Учет начисления заработной платы и других выплат работникам

 

Расчет заработной платы при повременной форме оплаты труда производится на основании табелей, в которых отмечается число отработанных дней и часов. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

Причитающаяся заработная плата определяется путем деления установленной месячной ставки на календарное количество дней и умножения полученного результата на фактически отработанное время. При часовой или дневной заработок определяется путем умножения тарифной ставки за час или за день на число оплачиваемых часов или дней.

При сдельной форме оплаты труда заработок рассчитывается путем умножения сдельной расценки, указанной в первичных документах о выработке, на количество произведенных работ, изготовленных деталей и выполненных операций.

Расчет сдельного заработка выглядит следующим образом:

1) В бухгалтерии специалист подшил 12 дел с бухгалтерскими документами. Расценка за единицу – 8 руб. 70 коп. Заработок за месяц составил: 8 руб.70 коп. × 12 шт. = 96 руб.

2) В бухгалтерии специалист подшил 12 дел с бухгалтерскими документами.

Расценка в пределах 10 дел –8 руб. 70 коп., более 10 дел – выше на 10%, т.е. 8руб.70 коп. × 1,1 = 9 руб. 57 коп. Заработок за месяц составит: (8 руб. 70 коп. × 10 шт.) + (9 руб. 57 коп. × 2 шт.) = 106 руб. 14 коп.

В финансовом отделе ежедневно ведется табель учета использования рабочего  времени по учреждению в целом. В конце месяца:  

- по табелю подсчитывается фактически отработанное время в рабочих днях по графику пяти – дневной рабочей недели (приложение А).

Начисление заработной платы производится за фактически отработанное время на основании приказов начальника о зачислении, увольнении, перемещении работников в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Согласно табеля учета использования рабочего времени за май месяц 2004 года ведущий специалист Майская Е.В. отработала в мае 13 рабочих дней из 18 рабочих дней по графику пяти – дневной рабочей недели. Расчет заработной платы будет выглядеть следующим образом:

   Согласно штатного расписания:

оклад                                                                   -   1010 руб.10 коп.

надбавка за выслугу лет                              -       15 %

надбавка   за особые условия                       -        65 %

ежемесячная премиальная надбавка            -        25 %      

   Фактически начислено заработной платы:

оклад:                                  1398 руб. 60 коп.: 18×13 = 1010 руб. 10 коп.;

надбавка за выслугу лет: 1010 руб.10 коп. ×15 % = 151 руб. 51 коп.;

надбавка за особые условия:1010 руб.10 коп. × 65 % = 656 руб. 57 коп.;

ежемесячная премиальная надбавка: 1010руб.10 коп.×25 %=252 руб. 53 коп.;

пособие по временной нетрудоспособности: 808 руб. 80 коп.

Всего начислено за май 2004 года: 2879 руб. 51 коп.

 На суммы начисленной заработной платы производится запись:

Дебет субсчета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»

Кредит субсчета 180 «Расчеты по оплате труда»

Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам отражаются проводкой:

Дебет субсчета 193 «Расчеты с фондом социального страхования Российской Федерации»

Кредит субсчета 180 «Расчеты по оплате труда»

Начислены отпускные за отчетный месяц:

Дебет 200        Кредит 180

Начислено взносов на социальное страхование 4 %:

Дебет 200        Кредит 193

Начислено взносов на социальное страхование 0,2 %:

Дебет 200        Кредит 193 / 1

Начислено взносов на медицинское страхование 3,6 %:

Дебет 200         Кредит 194

Начислено страховых  взносов в ПФ РФ 28 %:

Дебет 200         Кредит 198 

Согласно действующему законодательству существуют три формы оплаты труда: повременная, сдельная и твердые оклады. Месячное содержание работников финансового отдела состоит из твердых окладов, надбавок: за выслугу лет, особые условия государственной службы, квалификационный разряд; и ежемесячной премии:

- в размере 25%, предусмотренной Положением о премировании. Должностные оклады утверждаются начальником вышестоящей организации на основании Приложения № 4 Указа Президента Российской Федерации от 06. 03. 1998   года № 265. В    приложении приведены должностные оклады в   зависимости от должности от минимума до максимума. Например: должностной оклад специалиста 1 категории по состоянию на 01.10.2004 года может быть 999 руб. – 1198 руб. 80 коп. Надбавка за выслугу лет назначается комиссией по установлению стажа в зависимости от стажа государственной службы:

от 1 до 5 лет - 10%,

от 5 до 10 лет - 15%,

от 10 до 15 лет - 20%,

от 15 лет и выше - 30%.

Надбавка за особые условия государственной службы определяется также комиссией в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 25.06.2002 года № 663 в зависимости от должности. Например: по младшим государственным должностям - в размере до 60% (специалист 1 и 2 категории, специалист).

Эти надбавки начисляются в процентном отношении к должностному окладу.

Пример. Оклад специалиста 1 категории Ракчеевой Е.А. 999 руб. Надбавка   за особые условия труда 50%. Заработная плата за полный рабочий месяц с надбавкой за особые условия труда определяется:

 Рассчитывается размер надбавки:

999 руб. × 50 %: 100 % = 499 руб. 50 коп.

Заработок за месяц составляет:

999 руб. + 499 руб. 50 коп. = 1498 руб. 50 коп.

Надбавка за квалификационный разряд присваивается комиссией в соответствии с государственной должностью при наличии высшего профессионального образования в твердой  сумме. 

Начисление заработной платы за месяц производится в расчетно- платежной ведомости формы № 49, в которой записываются табельные номера, фамилии и инициалы всех работников финансового отдела, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и прочих удержаний (приложение Б).

Подсчитываются итоги по всем графам расчетно – платежной ведомости и составляется мемориальный ордер № 5 (приложение В).

К нему прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы. Это могут быть: табель учета использования рабочего времени; выписки из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, предоставлении очередного отпуска, предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, назначения пособия по временной нетрудоспособности, выплаты различных премий по результатам работы, выплаты материальной помощи и другие. Расчетно – платежная ведомость подписывается начальником финансового отдела и главным бухгалтером.

2.2 Порядок расчета доплат, оплата отпусков, надбавок, гарантий и компенсаций  

 

В отдельных случаях оплата труда осуществляется с применением системы доплат и надбавок, связанных с отклонениями от нормальных условий труда. Отклонениями от нормальных условий труда следует считать: выполнение работ различной квалификации, совмещение профессий, работу в сверхурочное время, в праздничные дни и т.п. При этом предусматривается установление повышенной оплаты труда. Минимальные размеры доплат установлены законодательством. Организациям дано право  самостоятельно устанавливать конкретные размеры доплат, но в любом случае они не могут быть ниже установленных законодательством. Условия установления и выплаты доплат к заработной плате должны быть зафиксированы в  коллективном договоре или в положении.

Нормальными условиями работы считаются те, при которых рабочие места в соответствии с заданиями полностью обеспечены сырьем, материалами, полуфабрикатами, оборудованием, инструментами и приспособлениями. Невыполнение этих условий требует дополнительных затрат рабочего, которые должны быть учтены и оплачены.

Сверхурочными считаются работы сверх установленной продолжительности рабочего времени. Администрация может применять сверхурочные только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством (например, при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда неисправность их вызывает прекращение работ для значительного числа трудящихся). Сверхурочные не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Доплата за работу в сверхурочное время начисляются на основании оформленных в установленном порядке списков работавших сверхурочно, куда включаются как рабочие – сдельщики, так и рабочие - повременщики. Работникам с ненормированным рабочим днем доплаты за сверхурочное время работы обычно не производятся. Компенсация сверхурочных часов отгулом не допускается.

За первые два часа работы в сверхурочное время оплата производится не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.

   Пример. Работник отработал за месяц 164 часа. Месячная норма рабочего времени - 160 часов. Сверхурочные составили 4 часа, по 2 часа в течение 2 дней. За месяц работнику начислена заработная плата в сумме 3300 руб.

   Оплата сверхурочных составит: 3300 руб.: 160 час.×4 час.×1,5=123 руб.75 коп.      

Не могут привлекаться к сверхурочным работам беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, работники моложе 18 лет и другие категории работников в соответствии с законодательством.

Размер оплаты труда за работу в праздничный день устанавливается организацией самостоятельно и вносится в коллективный договор, в положение об оплате труда или оговаривается сторонами при заключении трудового договора (контракта), но он не может быть ниже предусмотренного законодательством. Работникам, получающим месячный оклад праздничный день оплачивается в размере не менее одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа в праздничный день выполнялась в пределах месячной нормы рабочего времени; в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа выполнялась сверх месячной нормы.

Пример. Бухгалтер Зобкова В.М. с должностным окладом 3000 руб. работала в мае два праздничных дня. В месяце 18 рабочих дней. Заработок за эти праздничные дни составил: 3000 руб.: 18 дней × 2 × 2 = 667 руб.

Работа в ночное время. Ночное время считается время работы с 22 часов до 6 часов утра. Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, который устанавливается коллективным договором или положением об оплате труда организации, но при этом не может быть ниже предусмотренного законодательством. Продолжительность ночной работы (смены) сокращается на один час. Ночное время учитывается в табелях учета рабочего времени итоговым количеством за месяц. К работе в ночное время не допускаются беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; работники моложе 18 лет и работники других категорий согласно законодательству. Инвалиды могут привлекаться к работе в ночное время только с их согласия и при условии, если такая работа не запрещена им медицинскими рекомендациями [5, с.20].

Трудовым законодательством предусмотрены гарантии работникам по  оплате неотработанного времени. Сохранение места работы (должности) и среднего заработка гарантированы:

- при выполнении работником государственных или общественных обязанностей в рабочее время;

- за время нахождения в медицинском учреждении на обследовании – за работниками, обязанными проходить такое обследование;

- за донорами – в день обследования и вдень сдачи крови, а также за предоставленный им день отдыха после каждого дня сдачи крови. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску. 

Всем лицам, работающим по трудовому договору на предприятиях любых форм собственности, независимо от степени занятости, занимаемой должности, выполняемой работы, срока трудового договора и формы оплаты труда, предоставляются ежегодные основные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК) [2, с.14]. Оплачиваемый отпуск, должен предоставляться работнику ежегодно. Работникам финансового отдела определен ежегодный очередной отпуск продолжительностью в 30 календарных дней и дополнительный - 1 календарный день за каждый год государственной службы, но не более 15 дней. Расчет отпускных производится на основании Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 года №213 (приложение Г).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). В случаях, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной  заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных  месяцах. Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пяти – дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4. При определении среднего дневного заработка во всех случаях из расчета исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством Российской Федерации. 

Пример. Секретарь финансового отдела взяла отпуск на 28 календарных дней с 17 мая 2004 года. Значит, в расчетный период, за который исчисляется средний заработок, вошли февраль, март и апрель 2004 года. Оклад секретаря -2000 руб. В феврале секретарь была на больничном 4 дня, поэтому ее заработок составил 1600 руб. Март и апрель она отработала полностью. В отделе установлена пятидневная рабочая неделя [12, с.370].

Заработная плата за февраль, март и апрель 2004 года равна: 1600 руб. + 2000 руб. × 2 месяца = 5600 руб.   

В феврале по календарю пятидневной рабочей недели 19 рабочих дней.

Из них секретарь отработала 15 дней (19 – 4). С учетом коэффициента это составит 21 календарный день (15 дней × 1,4). Среднедневной заработок этой сотрудницы составляет: 5600 руб.: (21 день + 29,6 дней × 2) = 69 руб. 83 коп.

За время отпуска секретарю начислено: 69 руб.83 коп. Х 28 дней = 1955 руб. 24 коп.

Премии и другие выплаты стимулирующего характера включаются при подсчете среднего заработка по времени начисления: ежемесячные - не более одной на каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели; за периоды работы, превышающие один месяц - не более одной в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели. Вознаграждение по итогам работы за год учитываются в размере 1/ 12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления. При уходе в очередной отпуск или увольнении расчет с работником производится в записке - расчете «О предоставлении отпуска (увольнении)» формы №425. Номер и дата записки должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленная сумма записывается в расчетно - платежную ведомость, открытую на текущий месяц. Выплата может производиться в межрасчетный период по платежной ведомости на выдачу аванса заработной платы   формы № 389 или кассовым расходным ордером. При этом в расчетно – платежной ведомости формы № 49 текущего месяца делается запись в графе «Выплаты в межрасчетный период».

Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени, то при расчете отпускных нужно обратить внимание на следующую особенность. Исходить надо из среднечасовой зарплаты сотрудника. А она определяется так: начисленную за расчетный период зарплату делят на количество отработанных часов.

Затем результат нужно умножить на количество рабочих часов в неделе, установленное для данной категории работников, и на число календарных недель, приходящихся на отпуск. Такой расчет   делают в любом случае: и когда сотрудник проработал до отпуска все три месяца, и когда в этом периоде были перерывы.

Пример. Губанов В.Н. – охранник администрации. Он работает по графику «сутки через трое», для него установлен суммированный учет рабочего времени. С 24 мая Губанов уходит в отпуск на 28 календарных дней (4 календарные недели). В расчетный период входят февраль, март, апрель 2004 года.

В феврале Губанов болел и отработал всего 108 часов. Зато в марте и апреле он не пропустил ни одного дня дежурства и в каждом из этих месяцев отработал по 176 часов.

За все это время ему начислили 3300 руб.

Среднечасовой заработок Губанова равен: 3300 руб.: (108 час. + 176 час. × 2) = 7 руб. 17 коп.

При 40 – часовой рабочей недели отпускные охранника составляют: 7 руб. 17 коп. × 40 час. × 4 = 1147 руб. 20 коп.            

При прекращении трудовых отношений работник должен получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска как за последний, так и за все предыдущие годы. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в размере среднего заработка пропорционально продолжительности отпуска за количество отработанных в течение рабочего года месяцев. При продолжительности отпуска в 24 рабочих дня компенсация устанавливается в размере двухдневного среднего заработка за каждый месяц работы; при отпуске в 36 рабочих дней - трехдневного среднего заработка. Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, то с него удерживается сумма за неотработанные дни отпуска, кроме случаев, предусмотренных законодательством (уход на пенсию, призыв или поступление работника на военную службу).

Для расчета оплаты компенсаций за неиспользованные отпуска берется средний дневной заработок. 

Назначение пособий по временной нетрудоспособности производится на основании больничных листков (листков  нетрудоспособности).

Выплата пособий производится за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации. Больничные листки подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На обороте в конце листка делается запись «Включено в платежную ведомость за __________ месяц». Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности. Размер пособия зависит от непрерывного трудового стажа:

до 5 лет                 -  60 %;

от 5 до 8 лет      -  80 %;

более 8 лет            - 100 %.

В размере 100 % независимо от непрерывного стажа работы пособие выплачивается работнику: при наличии 3 и более детей в возрасте до 16 (учащихся - до 18) лет; при трудовом увечье и профессиональном заболевании; работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь в связи с аварией на Чернобыльской АЭС. Общая сумма пособия определяется умножением дневного пособия на число рабочих дней, пропущенных работником вследствие нетрудоспособности. Дневное пособие определяется исходя из среднедневного заработка в зависимости от размера назначенного пособия в процентах к заработку. 

Федеральным Законом № 166 ФЗ от 08.12.2003 г. «О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2004 г.», принятым Государственной Думой 21.11.2003 г. установлен новый порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности.

С 1 января пособия по временной нетрудоспособности нужно рассчитывать исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 месяцев. Однако таблица больничного листа, в которой приводятся   данные о зарплате, содержит лишь две строки. Соответственно в них можно указать сведения только за два месяца. Фонд предложил рассчитывать средний заработок отдельно, а в больничном листе отражать только итоговые данные. Вспомогательный расчет нужно прикреплять к бюллетеню и хранить вместе с ним. 

 

Таблица 2 - Расчет начисления среднедневного фактического заработка по больничному листу Майской Е.В. с 24.05.04 г. по 28.05.04 г.

Дата	Рабочие дни		Зарплата	Премия
	по графику	фактически
Май 2003 г.	19	5	615,91
Июнь	20	-	-
Июль	23	-	-	2048,00
Август	21	21	2340,50
Сентябрь	22	22	2340,50
Октябрь	23	23	2398,00
Ноябрь	19	19	3336,26
Декабрь	22	22	2867,13	2867,13
Январь 2004 г.	19	19	2867,13
Февраль	19	19	2867,13
Март	22	22	2867,13	2867,13
Апрель	22	22	2867,13
Итого	251	194	25366,82	7782,26

Премия 7782 руб.26коп.: 251 × 194 = 6014 руб. 97 коп.

Среднедневной фактический заработок: 25366 руб. 82 коп. +6014 руб. 97 коп. 31381 руб. 79 коп.: 194 = 161 руб.76 коп.

Сто шестьдесят один руб. 76 коп.

В 2004 г. пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам исчисляются из среднего заработка по основному месту работы за последние двенадцать календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам, с учетом непрерывного трудового стажа и иных условий, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами об обязательном  социальном страховании. Исчисление среднего заработка Федерации в соответствии со статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации. При этом, в случае повышения заработной платы в расчетном периоде такое повышение учитывается с даты повышения фактической заработной платы. Если работник в 2004 г. в последние 12 календарных месяцев перед наступлением нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам проработал фактически менее трех месяцев, пособие по временной нетрудоспособности (за исключением пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием), пособие по беременности и родам выплачиваются в размере, не превышающим за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, установленного Федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате - минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.