Раздел 1.2. «Область применения»

Структура регламента

Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:

Наименование

  Содержание 1. Общие положения 1.1. Назначение 1.2. Область применения 1.3. Нормативные ссылки 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений 2. Термины, определения и сокращения 2.1. Термины и определения 2.2. Сокращения 3. Описание требований, процессов, методов работы 4. Ответственность 5. Контроль 6. Приложения 6.1. Классификаторы и справочники 6.2. Формы и правила оформления документов 6.3. Схемы процессов 6.4. Алгоритмы расчетов 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов

При этом раздел «Описание требований, процессов, методов работы» имеет внутреннюю структуру, соответствующую структуре регламентируемого процесса: описывается иерархия подпроцессов, контрольные точки, требования к обрабатываемым объектам и т.п.

Форма регламента

Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [10].

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.

Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Содержание регламента

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание разделов регламента процесса.

Наименование регламента

Наименование регламента должно быть кратким, точно характеризующим регламентируемый процесс, обеспечивающим правильную классификацию регламента в системе локальных нормативных актов организации. В наименовании регламента, как правило, не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы, кроме условных обозначений продукции.

Как правило, в наименовании регламента указываются: процесс, основные объекты процесса, обстоятельства выполнения процесса. Например:

Регламент реализации невостребованных ликвидов.
Регламент обеспечения технической готовности нефтепромыслового оборудования.
Регламент подачи заявок на материально-технические ресурсы региональными бизнес-единицами.
Регламент технического обслуживания судов в период зимнего отстоя.

Следует помнить, что слово «регламент» происходит от французского слова reglement, означающего «приведение в порядок», которое в свою очередь происходит от слова regle, означающего «порядок», «правило». Таким образом, недопустимы наименования документа типа «Регламент порядка подачи заявок» или, хуже того, «Регламент о порядке подачи заявок». Правильным будет наименование «Регламент подачи заявок».

Содержание

Содержание является обязательным разделом регламента и, кроме того, представляет собой хороший индикатор структурированности регламентируемого процесса.

Основное требование к содержанию, особенно в разделе, описывающем процессы и методы работы, – однородность заголовков одного уровня. Немаловажно требование краткости в названии разделов. Его соблюдение также отражает степень проработанности регламентируемого процесса: наличие длинных, сбивчивых наименований свидетельствует обычно о неправильной постановке целей процессов или о неправильном определении границ между ними.

Раздел 1. «Общие положения»

В этом разделе описаны назначение, область применения регламента, ссылки на нормативные (в том числе, внутренние) документы, на основе которых разработан регламент, порядок утверждения, внесения изменения и дополнений в текст регламента, другая информация, мотивирующая сам регламент и кратко комментирующая регламентируемый процесс.

Раздел 1.1. «Назначение»

Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

Построение текста раздела

Раздел регламента процесса, посвященный подпроцессам, обычно разбивается на подразделы – по одному на каждый подпроцесс. В начале подраздела формулируется цель подпроцесса и условия запуска процесса. Далее по формуле:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

описываются действия, последовательность которых составляет подпроцесс. Поскольку русский язык достаточно гибок и не фиксирует порядок слов в предложении, то фразы, описывающие элементарные действия, могут быть сконструированы с учетом различных обстоятельств. Например, если важно сделать акцент на результате процесса, то в начале фразы говорится о результате:

Справка о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту) подготавливается на основании данных бухгалтерского учета начальником финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным.

Если же раздел регламента построен так, чтобы его абзацы соответствовали должностям работников финансового отдела, то приведенное правило будет выглядеть так:

Начальник финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных бухгалтерского учета подготавливает справку о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту).

В любом случае разработчику нужно следить за тем, чтобы все существенные характеристики процесса были указаны в описании, но и чтобы описание в целом не оказалось трудным для восприятия.

В конце подраздела обычно указываются условия завершения процесса, действия, необходимые для учета выполнения процесса, и средства контроля выполнения процесса.

Процесс должен быть описан в максимальной универсальности. Это относится как к структуре процесса, так и к его параметрам.

К сожалению, очень часто в регламентах описываются только штатные ситуации, которые, к тому же, и не вызывают конфликтов. В этом случае регламент не является необходимым. Напротив, конфликты, нуждающиеся в разрешении, возникают, как правило, при отклонении хода процесса от «главной дороги». Поэтому регламент должен быть подобен программе для вычислительной машины: процесс не должен «зависать» при различных обстоятельствах.

Но если в программировании единственным средством борьбы с «зависаниями» является скрупулезное описание всех возможных случаев хода расчета, то при описании деловых процессов такой подход не всегда возможен в принципе. Поэтому рекомендация разработчику состоит в том, чтобы в регламенте были описаны все наиболее вероятные варианты течения процесса, а поведение в редких нештатных ситуациях регулировалось либо ответственным работником, либо коллегиальным органом (возможно, создаваемым и созываемым специально для разрешения нештатных ситуаций в данном процессе). Следуя этому совету, не нужно упускать из виду, что принятие нетипового решения ответственным работником, а тем более – коллегиальным органом, потребует дополнительного времени ²³; исполнение же стандартизированного в регламенте решения может быть запущено сразу.

Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части можно описать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями; описание же маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них может быть вынесено в приложение (ср. с построением инструкций по эксплуатации бытовой техники); при необходимости создания коллегиального органа положение о нем разрабатывается отдельно, параллельно тексту регламента.

Что касается параметров регламентируемого процесса: различных перечней, таблиц с числовыми значениями и т.п., то их рекомендуется приводить в приложениях к регламенту либо вообще выносить в отдельные нормативно-распорядительные акты. Это позволит увеличить «продолжительность жизни» регламента: при изменениях состава и/или значений параметров изменения придется вносить лишь в приложения либо вовсе не изменять текст регламента.

В каком порядке следует описывать подпроцессы регламентируемого процесса? Наиболее естественным представляется описание подпроцессов в соответствии с этапами жизненного цикла основного объекта, который обрабатывается описываемым процессом.

Например, в регламенте разработки регламентирующих документов могут быть следующие разделы:

· Инициирование разработки регламентирующего документа.

· Разработка проекта регламентирующего документа.

· Согласование проекта регламентирующего документа.

· Утверждение регламентирующего документа.

· Введение в действие регламентирующего документа.

· Информирование работников о регламентирующем документе.

· Контроль выполнения регламентирующего документа.

· Внесение изменений и дополнений в регламентирующий документ.

· Отмена регламентирующего документа.

· Хранение регламентирующего документа.

Если жизненный цикл представляет собой совокупность вложенных, последовательных или параллельных циклов, то описание начинается с самого быстрого цикла.

Например, регламент управления оборудованием и инструментом для капитального ремонта скважин (внутренний нормативный документ арендодателя оборудования) подразделяется на три основных части:

· Выполнение заказов на оборудование и инструмент (первый операционный цикл – описывается взаимодействие арендатора и арендодателя).

· Обеспечение технической готовности оборудования и инструмента (второй операционный цикл – описываются процессы диагностики, технического обслуживания и ремонта, выполняемые арендодателем).

· Управление оборотным фондом оборудования и инструмента и принятие решений о его изменении (инвестиционный цикл – описывается цикл принятия решения собственником арендодателя).

В текстовой части регламента (разделы 1 – 5) таблицы, рисунки, схемы и т.п., если их довольно много, обычно не приводятся – они помещаются в приложения к регламенту (раздел 6). Немногочисленные же таблицы или графические элементы могут быть размещены в тексте.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента:

Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

Раздел 5. Контроль

В данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом:

Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

Содержание функции контроля описано выше в комментарии к разделу «Описание требований, процессов, методов работы».

Раздел 6. «Приложения»

В этом разделе регламента приводится служебная и вспомогательная информация о регламентируемом процессе. Состав этой информации может варьироваться в зависимости от предмета регламента. Мы прокомментируем наиболее распространенные виды приложений.

Методическая инструкция

Методическая инструкция определяет унифицированные правила и методы выполнения определенного процесса, независимые от исполнителей.

Примерная структура методической инструкции такова:

Наименование

  Содержание 1. Общие положения 1.1. Назначение 1.2. Область применения 1.3. Нормативные ссылки 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений 2. Термины, определения и сокращения 2.1. Термины и определения 2.2. Сокращения 3. Описание требований, методов работы 4. Приложения 4.1. Справочники 4.2. Формы и правила оформления документов 4.3. Схемы процессов 4.4. Алгоритмы расчетов

В методическую инструкцию рекомендуется включать:

· достаточно подробное описание предметной области, в которой применяются описываемые правила и методы; в частности, рекомендуется давать принципы классификации или систематизированный перечень объектов, используемых в указанных правилах и методах;

· описание целей и правил анализа и интерпретации результатов, полученных в соответствии с излагаемой методикой;

· примеры применения описываемых правил и методов, документирования их применения.

Методические инструкции (особенно в части классификаторов и форм документов) рекомендуется разработать и согласовать до написания соответствующих регламентов. Рекомендации по написанию разделов методической инструкции аналогичны приведенным выше.

Рабочая инструкция

Рабочая инструкция определяет порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов.

Примерная структура рабочей инструкции такова:

Наименование

  Содержание 1. Общие положения 1.1. Назначение 1.2. Область применения 1.3. Нормативные ссылки 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений 2. Термины, определения и сокращения 2.1. Термины и определения 2.2. Сокращения 3. Описание требований, процессов, методов работы 4. Ответственность 5. Контроль 6. Приложения 6.1. Справочники 6.2. Формы и правила оформления документов 6.3. Схемы процессов 6.4. Алгоритмы расчетов

В рабочую инструкцию рекомендуется включать примеры выполнения отдельных действий (функций), использования форм документов и т.п. Рекомендации по написанию разделов рабочей инструкции аналогичны приведенным выше. Рабочие инструкции целесообразно писать после того, как согласованы регламенты процессов, фрагменты которых должны быть описаны в рабочих инструкциях.

Приложение

Для удобства читателя мы приводим в приложении шаблон регламента. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны регламентов и инструкций, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

Наименование организации
РЕГЛАМЕНТ	УТВЕРЖДЕН
наименование регламента	приказом
№ …	от «___» _________ ______ г. № ___________

СОДЕРЖАНИЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Назначение

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

Область применения

1.2.1. Требования и правила настоящего Регламента распространяются на <описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

Нормативные ссылки

1.3.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с: <указываются документы-основания>.

ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

2.1. Термины и определения

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

Сокращения

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ, ПРОЦЕССОВ, МЕТОДОВ РАБОТЫ

Подпроцесс 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

Подпроцесс 2

3.2.1. …

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

КОНТРОЛЬ

5.1. Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Схемы процессов

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

…

Алгоритмы расчетов

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

Таблица ролей исполнителей процессов

6.5.1. Матрица ответственности

	Исполнитель 1	Исполнитель 2	…
Функция 1
Функция 2

6.5.2. Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность»

Процесс	Исполнитель	Функции	Права	Ответственность

Литература

1. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.

2. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

3. Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/. - 2009.

4. Борхес Х.Л. Аналитический язык Джона Уилкинса. Из книги «Новые расследования» (1952) / в кн. Борхес Х.Л. Проза разных лет. М.: Радуга. – 1989. – 320 с.

5. ГОСТ 3.1130-93. ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов (введен в действие Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 января 1995 г. № 28).

6. ГОСТ 7.0.5-2008 Библиографическая ссылка (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28.04.2008 № 95-ст).

7. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

8. ГОСТ Р 1.5-92 Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

11. ГОСТ Р ISO 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 470-ст).

12. ГОСТ Р ISO 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 471-ст).

13. ГОСТ Р ISO 15926-1-2008 Промышленные автоматизированные системы и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла для перерабатывающих предприятий, включая нефтяные и газовые производственные предприятия. Часть 1. Обзор и основополагающие принципы (утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 619-ст).

14. Демидов Е.Е. Контекстные модели баз данных. / Обозрение прикладной и промышленной математики. – 2003. – т. 10, вып. 2. – с. 641 - 642.

15. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.

16. Демидов Е.Е., Бережков С.И. О рисках консалтингового проекта, или Памяти «Волготанкера». – Консультант. – 2010. – № 9. – с. 30 – 34.

17. Единая терминология по управлению, планированию промышленного производства и нормированию материальных ресурсов (проект). – М.: Госплан. – 1971. – 95 с.

18. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М. – 2009. – 320 с.

19. Золотухин А. Тайны первичных документов. / Бухгалтерия. – 2004. – №47 (618). См. также http://www.buhgalteria.com.ua/Hit.html?id=765.

20. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика. – 2003. – 256 с.

21. Кондратьев В.В., Кузнецов М.Н. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов процедур. – М.: Эксмо. – 2008. – 256 с.

22. Кузнецов С.Д. Основы баз данных. – М.: Интернет-университет информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний. – 2007. – 484 с.

23. Никаноров С.П. Концептуальные методы. – М.: Концепт. – 2002. – 30 с.

24. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

25. ОРДМР 13-85. Отраслевой руководящий документ. Методические рекомендации. Состав и содержание работ на различных этапах (стадиях) разработки отраслевых классификаторов медицинской и технико-экономической информации (утвержден Управлением медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР 03.01.1986).

26. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, ред. от 24.12.2010).

27. Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

28. ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов (утверждены и введены в действие письмом Госкомсвязи РФ от 26 декабря 1997 г. № 7181).

29. ПР 50.1.019-2000. Правила стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации (утверждены Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст; утратили силу с 01.04.2006).

30. ПР 50.1.020-2000. Правила стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст).

31. ПР 50.1.024-2005. Правила стандартизации. Основные положения и порядок проведения работ по разработке, введению и применению общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14.12.2005 № 311-ст).

32. Проектирование информационных систем: курс лекций. / Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л.. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий. – 2005. – 304 с.

33. Рассказова-Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты. От концепции до инструкции. – М.: Книжный мир. – 2008. – 320 с.

34. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

35. РД 50-699-90. Методические указания. Надежность в технике. Общие правила классификации отказов и предельных состояний (утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 29.12.1990 № 3551).

36. Рекомендации по разработке порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг. Одобрены Правительственной комиссией по проведению административной реформы 23.11.2010 № 109.

37. Репин В.В. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741. - 2011.

38. Репин В.В. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736. - 2011.

39. Репин В.В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество. – 2007. – 240 с.

40. Репин В.В. Особенности создания корректных схем бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708. - 2011.

41. Ротер М., Шук Дж. Учитесь видеть бизнес-процессы: Практика построения карт потоков создания ценности. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2008. – 144 с.

42. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утверждены Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

43. Файоль А. Общее и промышленное управление. – М.: Контроллинг, 1992. – 111 с.

44. Фуко М. Слова и вещи. Археология гуманитарных наук. СПб.: А-cad. – 1994. – 408 с.

45. Эко У. Vertigo: круговорот образов, понятий, предметов. М.Слово. – 2009. – 406 с.

46. Энциклопедия делопроизводства. / Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления. http://www.edou.ru.

47. Ямолеев Р. Требования к библиотеке терминов, используемых в моделях процессов и при стандартизации производственной деятельности машиностроительного предприятия. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogo_predpriyatiya/794. - 2012.

¹ Административным регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий) федерального органа исполнительной власти и органа государственного внебюджетного фонда при осуществлении государственного контроля (надзора), а также процедур (действий), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей в пределах установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации полномочий в соответствии с требованиями Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

² Например, процессы, связанные с охраной труда, промышленной безопасностью, охраной окружающей среды, защитой информации и т.п.

³ В некоторых организациях правила работы с нормативно-распорядительной документацией прямо запрещают издавать приказы в целях установления порядка выполнения многократно повторяющихся процессов.

⁴ Живучесть – способность технического устройства, сооружения, средства или системы выполнять основные свои функции, несмотря на полученные повреждения.

⁵ Сайт сообщества: www.supply-chain.org.

⁶ Термин (от лат. terminus — предел, граница) – слово или словосочетание, являющееся названием некоторого понятия какой-нибудь области науки, техники, искусства и т. п. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии.

⁷ В.Гершель: «Нельзя внести ясность в рассуждения, если она сначала не введена в определения».

⁸ Глоссарий (лат. glossarium — «собрание глосс») – словарь узкоспециализированных терминов в какой-либо отрасли знаний с толкованием, иногда переводом на другой язык, комментариями и примерами.

⁹ Тезаурус (от греч. — сокровище) – словарь, характеризующий термины предметной области не только через определения, но и через связи данного термина с другими терминами и их группами.

¹⁰ С точки зрения управления базами данных, используя единственное число, мы характеризуем единичный объект (запись в таблице). Более того, формулировкой «документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору», мы указываем, что один первичный документ может быть отнесен только к одному договору в подтверждение выполнения одного обязательства. Употребление множественного числа должно соответствовать типу связи «один ко многим». Изначально предложенная формулировка лишена как дополнительной информационной нагрузки, так и необходимой определенности: неясно, допустимо ли «закрытие» одним первичным документов нескольких обязательств по нескольким договорам, следует ли систематизировать и хранить первичные документы в привязке к договорам, к которым они относятся, или они могут храниться «кучей» сами по себе.

¹¹ В ряде терминологических ГОСТов специально приводятся недопустимые к употреблению синонимы (с пометкой «ндп»).

¹² Так, в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [9] с сожалением читаем: «39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа»; «49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования».

¹³ Частью системы этих правил будут правила так называемой нормализации баз данных [22]. Вообще, корректно построенный словарь вместе с классификаторами и справочниками должны быть достаточными для того, чтобы описать базу данных, необходимую для информационной поддержки регламентируемого процесса.

¹⁴ Например, сайт www.sokr.ru для сокращений русского языка.

¹⁵ Общепринятого определения понятия «процесс» или «бизнес-процесс» не существует. По-видимому, корректное определение этому понятию можно дать, перечислив его необходимые атрибуты и предварительно объяснив связи между ними, как это и делается ниже. Текст такого «определения» получится непомерно длинным, зато правильным. В качестве короткого эвристического определения можно использовать следующее: бизнес-процесс есть целенаправленная, определенным образом организованная деятельность в рамках определенной предметной области.

¹⁶ Термин «инцидент» определен в цитируемом документе; в том же документе описан порядок взаимодействия Арендатора и Арендодателя в случае инцидента.

¹⁷ В терминологии IDEF0 такие объекты по отношению к рассматриваемому процессу (точнее говоря, к функции) называются «ограничением».

¹⁸ Например, с начала эксплуатации данной единицы оборудования.

¹⁹ Напомним, что если в тексте нормативного акта сроки, количества и т.п. указываются цифрами, то за ними в скобках следует указание соответствующего значения прописью с большой буквы: «… не позднее 2 (Двух) рабочих дней…», «…в количестве 10 (Десяти) единиц…».

²⁰ Следует проявлять аккуратность в указании единицы измерения срока; в частности, следует различать рабочие и календарные дни.

²¹ Для того, чтобы установление в регламентах или иных локальных нормативных актах дополнительных функций, прав и ответственности не противоречило должностной инструкции, достаточно вставить в должностные инструкции положения о том, что: «работник… руководствуется … иными локальными нормативными актами Общества», «работник выполняет функции, … возложенные на него иными локальными нормативными актами Общества», «работник пользуется правами, установленными иными локальными нормативными актами Общества», «работник несет … ответственность в случаях, предусмотренных иными локальными нормативными актами Общества» и т.п. Ясно, что перечислять в должностной инструкции или в положении о подразделении все имеющиеся в Обществе локальные нормативные акты «поименно» нужно только в случае крайней необходимости.

²² В ходе проверок (аудитов) проверяется, в том числе, соответствие документированных результатов исполнения процесса фактическим; поэтому документы, сопровождающие процесс, должны обеспечивать возможность таких проверок.

²³ Для ограничения этого времени в тексте регламента указывается: «<наименование должности или органа> принимает решение <характеризуется вопрос, по которому принимается решение> в срок не позднее <указывается срок> с момента <дается описание события, инициировавшего процесс>».

²⁴ Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации [29].

²⁵ Справочник – документ (в организации – нормативный), представляющий определенную информацию в систематизированной форме, определяемой классификационными признаками информации.

²⁶ Классификация – первый шаг на пути создания подлинно научного знания. Х.Л.Борхес [4] ссылается на «некую китайскую энциклопедию», где говорится, что «животные подразделяются на: а) принадлежащих Императору, б) бальзамированных, в) прирученных, г) молочных поросят, д) сирен, е) сказочных, ж) бродячих собак, з) включенных в нашу классификацию, и) буйствующих, как в безумии, к) неисчислимых, л) нарисованных очень тонкой кисточкой из верблюжьей шерсти, м) и прочих, н) только что разбивших кувшин, о) издали кажущихся мухами» (см. также [44], [45]).

²⁷ В [39] приводится пример, когда рабочая группа по унификации бизнес-процессов холдинга «спустила» в управляемые предприятия перечень типовых бизнес-процессов, среди которых значилось «Управление технологическими процессами», без каких-либо комментариев. На местах «технологические процессы» истолковали по-разному: управление основным производственным оборудованием, разработка технологических процессов, организация производства.

²⁸ Значение атрибута некоторого объекта определяется контекстом, в котором этот объект рассматривается [14]. Соответственно, для того, чтобы корректно внести в документ значение атрибута, необходимо охарактеризовать контекст. Такие реквизиты, как наименование организации, место, время составления документа, место и время осуществления документируемой операции задают самый общий контекст. Далее, например, лимит затрат задается для определенного подразделения, определенного периода по определенной статье затрат. Всё это будет контекстом для значения объекта «лимит затрат». Соответственно, форма документа, определяющего лимит затрат, должна содержать указание на все объекты, составляющие контекст: подразделение, период, статью затрат.

²⁹ Самые общие требования к формам документов содержатся в ГОСТ 3.1130-93. «ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов» [5], а также ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [10].

 

Структура регламента

Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие тре