Инвентаризация денежных средств и документов

С хищением денежных средств и документов, хранящихся в кассе, фирмам приходиться сталкиваться чаще, чем с хищением других видов имущества. Поэтому при проведении инвентаризации указанным активам следует уделить особое внимание. О том, каков порядок инвентаризации денежных средств и документов, читайте в настоящей статье.

Общие требования к порядку проведения инвентаризации имущества организации и ее финансовых обязательств установлены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Порядок).

Указанный Порядок устанавливает обязательные случаи проведения инвентаризации. К ним относятся такие случаи, как составление годовой бухгалтерской отчетности, смена материально ответственных лиц в организации, реорганизация или ликвидация хозяйствующего субъекта, установление фактов хищения и злоупотребления, чрезвычайные обстоятельства (стихийные бедствия) и другие. Полный перечень случаев, когда в организации проведение инвентаризации обязательно, установлен в пункте 1.5 Порядка. При этом случаи, сроки и порядок проведения плановых инвентаризаций, а также перечень объектов, подлежащих плановым инвентаризациям, определяются организацией самостоятельно.

В соответствии с Порядком в организации при проведении обязательной инвентаризации должны учитываться не только собственные денежные средства и документы, но и денежные документы, не принадлежащие хозяйствующему субъекту на праве собственности.

Инвентаризация денежных средств и документов в организации должна проводиться по их местонахождению и материально ответственным лицам.

Напомним читателю, что поскольку денежные средства и документы организации представляют собой наиболее ликвидные активы и наиболее подвержены хищению с работниками, имеющими непосредственный доступ к денежным средствам и документам организации, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в рамках трудовых отношений между сотрудником и работодателем. При отсутствии договора о полной материальной ответственности в случае выявления недостачи указанных ценностей организация не вправе будет удержать сумму причиненного ущерба в полном объеме.

Для проведения инвентаризаций в организации создается специальная инвентаризационная комиссия, действующая на постоянной основе. В соответствии с пунктом 2.3 Порядка члены инвентаризационной комиссии должны непосредственно присутствовать при проведении процедур инвентаризации, причем отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии может послужить основанием для признания результатов проведенной инвентаризации недействительными.

До начала проведения инвентаризации материально ответственные лица должны предоставить расписку о том, что все приходные и расходные кассовые документы сданы в бухгалтерию (пункт 2.4 Порядка). Согласно пункту 2.8 Порядка материально ответственные лица должны непосредственно присутствовать при проведении инвентаризации.

Инвентаризация денежных средств и документов производится путем их непосредственного подсчета (пункт 2.7 Порядка). При этом результаты инвентаризации должны оформляться комиссией специальными документами.

Унифицированные формы документов по учету результатов инвентаризации утверждены:

- постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - постановление N 88);

- постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (далее - постановление N 26).

Напомним, что с 1 января 2013 г. коммерческие организации при оформлении результатов проведенной инвентаризации могут использовать как самостоятельно разработанные формы документов, так и унифицированные формы, закрепив соответствующие положения в учетной политике.

В отношении инвентаризации денежных средств и документов предусмотрена форма N ИНВ-15 "Акт инвентаризации денежных средств", утвержденная постановлением N 88, которая заверяется подписями всех членов инвентаризационной комиссии, в том числе материально ответственным лицом.

Акт инвентаризации денежных средств по общему правилу должен быть составлен в двух экземплярах. Однако при смене материально ответственного лица указанный документ составляется в трех экземплярах. В документах, регулирующих порядок проведения инвентаризации денежных средств, говорится, что при смене материально ответственного лица инвентаризация проводится на дату приемки-передачи дел новому материально ответственному лицу. Однако на практике организация не сразу может подыскать нового сотрудника и поэтому, строго говоря, дела передавать некому. В этих целях, пока в организации не будет принят на работу новый сотрудник, необходимо передать дела временно исполняющему обязанности материально ответственному лицу.

В случае выявления недостач и (или) излишков денежных средств и документов в акте инвентаризации материально ответственным лицом должны быть указаны причины, вызвавшие данные отклонения.

После того как в организации проведены все необходимые инвентаризационные процедуры, по результатам инвентаризации составляется ведомость результатов инвентаризации по форме N ИНВ-26, утвержденной постановлением N 26, в которой указываются выявленные недостачи, излишки, и источники их списания.

Если недостача денежных средств и документов произошла по вине материально ответственно лица, то списание недостачи производится за его счет. В этом случае руководитель организации в течение одного месяца с даты, когда была окончательно установлена виновность указанного лица, может принять распоряжение об удержании суммы недостачи из заработной платы работника. В соответствии с нормами трудового законодательства единовременная величина удержания не может превышать 20 процентов заработка сотрудника. В случае если виновный работник не согласен с распоряжением руководителя организации, то взыскание суммы выявленной недостачи производится в судебном порядке.

Если установить виновника все-таки не удалось, то суммы выявленных недостач списываются на издержки производства и обращения организации.

Помимо плановых инвентаризаций имущества организации и ее финансовых обязательств, а также случаев, когда законодательно установлен обязательный порядок проведения инвентаризации, существует также необходимость проведения инвентаризации при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщика. Порядок проведения инвентаризации в данном случае регулируется Приказом Минфина России N 20н, МНС России N ГБ-3-04/39 от 10 марта 1999 г. "Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке".

Необходимо отметить, что инвентаризация наличных денежных средств, денежных документов, а также бланков документов строгой отчетности проводится одновременно. При проведении инвентаризации денежных документов их следует учитывать по видам документов: почтовые марки, авиабилеты, железнодорожные билеты, различные сертификаты и тому подобное.

В соответствии с Порядком в организации подлежат ревизии все денежные средства организации. К примеру, денежные средства, числящиеся в пути, учитываемые на счете 57 бухгалтерского учета, сверяются с данными ведомостей сдачи наличной выручки инкассаторам банка, квитанций, и иных документов (пункт 3.42 Порядка).

Денежные средства организации, находящиеся на банковских счетах, проверяются путем сопоставления остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета организации, с данными выписок банков (пункт 3.43 Порядка).

Таким образом, инвентаризация денежных средств и денежных документов по общему правилу проводится в рамках инвентаризации имущества организации и ее финансовых обязательств. При этом выборочная инвентаризация денежных средств и документов проводится при смене материально ответственного лица, при установлении фактов хищения или злоупотребления, внезапных ревизий кассы.