Информационная среда предприятия

 

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Информационный круг замыкается.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

·   в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

·   во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение. Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот - это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

·   обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;

·   рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

·   движение документов внутри предприятия, организации или учреждения; − обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В документообороте участвуют руководители разного 16 ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

 

Электронные офисные системы

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

·   автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

·   организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

·   осуществление эффективного поиска информации;

·   обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

·   ввод, подготовка и редактирование документов;

·   регистрация документов;

·   совместная работа над документами;

·   контроль исполнения документов;

·   создание баз данных (хранение документов);

·   прием и пересылка документов;

·   систематизация документов, формирование дел;

·   подготовка к хранению и архивное хранение дел.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктов в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

)   системы управления документами (такие как "БОСС-референт", "ДЕЛО", "DocsVision", и др.);

)   справочно-информационные (справочно-правовые) системы ("КонсультантПлюс", "Гарант", и др.);

)   комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как "БОСС-кадровик", и др.).

 

1.4.1.1 Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело"

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

·   "ДЕЛО-Предприятие" - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

·   "ДЕЛО-Секретарь" - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне "исходящих - входящих документов".

Система "Дело" настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).