Первичный и сводный учет расчетов с персоналом по оплате труда

Чтобы правильно начислять зарплату, в ОАО «СКДМ» четко и грамотно ведется учет отработанного времени и качества работы с первого момента приема работника на определенную должность. Основанием для приема на работу в ОАО «СКДМ» являются: приказ (распоряжение) директора о приеме на работу данного работника с указанием зачисления на работу или контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы. Например, Розов Павел Андреевич (табельный номер – 2331) был принят на работу в ОАО «СКДМ» в качестве менеджера по персоналу, о чем был составлен приказ о приеме на работу № 216 от 04.01.2003 г. (Приложение 2).

Для первичного учета численности персонала ОАО «СКДМ» документами-основаниями также являются: приказ (распоряжение) о переводе на другую работу; приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта); личная карточка в отделе кадров; приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска; табель учета использования рабочего времени. Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия - в данном случае это начальник отдела кадров – присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах, относящихся к этому работнику. Это удобно для идентификации работающего и для учета его работы с помощью автоматизирующих средств (компьютеров).

На каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка, в которой указываются все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т.д.) – Розов Павел Андреевич получил аттестат по специальности менеджер 20.05.2002 г., владеет английским языком на уровне школы, женат, детей не имеет. Дата рождения – 14.08.1975 г. 04.01.2003 г. поступил на работу в ОАО «СКДМ» в качестве менеджера по персоналу. Стаж по состоянию на 1 мая 2006 года составляет 3 года, 3 месяца. Состоит на воинском учете в запасе. В 2005 году получил права категории В. На основании этих данных заполним личную карточку работника (Приложение 3).

Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на него лицевой счет, в котором указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел предприятия; категория персонала; табельный номер работника; состав семьи работника, в том числе количество детей и иждивенцев (для расчета налогов и определения льгот); дата поступления на предприятие; если работник является пенсионером, то указывается вид, срок и сумма получаемой пенсии. Например, Травкина В.К., работающая с 01.08.2001 г. в ОАО «СКДМ» поваром (табельный номер 156), в 2006 году имеет оклад 3700 руб. Условия работы – нормальные. Лицевой счет заполняется в течение года, если происходят изменения. Далее в нем отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены; исходя из них, вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет.

Директор ОАО «СКДМ» приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

В списочный состав включаются: фактически явившиеся на работу; находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом; принятые на работу на неполный рабочий день или неполную неделю; студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением зарплаты; получившие отгул за работу в выходные и праздничные дни; имеющие выходной день по графику работы предприятия; находящиеся в отпуске по беременности и родам.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц: складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и эта цифра делится на число календарных дней. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным (по календарю или особому графику работы), праздничным днем, днем отпуска и т.д. – поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение. Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом (например, 8).

График выхода на работу в марте 2006 года представлен в Приложении 4. Задача работника, ведущего табель, сводится к заполнению и контролю по документам таблицы формы Т-13. Невыход на работу без уважительной причины является прогулом (ставится ноль часов работы). Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц (начальник отдела или участка и табельщик), в последний день месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Форма Т-13 предназначена только для учета рабочего времени, и никаких расчетов в ней не проводится.

Итак, в бухгалтерии предприятия для первичного и сводного учета расчетов с персоналом по оплате труда ведутся следующие документы: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу; по нему заполняется личная карточка. Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет лицевой счет работника, который заполняется в течение года, если происходят изменения. Далее отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены; исходя из них, вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д.