Формирование электронных дел

 

71. Формирование электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования дел с документами на бумажных носителях, в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

72. Электронные дела формируются в АС ДОУ программно-техническими средствами и представляют собой логическую совокупность исполненных ЭД и их РКК в соответствии                                      с номенклатурой дел.

73. При помещении ЭД в электронное дело необходимо проверить правильность и полноту заполнения всех обязательных реквизитов РКК, комплектность файлов ЭД.

74. Электронные дела формируются за один календарный (делопроизводственный) год. Допускается формирование переходящих электронных дел. Переходящие дела группируются ЭД по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет. В номенклатуре дел для таких ЭД в графе «Примечание» делается отметка «ЭД» и дополняется словом «Переходящее».

75. ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения должны группироваться в отдельные электронные дела. Допускается временная группировка в одном электронном деле ЭД с различными сроками хранения, связанных                       с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а ЭД группируются в самостоятельные дела в зависимости от их сроков хранения.

76. В делопроизводстве организации могут формироваться гибридные дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения, содержащие ЭД и документы на бумажном носителе.

Гибридные дела временного хранения, не подлежащие передаче               в архив организации, после окончания делопроизводственного года не расформировываются и хранятся в течение установленных сроков хранения.

Гибридные дела постоянного и временного хранения, подлежащие передаче в архив организации, по окончании делопроизводственного года расформировываются. Документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, ЭД формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел. В рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.

 

ГЛАВА 9

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ЭД

 

77. Оперативным хранением ЭД является хранение ЭД                                  в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

78. На оперативном хранении в организации находятся:

неисполненные ЭД;

исполненные ЭД временного (до 10 лет хранения), если не принято решение об их передаче в архив организации;

исполненные ЭД временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения до передачи их в архив организации.

Исполненные ЭД хранятся в составе электронных дел.

79. Оперативное хранение ЭД осуществляется в рамках АС ДОУ                и обеспечивает:

систематизацию ЭД и упорядочение работы с ними;

гарантированную сохранность ЭД;

поиск ЭД и санкционированный доступ к ним;

соблюдение сроков хранения ЭД;

обеспечение режима защиты ЭД.

80. Хранение ЭД предусматривает хранение метаданных (реквизитов) ЭД, относящихся к особенной части ЭД.

81. Доступ к ЭД, находящимся на оперативном хранении, может предоставляться в пределах организации другим структурным подразделениям, сторонним организациям и гражданам.

Доступ к ЭД другим структурным подразделениям организации осуществляется в рамках АС ДОУ с разрешения руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение электронного дела, в которое включен соответствующий ЭД.

Доступ к ЭД сторонней организации производится на основании письменного запроса и резолюции руководителя организации, обеспечивающей доступ к ЭД.

Доступ к ЭД гражданам предоставляется в соответствии                               с законодательством.

ГЛАВА 10

ПОДГОТОВКА ЭД К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И УНИЧТОЖЕНИЮ

82. Подготовка ЭД к передаче на хранение в архив организации включает:

экспертизу ценности ЭД;

подготовку электронных дел к передаче в архив организации;

составление описей электронных дел структурных подразделений.

83. Экспертиза ценности ЭД на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации проводится ЭК организации в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. 

84. По результатам экспертизы ценности составляются описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации.

Допускается передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации по номенклатуре дел. 

85. Опись электронных дел структурного подразделения организации формируется средствами АС ДОУ в виде ЭД по форме, установленной законодательством в сфере архивного дела                                     и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации.

При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел.

86. При составлении описи электронных дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи – валовый;

заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии                         с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

переходящие электронные дела, содержащие ЭД за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения;

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами количество дел, их первый и последний номера по описи. 

Описи электронных дел структурных подразделений имеют самостоятельные порядковые номера, не повторяющие номера описей дел на бумажных носителях. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который электронные дела включаются в опись, и индекса «ЭД».                       К номеру описи электронных дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».

87. Описи электронных дел постоянного, временного (свыше                    10 лет) хранения и по личному составу составляются в структурных подразделениях не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством под методическим руководством архива организации. Ответственность за своевременное и качественное составление описей электронных дел структурного подразделения несет его руководитель.

88. Подготовка электронных дел к передаче в архив организации обеспечивает их включение в информационный пакет, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.

89. При подготовке электронного дела к передаче в архив организации в его состав включаются файлы со всеми реквизитами особенной части ЭД, которые ранее поддерживались средствами           АС ДОУ (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК и, при необходимости, листы согласования или ознакомления), и формируются метаданные на каждый ЭД, предусмотренные нормативными правовыми актами Республики Беларусь в сфере архивного дела.

90. В случаях, предусмотренных локальными правовыми актами организации, электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого ЭД (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего ЭД и его метаданных (однонаправленный связный список).

91. Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работником структурного подразделения формируется средствами АС ДОУ внутренняя опись электронного дела                             по форме, установленной законодательством в сфере архивного дела.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела                           в качестве самостоятельного ЭД, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись.

92. График приема дел в архив организации составляется ежегодно руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) в виде ЭД по форме, установленной законодательством                   в сфере архивного дела и утверждается путем проставления ЭЦП                         с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель организации.

93. Отбор электронных дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По результатам экспертизы ценности ЭД, для которых принято решение об увеличении срока хранения, формируются в новое электронное дело. Для электронных дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется акт о выделении к уничтожению электронных дел.

94. Выделение электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.

95. Электронные дела включаются в акт, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. На выделенные к уничтожению электронные дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

96. Акт о выделении к уничтожению электронных дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК) организации.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архивного учреждения, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи документов постоянного хранения и согласования сводной описи документов по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи ЭД постоянного хранения, согласования сводной описи документов по личному составу и акта                      о выделении к уничтожению ЭД с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи документов по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт о выделении к уничтожению электронных дел оформляется                   в соответствии с законодательством в сфере архивного дела.

97. Уничтожению подлежат все электронные дела, включенные                    в акт.

                                                      Приложение 1

                                                      к Инструкции по работе

                                                      с электронными документами

                                                      в государственных органах,

                                                      иных организациях