Основа расчетов с подотчетными лицами.

Основа расчетов с подотчетными лицами.

Определение основных понятий и нормативные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными суммаминазываются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет,размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы,установлены правилами ведения кассовых операций.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма,установленная для бюджетных организаций (100 рублей).Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные сумму денежных средств на предстоящие операционные,административно-хозяйственные и командировочные расходы[1].

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ (в ред.23.07.98)

- Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1-20).

- Гражданский кодекс Российской Федерации.

- Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.

- Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 «Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)

- Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.

- План счетов и инструкция по применению плана  счетов.

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм

- соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

Первичные учетные документы

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются[6].

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет (форма № АО-1 – см. Приложение 1) заполняется работником, он состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

После сдачи авансового отчета в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней.

Право утверждения отчетов принадлежит руководителю. По приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1 – см. Приложение 2), перерасход же выдается по расходному кассовому ордеру[7](форма № КО-2 – см. Приложение 3).

Предположим, механику выдано 800 руб. для приобретения необходимых деталей. При сдаче авансового отчета механик представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение деталей на сумму 780 руб. Остаток в сумме 20 руб. возвращен в кассу организации (таблица 1):

Таблица 1. Отражение подотчётных сумм на счетах.

Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит
"Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров	71	50	800
Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо	10-9	71	780
Возвращен в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетной суммы	50	71	20

Заключение

На основании изучения литературных источников в процессе выполнения данной курсовой работы были сделаны следующие выводы:

Освоение методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Что касается списания из под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

 

Список используемой литературы

1. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 2 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006 N 183-ФЗ)

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изменениями от мая 2005 г.)

3. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1-20)//Система «Гарант»

4. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40

5. План счетов бухгалтерского учета: комментарий к последним изменениям. М.: Информцентр XXI века, 2004. – 120 с.

6. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух. – 2003. -  № 4

7. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет.— М.: МЦФЭР, 2006.

8. Барсукова И.В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник.—N 6.— 2002.—С.190-194

9. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

10. Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.:Проспект, 2007

11. Загарова Н.А. Бюджетный учет операций санкционирования расходов при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 9

12. Камышанов П. И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.—М.: Омега-Л, 2006

13. Колеватова О.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.—2005. - N 20. - С.40-45

14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.-М.:Инфра-М, 2008. – 717 с.

15. Кузьмин Г.В. Это нужно знать бухгалтеру // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 19...—С.5-7

16. Подольский В.И. Аудит. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007

17. Пошерстник, Н. В. Бухгалтерский учет.—Санкт-Петербург и др.: Питер, 2007.—415 c.

18. Соколов, Ю. А. Счет 71.Операции с подотчетными лицами:бухгалтерский и налоговый учет.—М.: Альфа-Пресс, 2004.—176с

19. Суглобов, А. Е. Бухгалтерский учет и аудит.—М.:КНОРУС, 2007.—493с.

20. Тумасян Р. З.Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008.—794с

21. Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007.—488

22. Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005.—192с

 

[1] Тумасян Р. З.Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008

[2]. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40

[3] Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет.—М.: ИНФРА-М, 2008

[4] Тумасян Р. З.Бухгалтерский учет.— М.: Омега-Л, 2008

[5] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.:Проспект 2007

[6] Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003

[7] Камышанов П. И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.—М.: Омега-Л, 2006

[8] Колеватова О.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.—N 20.— 2005.—С.40-45

[9] Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005

[10] Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007

[11] Соколов, Ю. А. Счет 71.Операции с подотчетными лицами:бухгалтерский и налоговый учет.—М.: Альфа-Пресс, 2004

[12] Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

[13] Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007

[14] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету.М.:Проспект 2007

[15] Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004

[16] Шишкоедова Н. Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим.—М.: Вершина, 2005

[17] Чая, В.Т. Бухгалтерский учет.—М.: КНОРУС, 2007.

[18] Вещунова Н.Л.Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету.М.:Проспект 2007

[19] Кузьмин Г.В. Это нужно знать бухгалтеру // Бухгалтерский учет.— 2006.—№ 19...—С.5-7

Основа расчетов с подотчетными лицами.