Понятие информации и ее классификация. — КиберПедия 

История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...

Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...

Понятие информации и ее классификация.

2020-04-03 155
Понятие информации и ее классификация. 0.00 из 5.00 0 оценок
Заказать работу

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. Существенным моментом в принятии решения является сбор и анализ информации. Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования организации.

Информация — обмен сведениями с помощью различных коммуникационных систем. Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

1) способностью отображать события, процессы, явления;

2) возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.

Предлагается следующая классификация информации:

• по форме передачи — вербальная (словесная) информация и

невербальная. Невербальная информация: мимика, движения, физические качества лица, передающего и получающего информацию, играет огромную роль при принятии управленческих решений. При устной передаче информации 37% восприятия зависит от тональности голоса и 55% — от выражения лица, т.е. факторов, которые не могут быть зафиксированы на сколько-нибудь длительное время, но могут противоречить содержанию речевого послания. При этом во многих случаях получатель информации воспринимает невербальную информацию значительно внимательнее, чем вербальную. Основное внимание, тем не менее, уделяется вербальной информации;

• по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно- переменная (недолговечная);

• по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

• по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

• по назначению — экономическая, техническая, социальная,

организационная и др.;

• по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Внешняя информация — это, информация:

 во-первых, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, в докладах на семинарах и совещаниях;

во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений, о состоянии дел у партнеров и конкурентов. Такого рода информация может быть получена и от третьих лиц: покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;

в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.;

в-четвертых, сведения из Интернета.  

Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию.

Внутренняя информация — это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи — отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит.

Ее можно классифицировать с точки зрения:

1) содержания (экономическая, правовая, техническая и пр.);

2) назначения (отчетная, например, статистическая, т.е. собираемая в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации);

3) возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; нефиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);

4) степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции; желательная: об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни, без которой можно обойтись);

5) полноты (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);

6) характера потребления (постоянная информация используется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течение короткого срока и часто бывает одноразовой);

7) степени надежности (достоверная и вероятностная информация. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить из существующего источника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);

8) способа распространения (устная, письменная и комбинированная информация. Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной).

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

Требования к управленческой информации

Качественные характеристики информации достаточно многообразны. Основные требования к качеству информации:

1) своевременность;

2) достоверность (с определенной вероятностью);

3) достаточность;

4) надежность (с определенной степенью риска);

5) адресность;

6) правовая корректность информации;

7) возможность многократного использования;

8) высокая скорость сбора, обработки и передачи;

9) возможность кодирования;

10) актуальность информации.

Рассмотрим более подробно некоторые из этих требований. Своевременность информации исходит из того, что с момента выдачи задания на сбор информации до ее получения проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована для принятия решения. Отсюда возникает проблема определения оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации.

Достоверность информации заключается в том, что, чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т.е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество принимаемого решения.

Достаточность во многом зависит от ситуации, в которой принимается решение, поскольку понятие достаточности предполагает, с одной стороны, полноту информации, необходимую для принятия решения, с другой — полезность полученной информации, а с третьей — вероятность определенной доли бесполезности информации, которая может стать с течением времени все-таки необходимой. Поэтому понятие достаточности во многом носит субъективный характер и зависит от значимости решения, квалификации и характера лица, принимающего решение.

Надежность информации обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем.

Перечисленные требования с большим трудом могут быть совмещены на практике, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения.

Необходимо также учитывать, что сбор любой информации, а особенно с высокой степенью надежности, за короткий период и в достаточном объеме требует значительных затрат. Задача состоит в определении оптимума между всеми этими параметрами, поскольку чрезмерная стоимость информации или большая продолжительность ее сбора могут сделать неэффективным любое, даже самое разумное решение.

Коммуникационные системы

Информационный процесс осуществляется с помощью межличностной коммуникации, являющейся основой построения коммуникационных систем, т.е. цепочки связей между участниками определенного процесса, в результате которого перемещается информация, необходимая для принятия решения.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если допустить небрежность, смысл может быть утрачен. Руководитель тратит на коммуникацию 50—90% всего времени. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель информации — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) кодирование информации, или формирование сообщения – собственно информация, закодированная с помощью символов;

3) канал связи — средство передачи информации;

4) получатель информации — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее;

5) обратная связь.

Особое внимание следует обратить на организацию обратной связи — этапа, на котором отправитель и получатель как бы меняются местами. Обратная связь выступает чаще всего в виде отчетов нижестоящих звеньев перед вышестоящими и свидетельствует о том, насколько адекватно была воспринята информация, которую руководящие органы или лица направили по нисходящей непосредственным исполнителям тех или иных действий. Только при наличии налаженной и постоянно функционирующей обратной связи можно быть уверенным в том, что поступающая информация надежна и достоверна.

Рассмотренные условия, воздействующие на достоверность формации, позволяют сделать однозначный вывод о том, информация тем точнее, чем меньше этапов она проходит в процессе продвижения от источника к получателю.

Сама связь между источником и получателем, оформленная в виде определенных фиксированных связей, носит название коммуникационной сети. Коммуникационные сети предполагают наличие разнообразных способов связей между участниками информационного процесса и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием.

Складывающаяся система коммуникационных сетей зависит от размеров организации, сложности производственного процесса, географического расположения структурных подразделений фирмы, квалификации руководителя и того внимания, которое он уделяет созданию и успешному функционированию коммуникационных сетей.

На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные. В открытых сетях движение информации может быть остановлено, попадая в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала, или натыкаясь на «посредника» («контролера») — промежуточное звено в сети, которое нельзя миновать. Последний имеет возможность воспрепятствовать этому движению: останавливать, искажать, направлять в другую сторону. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают оба принципа построения и присущи в основном крупным, многоуровневым организациям.

Как правило, коммуникационные сети включают вертикальные, горизонтальные и диагональные связи. Вертикальные связи делятся на два вида: нисходящие (движение информации от руководителей к подчиненным) и восходящие (отчет подчиненных перед руководством). При этом вертикальные коммуникации обладают весьма серьезным пороком с точки зрения полноты и достоверности информации.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Выделяют следующие взаимосвязанные этапы:

 а) зарождение идеи;

б) кодирование и выбор канала;

в) передача;

г) декодирование.

Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Горизонтальные коммуникации используются для обмена информацией между участниками производства, находящимися на одном уровне иерархии, и выступают обычно в форме консультативной информации. Что касается диагональных связей, то они возникают, как правило, между участниками процесса производства, не находящимися в фиксированных формальных отношениях, и потому в большинстве случаев носят неформальный характер.

Необходимо иметь в виду, что наряду с официальными коммуникациями, создаваемыми и контролируемыми руководителем, в организации возникают неформальные коммуникации, часто играющие значительную роль в создании психологического климата. Они функционируют в виде слухов. Данная форма может возникать спонтанно, а также использоваться для распространения такой информации, которая по каким-либо причинам не может быть передана через официальные коммуникационные инстанции. При всем разнообразии коммуникационных связей можно выделить некоторые их типы, используемые в настоящее время и зависящие прежде всего от размера организации и сложности внутренней организационной структуры.


Поделиться с друзьями:

Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...

Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...



© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!

0.028 с.