Составление текста конфиденциального документа

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

Однако секретарю-референту следует всегда помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы. Конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях, например когда процесс или результат какой-то работы подлежит обязательному отражению в конкретных документах (обязательному документированию) или когда наличие этих документов или переписки диктуется реальной необходимостью, т.е. отсутствием условий для решения конфиденциального вопроса путем личного (но не телефонного) общения между партнерами.

Секретарю-референту необходимо знать, что контроль за работой персонала фирмы с любыми конфиденциальными документами, особенно в процессе документирования конфиденциальной информации, является одной из главных его задач в обеспечении безопасности информации. Ответственное отношение руководителей, сотрудников фирмы к своим обязанностям в значительной степени гарантирует сохранность секретов фирмы даже при отсутствии дорогостоящих и современных технических средств защиты конфиденциальной информации.

Составление текстов ценных конфиденциальных документов обычно централизуется на уровне руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализованно руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе сотрудниками (опытными менеджерами, экспертами). На любых черновиках, вариантах, редакциях конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящихся к ним материалах, записях, записках и т.п. обязательно и заблаговременно проставляется установленный гриф ограничения доступа.

При документировании конфиденциальной информации следует учитывать:

- объем включаемых в документ конфиденциальных сведений должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

- документ всегда должен касаться только одного вопроса (темы), что важно не столько для быстрого доведения документа до потребителя информации, сколько для обеспечения четкого функционирования системы доступа персонала к конфиденциальной информации, необходимой только данному сотруднику, и предотвращения несанкционированного ознакомления сотрудников фирмы и иных лиц с излишней информацией;

- необходимо заблаговременно предусмотреть, что сводные плановые, организационные, распорядительные (особенно приказы по основной деятельности), отчетные и другие подобные документы, составляемые в виде сложных многоадресных схем текстовой части заданий и исполнителей, в полном объеме не должны рассылаться по подразделениям; такие документы доводятся до руководителей, сотрудников избирательно, в виде составленных в рамках этих документов функциональных персонифицированных приложений заданий или отдельных документов; документы, сохраняющие исторически сложившуюся сложную, многостраничную традиционную форму текста, являются серьезным каналом утраты ценной информации;

- информация, относящаяся к секретам фирмы, должна быть максимальным образом локализована в конкретной части документа, его разделе, приложении, отдельной дискете, электронном массиве с усложненной системой доступа (например, большой по объему неконфиденциальный документ может иметь раздел, выделенный в отдельную часть и содержащий комплекс информации ограниченного доступа);

- включаемые в документ конфиденциальные фотоиллюстрации, графики, схемы и т.п. наклеиваются на учтенные листы, их количество оговаривается в сопроводительном письме или специальной записи;

- не допускается снимать копии и делать выписки из ранее изданных конфиденциальных документов без разрешения соответствующего должностного лица или организации-автора;

- конфиденциальные показатели (формулы, выводы, результаты наблюдений, опытов, описания технологических процессов и т.п.) должны фиксироваться в документе только один раз; при необходимости повторного их описания делается ссылка на документ, в котором они были ранее отражены;

- в неконфиденциальных документах не допускаются намеки на наличие конфиденциальных сведений или их описание в произвольной форме;

- сопоставление плановых и отчетных показателей деятельности фирмы, результаты перспективных маркетинговых исследований, аналитические выводы по производству и продаже продукции, параметры новой технологии, характеристики ноу-хау и т.п. допускается документировать и хранить только на уровне первого руководителя фирмы в документах, делах, базах данных с грифом "Строго конфиденциально";

- не допускается включение в неконфиденциальные документы сведений, составляющих интеллектуальную собственность или коммерческую тайну других фирм или лиц (даже при отсутствии соответствующего пункта в договоре о сотрудничестве);

- для обеспечения высокого уровня конфиденциальности документов, пересылаемых обычной почтой, передаваемых по незащищенным каналам связи и хранящимся в компьютерах, целесообразно решить вопрос о шифровании информации.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, необходимо отметить наличие трех специфических особенностей (дополнительных этапов), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: получение разрешения на составление документа, присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться.

Следующая, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без дополнительной санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Сотрудник, если он не руководитель фирмы, таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец.

Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается полномочным руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или аналогично указанным выше наличием данного документа в перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной, как правило, первым руководителем фирмы записи на черновике документа.