Любое общение – это «презентация»

 

Я поражаюсь каждый раз, когда мне в последнюю минуту в панике звонит клиент и просит помочь. Когда я говорю «в последнюю минуту», я имею в виду «в последнюю минуту». Например, через несколько часов клиент должен выступать на телевидении или проводить встречу в компании, а он совершенно не готов. Мы начинаем готовить презентацию и напрочь забываем выяснить, что нужно нашей аудитории. И печальная истина заключается в том, что для этого нам нужно не более 30 минут.

Если вы не уверены в том, насколько важны хорошие коммуникативные навыки, давайте рассмотрим экстремальную ситуацию: вам под полным наркозом будут проводить хирургическую операцию. Вот тогда вы уже не сможете ничего контролировать. Если в результате чтения этой главы вам не захочется улучшить свои навыки общения, прочитайте историю опытного анестезиолога, приведенную ниже.

 

Советы мудрых людей: Ричард Армстронг,

доктор медицинских наук, анестезиолог в центре семейной медицины Horizon

 

Смертельная ложь

Информация, которую предоставляет пациент, очень важна для того, чтобы анестезия не причинила никакого вреда. Когда человек последний раз ел твердую пищу, пил, какие лекарства недавно принимал, курит ли он, принимал ли он когда-нибудь наркотики и злоупотреблял ли алкоголем – вся эта информация помогает нам принимать решения, касающиеся лечения.

Пациентам неудобно отвечать врачам на подобные личные вопросы, но если мы не будем располагать верной информацией, это может привести к летальному исходу. Например, если пациент соврет о том, когда он последний раз ел, все может закончиться аспирацией. Отличить вполне естественное волнение от вранья может быть довольно трудно. Но если я подозреваю, что пациент солгал мне, я предпочитаю исходить из того, что он недавно ел или выпил алкоголя больше, чем сообщил мне.

 

 

Ловушки общения

 

Не имеет значения, выступаете ли вы перед одним человеком или перед тысячей, – на вашем пути будут стоять одни и те же препятствия, которые могут сбить вас с толку и помешать донести сообщение. Вот несколько основных проблем, которые могут встать на вашем пути к успеху:

• когда приходит время говорить, вы не знаете, с чего начать;

• вы не обрисовываете четкую картину;

• вы позволяете другим людям мешать вам говорить или искажать ваше сообщение, вы не подготовились к вопросам;

• вы не даете своей личности раскрыться – вы не блистаете, не используете принцип SPARC.

 

Теперь давайте посмотрим, как можно справиться с этими проблемами.

 

Узнайте свою аудиторию

 

Когда приходит время говорить, вы не знаете, с чего начать.

Если вы не знаете, как собираетесь закончить «путешествие» своих слушателей, то откуда вам знать, с чего начать? Это то же самое, что выехать из гаража и бесцельно плутать по дороге в поисках конечного пункта назначения.

Я разработала план по общению с аудиторией, который защитит вас от ошибок, позволит вам достичь желаемой цели, вне зависимости от того, будете ли вы говорить с одним человеком или с огромной аудиторией.

Вы знаете, чего вы хотите от своей аудитории. И чтобы получить это, вам нужно выяснить, чего ваша аудитория хочет от вас, в чем она нуждается. Сколько раз на протяжении своей карьеры я слышала, как сотрудники, прося о повышении, говорили о том, почему это необходимо? В действительности, владельцам бизнеса все равно, почему вы хотите повышения, им интересно, поможет ли это развитию их бизнеса.

Вам необходимо отвлечься от того, чего хотите вы, и потратить некоторое время на то, чтобы проанализировать свою аудиторию. Что он, она или они получат, если выполнят вашу просьбу?

Вам необходимо адаптировать свое послание таким образом, чтобы оно было нацелено именно на вашу аудиторию. Не существует универсального подхода к любому слушателю, эффективная коммуникация – это совсем другое.

Вам необходимо, чтобы аудитория восприняла корректно и поняла вашу информацию, особенно если это люди не из вашей команды, вашей компании или, если на то пошло, вашей отрасли. Человек или люди, которые вас слушают, должны знать, чего вы от них хотите. Никто не может прочитать ваши мысли – в том числе и ваш супруг или партнер.

Самое главное заключается в том, что вам необходимо мотивировать свою аудиторию сделать с предлагаемой вами информацией то, что вы хотите. Иными словами, то, как вы говорите, так же важно, как и то, что вы говорите. Ваши слова должны запасть в душу слушателей, встряхнуть их, заставить подняться со своих мест и сделать то, что вы хотите от них.

 

 

Составьте карту влияния

 

Этот инструмент является наиболее эффективным, когда вам необходимо убедить в чем-то группу. Вы можете использовать его и в беседе с одним человеком.

Если вы делаете презентацию перед аудиторией в 20 или менее человек, то вам необходимо составить список с их именами и рядом с каждым именем написать, на вашей стороне этот человек или нет.

Следующая колонка – это отношение к тому, о чем вы собираетесь говорить. Здесь напишите, каким образом человек относится к вашей теме – положительно, нейтрально или отрицательно. Далее сделайте отметку о том, насколько хорошо ваш слушатель осведомлен о вашей работе, компании и проекте, насколько сильный у него интерес к поднимаемым вами вопросам и, что особенно важно, уровень влияния, которым этот человек обладает в своей компании/команде/отрасли.

Далее запишите вопросы, которые вам необходимо затронуть для того, чтобы изменить образ мышления этого человека или мотивировать его к действию.

Наконец, запишите ключевые сообщения, которые вам необходимо передать, исходя из составленной вами таблицы. Что общего между всеми этими людьми? На основании этого вы можете начать придумывать свою историю и примеры. Эта таблица позволит вам разработать сообщение, которое легко воспримет ваша аудитория.

 

Карта вашего сообщения

 

Вы не обрисовываете четкую картину.

После того как вы проанализировали, чего хотят от вас слушатели, и то, как они будут воспринимать ваше сообщение, вам необходимо убедиться в том, что ваша аудитория поймет то, о чем вы будете говорить, запомнит предложенную вами информацию и будет действовать в соответствии с ней. Для этого я использую технику, называемую «карта сообщения».

Карта сообщения – это набор кружков на доске или бумаге, на которых написаны различные идеи. После того как вы изложите все свои мысли, вы сможете организовать их в необходимом вам порядке. Визуализация действительно помогает.

В центре кружка напишите основную идею, которую вы хотите донести до своих слушателей; то, что необходимо услышать вашей аудитории, чтобы сделать то, чего вы от нее хотите. Как я уже говорила, предложения не должны быть длиннее 12–14 слов. После этого заполните другие кружки, которые поддерживают основную идею. Это будут составляющие элементы вашего сообщения, которые помогут вам донести основную мысль. Предложения должны быть короткими, поскольку высока вероятность того, что вы будете делать презентацию перед людьми, которые не обладают достаточными полномочиями для принятия решений. Если ваше сообщение будет слишком длинным или сложным, то ваши слушатели могут исказить его при дальнейшей передаче.

 

 

Анатомия сообщения

 

Перед тем как составлять свое сообщение, вам необходимо задать себе три вопроса, на которые хочет получить ответ ваша аудитория, – слушатели могут озвучивать их или нет, но в любом случае, они хотят услышать от вас ответ:

• Ну и что?

• Кого это волнует?

• Какая в этом польза для меня? (Это мой любимый вопрос.)

 

Сообщение состоит из трех частей: основной идеи из 12–14 слов, доказательства и части «сделайте так, чтобы мне было не все равно». Про основную идею – все понятно. Это причина, по которой вы созвали встречу, и цель, которой вы хотите добиться благодаря этой встрече. Доказательства – это данные, которые подтверждают важность вашего сообщения, факты. «Сделайте так, чтобы мне было не все равно» – это самая приятная и вместе с тем неоднозначная часть сообщения. Она обладает огромным значением, поскольку высока вероятность того, что ваша аудитория не настолько хорошо подкована в технических вопросах, связанных с вашим продуктом или услугой, как вы.

Вне зависимости от того, выступаете ли вы перед группой или одним человеком, важно то, как вы будете говорить. Вас может это удивить, но подавляющее большинство людей помнят через неделю после презентации то, как выглядел докладчик и как хорошо он говорил, поддерживал ли он с аудиторией зрительный контакт, его жесты и настрой. В действительности, более 55 процентов того, что остается в памяти слушателей, – это невербальная информация.

Ваш голос и то, как вы его используете, – это 38 процентов того, что запоминают люди: как звучал ваш голос, ваш тембр и высоту голоса, говорили ли вы уверенно, темп вашей речи. Использовали ли вы сигнальные фразы (например, «Это важно» или «Можете ничего не запоминать, кроме того, что») для того, чтобы привлечь внимание аудитории? Делали ли вы паузы, чтобы позволить слушателям переварить информацию и таким образом усвоить основные идеи вашего сообщения?

Удивительно, но только 7 процентов того, что запоминает аудитория, касается содержания вашего сообщения. Вот почему необходимо работать над тем, чтобы обратить внимание аудитории на информацию, которую вы считаете важной.

Я часто наблюдала следующую ситуацию: оратор предоставляет своей аудитории возможность самостоятельно решать, что важно, а что нет. Это рецепт провала. Именно докладчик должен указывать слушателям на то, что имеет значение. Вы еще до начала презентации должны знать, где расставить акценты.