труд­ни­ку), то нет смыс­ла оформ­лять ве­до­мость – можно вы­дать день­ги сразу по РКО в обыч­ном по­ряд­ке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом слу­чае РКО оформ­ля­ет­ся на ос­но­ва­нии за­яв­ле­ния под­от­чет­но­го лица, на­пи­сан­но­го в про­из­воль­ной форме, или рас­по­ря­ди­тель­но­го до­ку­мен­та ор­га­ни­за­ции/ИП (п. 6.3 Ука­за­ния). Дан­ное за­яв­ле­ние долж­но со­дер­жать ин­фор­ма­цию о сумме на­лич­ных, срок, на ко­то­рый вы­да­ют­ся день­ги, под­пись ру­ко­во­ди­те­ля и дату.

На­ли­чие у под­от­чет­ни­ка за­дол­жен­но­сти по ранее по­лу­чен­ным под отчет сум­мам не яв­ля­ет­ся пре­пят­стви­ем для оче­ред­ной вы­да­чи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При при­е­ме го­лов­ной ор­га­ни­за­ци­ей денег от сво­е­го ОП также оформ­ля­ет­ся при­ход­ный кас­со­вый ордер, а при вы­да­че – рас­ход­ный кас­со­вый ордер. При­чем по­ря­док вы­да­чи на­лич­ных сво­е­му ОП каж­дая ор­га­ни­за­ция опре­де­ля­ет са­мо­сто­я­тель­но (п. 6.4 Ука­за­ния).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

На­лич­ные день­ги, пред­на­зна­чен­ные од­но­му по­лу­ча­те­лю, могут быть вы­да­ны дру­го­му лицу по до­ве­рен­но­сти (на­при­мер, по­лу­че­ние зар­пла­ты за за­бо­лев­ше­го род­ствен­ни­ка). В этом слу­чае кас­сир дол­жен про­ве­рить (п. 6.1 Ука­за­ния):

· со­от­вет­ствие ФИО по­лу­ча­те­ля, ука­зан­ных в РКО, ФИО до­ве­ри­те­ля, ука­зан­ным в до­ве­рен­но­сти;

· со­от­вет­ствие ФИО до­ве­рен­но­го лица, ука­зан­ных в РКО и до­ве­рен­но­сти, дан­ным предъ­яв­лен­но­го до­ку­мен­та, удо­сто­ве­ря­ю­ще­го лич­ность.

В рас­чет­но-пла­теж­ной ве­до­мо­сти/пла­теж­ной ве­до­мо­сти перед под­пи­сью лица, ко­то­ро­му вы­да­ют­ся день­ги, де­ла­ет­ся за­пись «по до­ве­рен­но­сти».

До­ве­рен­ность при­кла­ды­ва­ет­ся к РКО/рас­чет­но-пла­теж­ной ве­до­мо­сти/пла­теж­ной ве­до­мо­сти.

Если же вы­да­ча на­лич­ных про­из­во­дит­ся по до­ве­рен­но­сти, оформ­лен­ной на несколь­ко вы­плат или на по­лу­че­ние денег у раз­ных юрлиц/ИП, де­ла­ет­ся копия такой до­ве­рен­но­сти. Дан­ная копия за­ве­ря­ет­ся в по­ряд­ке, уста­нов­лен­ном ор­га­ни­за­ци­ей/ИП и при­кла­ды­ва­ет­ся к РКО.

В си­ту­а­ции, когда по­лу­ча­те­лю по­ла­га­ет­ся несколь­ко вы­плат у од­но­го юр­ли­ца/ИП, ори­ги­нал до­ве­рен­но­сти хра­нит­ся у кас­си­ра, при каж­дой вы­пла­те к РКО/рас­чет­но-пла­теж­ной ве­до­мо­сти/пла­теж­ной ве­до­мо­сти при­кла­ды­ва­ет­ся копия до­ве­рен­но­сти, а при по­след­ней вы­пла­те – ори­ги­нал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколь­ко касс, то опе­ра­ции по пе­ре­да­че на­лич­но­сти в те­че­ние ра­бо­че­го дня между стар­шим кас­си­ром и кас­си­ра­ми фик­си­ру­ют­ся стар­шим кас­си­ром в книге учета при­ня­тых и вы­дан­ных кас­си­ром де­неж­ных средств (Форма № КО-5, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та РФ от 18.08.1998 N 88) обя­за­тель­но долж­ны вести ор­га­ни­за­ции (п. 4.6 Ука­за­ния). Пред­при­ни­ма­те­ли, если они ведут учет до­хо­дов и рас­хо­дов (фи­зи­че­ских по­ка­за­те­лей), могут кас­со­вую книгу не за­пол­нять.

Кас­со­вая книга нужна для учета по­ступ­ле­ний и выдач на­лич­но­сти в кассе.

Кас­сир фик­си­ру­ет в книге каж­дое по­ступ­ле­ние денег (по ПКО) и каж­дое рас­хо­до­ва­ние (по РКО). В конце ра­бо­че­го дня кас­сир све­ря­ет фак­ти­че­скую сумму на­лич­ных денег в кассе с дан­ны­ми кас­со­вых до­ку­мен­тов, сум­мой остат­ка на­лич­ных денег, от­ра­жен­но­го в кас­со­вой книге, и ста­вит свою под­пись.

Затем такую же свер­ку про­во­дит глав­ный бух­гал­тер или бух­гал­тер (при их от­сут­ствии – ру­ко­во­ди­тель). После про­ве­де­ния свер­ки лицо, про­во­див­шее свер­ку, ста­вит свою под­пись.

Кон­тро­ли­ру­ет ве­де­ние кас­со­вой книги глав­ный бух­гал­тер, а при его от­сут­ствии – ру­ко­во­ди­тель.