Диалоговые окна программы Ехсеl

Все диалоговые окна программы Ехсеl, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям.

v Вопрос 12.Переименование, перемещение, добавление и удаление листов в MSExcel.

Рабочие листы можно переименовывать. Для этого достаточно дважды щелкнуть на ярлычке листа и ввести новое имя. Можно также воспользоваться лентой, вкладка Главная, группа Ячейки кнопка Формат - Переименовать лист или щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и из контекстного меню выбрать команду Переименовать.

По умолчанию в новой книге три рабочих листа. Чтобы изменить это число, в окне настройки параметров Excel в категории «Основные» используйте опцию «Число листов» из группы «При создании новых книг». Здесь же можно установить шрифт и режим отображения, которые по умолчанию будут использоваться во вновь создаваемых книгах.

Количество листов в книге можно в любой момент увеличить или уменьшить. Для добавления листа следует щелкнуть по кнопке «Вставить лист» или использовать «горячие» клавиши SHIFT+F11.

Менять расположение листов друг относительно друга проще всего мышью. Нужно захватить ярлычок левой кнопкой мыши и перетащить его по горизонтали на новую позицию. Если требуется выполнить не перемещение, а копирование всего листа, то при перетаскивании следует удерживать нажатой клавишу CTRL.

Для переименования, вставки, удаления, перемещения и копирования листов можно использовать контекстное меню ярлычка листа или группу команд Ячейки вкладки Главная на ленте.

Перемещение, копирование, удаление можно производить одновременно для нескольких листов. Для этого их необходимо выделить. Для выделения нескольких листов щелкайте по ярлычку каждого листа, удерживая нажатой клавишу CTRL. Чтобы выделить несколько листов, расположенных рядом, достаточно щелкнуть по ярлычку первого и последнего листа, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить все листы, выберите из контекстного меню любого ярлычка листа команду Выделить все листы. Если в книге выделено несколько листов, в строке заголовка рядом с именем файла появится пометка [Группа]. Чтобы снять выделение нескольких листов, щелкните по ярлычку любого невыделенного листа или выберите команду «Разгруппировать листы» из контекстного меню ярлычка любого выделенного листа.

v Вопрос 13.Выделение ячеек, ввод и редактирование данных в MSExcel.

Текущая ячейка всегда является выделенной. Чтобы выделить другую ячейку, достаточно подвести к ней указатель мыши и щелкнуть левой кнопкой. Чтобы выделить группу ячеек, расположенных рядом друг с другом, протащите курсор мыши с нажатой левой кнопкой в нужном направлении на требуемое расстояние. Можно также щелкнуть по левой верхней, а затем по правой нижней ячейке области с нажатой клавишей SHIFT (этот способ особенно удобен для выделения больших областей). Выделится прямоугольная область ячеек, называемая диапазоном. Остановимся на этом понятии более подробно.

Диапазоном называются две или более ячеек листа, рассматриваемых как единое целое. Смежный диапазон — это прямоугольный блок ячеек. Обозначается он при помощи двух ссылок, разделенных двоеточием. Первая из них указывает на ячейку в левом верхнем углу диапазона, а вторая — на ячейку в правом нижнем углу. Например, на рисунке ниже выделены диапазоны B2:C4 и E1:F2.

Для выделения целой строки щелкните мышью по заголовку строки в левой части листа, там, где обозначен ее номер. Вся строка выделится. Чтобы выделить несколько смежных строк, протащите курсор мыши по нескольким заголовкам строк или щелкните по первой и последней строке требуемого диапазона, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Аналогично выделяются и столбцы. Для этих целей нужно использовать их заголовки. Для выделения несмежных строк и столбцов щелкайте по их заголовкам, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Очень часто в уже готовой таблице требуется либо вставить, либо удалить какой-то интервал ячеек. Не путайте термины удалить и очистить. При очистке (с помощью клавиши DELETE, меню кнопки Очистить или команды контекстного меню Очистить содержимое) ячейки не исчезают, а только лишаются своего содержимого. При удалении они действительно полностью удаляются, а их место заполняют ячейки, расположенные рядом.

Для вставки столбцов или строк используйте вкладку ленты Главная. Из группы команд Ячейки выполните команду Вставить - Вставить столбцы на лист или Вставить - Вставить строки на лист.

Существуют и другие способы добавления строк и столбцов. Выделите целиком столбец (или строку), слева (или сверху) от которых необходимо добавить столбцы (строки) и выполните одно из следующих действий:

на вкладке ленты Главная в группе команд Ячейки выберите команду Вставить ячейки;

выполните команду Вставить из второй группы команд контекстного меню.

Чтобы удалить строки или столбцы, нужно выделить их и выбрать на ленте команду Удалить - Удалить столбцы (строки, ячейки) с листа или выбрать команду Удалить из контекстного меню.

Если при вставке строк или столбцов выделенная строка или столбец (или отдельные ячейки в них) каким-то образом отформатированы, то при добавлении строк или столбцов появится кнопка Параметры добавления, раскрывающая динамическое меню. Используя команды этого меню, вы можете отформатировать добавляемые строки или столбцы как один из соседних.

Чтобы вставить в таблицу определенное количество ячеек, необходимо вначале выделить диапазон, левее или выше которого будут добавляться новые ячейки (размер выделенного диапазона должен совпадать с размером вставляемого диапазона), затем на вкладке ленты Главная из группы Ячейки выполнить команду Вставить - Вставить ячейки и выбрать способ добавления. Способов может быть д ва: со сдвигом вниз, при котором содержимое «старых» ячеек смещается вниз, и со сдвигом вправо.

Удаление ячеек также выполняется со сдвигом. Сдвиг при этом может быть либо вверх, либо влево. Чтобы удалить диапазон ячеек, вначале выделите его и при помощи команды меню Удалить - Удалить ячейки ленты выберите способ удаления. Попрактикуйтесь самостоятельно, наблюдая работу программы.

v Вопрос 14.Создание, сохранение и печать таблиц в MSExcel.

На самом деле в Excel таблицы не создают, а просто заполняют. По сути Excel и есть одна большая таблица, просто благодаря тому, что можно изменять размеры ячеек, строк и столбцов, объединять ячейки, перекрашивать их, работать в этой программе с таблицами проще простого.

Для создания таблицы вам потребуется иметь данные, которые вы хотите занести в таблицу. Если ваша таблица имеет какие-то расчеты по формулам, то вам нет необходимости высчитывать все вручную. Это очень сложно, особенно если в таблице не один десяток исходных данных. Для того, чтобы по максимуму облегчить себе работу, вам достаточно в одной из ячеей прописать формулу, указав, данными из каких ячеек вы пользуетесь, и просто перетащить эту формулу на необходимый диапазон.

Для этого предусмотрен, так называемый, плюсик. Если вы подведете курсор к правому нижнему углу ячейки, он преобразится в плюсик, и тогда вы можете легко копировать данные ячейки. Притом в Excel-е все настолько автоматизировано, что если в двух ячейках написать 1, 2 – а потом, выделив их обе, за плюсик перетащить дальше - нумерация продолжится по нарастающей.

«Записывание» таблиц Excel в компьютер принято называть «Сохранение». Это означает, что при помощи некоторых действий мы делаем из нашей таблицы файл, который потом можно будет открывать на компьютере, записывать на диск, на флешку, пересылать по Интернету.

Сохранение Exce

Для того, чтобы сохранить сделанную нами таблицу на компьютер, нужно нажать на надпись «файл» в левом верхнем углу программы.

Если Вы нажмете на эту кнопку, откроется окошко. В этом окошке нас интересует пункт «Сохранить как…».

Нажмите на него. Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает нам выбрать то место, в которое нужно сохранить составленную таблицу.

Обратите внимание на верхнюю часть этого окошка. Это то место, куда компьютер «собирается» сохранить нашу таблицу.

Эта часть выглядит следующим образом:

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки, которые позволят получить эффектно оформленную распечатку. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (File, PageSetup)

Печать рабочих листов

Кнопка Печать (Print) - может использоваться для печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих установок печати. Для задания установок выберите в меню Файл команду Печать (File, Print). Появится панель диалога Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Установка области печати

Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Но можно задать для каждого листа свою собственную область печати.

· Выделите область рабочего листа, которая будет определена как область печати.

· Выберите команду Область печати в меню Файл (File, PrintArea).

· Выберите Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати выберите команду Область печати в меню Файл (File, PrintArea), затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист (List) команды Параметры страницы из меню Файл

v Вопрос 15.Способы копирования, перемещения в MSExcel.

В Excel перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами: командами меню Правка; перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.

Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.

Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.

Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение и копирование с помощью меню

1. Выделите область ячеек для копирования.

2. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать - или выберите команду Вырезать из меню Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу, окружающую область вырезания.

3. Для копирования щелкните по кнопке Копировать - или выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Excel показывает границу, окружающую область копирования.

4. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки.

5. Щелкните по кнопке Вставить - нажмите Enter или выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Возможность Перетаскивания (DragandDrop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при.перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).

Перемещение и копирование перетаскиванием

1. Выберите область ячеек для перемещения.

2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.

3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.

4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место.

v Вопрос 16.Форматирование данных в MSExcel.

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно "интеллектуальным" программным средством.

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками.

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение.

Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер.

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки....

В окне "Формат ячейки" нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке "Выравнивание" в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

· флажок "переносить по словам" – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);

· группа полей "Ориентация" – для расположения текста вертикально или с наклоном;

· поле "отступ" – для задания отступов слева (единица измерения - символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке "Число" окна "Формат ячейки".

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат "Денежный" или "Финансовый", в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата "Числовой" или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление.

v Вопрос 17.Использование «Мастера функций» в MSExcel.

MS Excel содержит 320 встроенных функций. Простейший способ получения полной информации о любой из них заключается в использовании меню?.Для удобства функции в Excel разбиты по категориям (математические, финансовые, статистические и т.д.).

Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках. Аргументы функции могут быть следующих типов:

1)числовые константы, например, функция ПРОИЗВЕД(2;3) вычисляет произведение чисел 2 и 3, т.е. 2·3.

2)ссылки на ячейки и блоки ячеек (функция ПРОИЗВЕД (А1;С1:СЗ) вычисляет произведение содержимого ячеек А1,С1,С2 и С3, т.е. А1·С1·С2·СЗ

3) текстовые константы (заключенные в кавычки).

4) логические значения.

5) массивы.

6) имена ссылок, например, если ячейке А10 присвоить имя СУММА (последовательность команд Вставка, Имя, Определить...),а блоку ячеек В10:Е10 -имя ИТОГИ, то допустима следующая запись: =СУММ(СУММА; ИТОГИ).

7) смешанные аргументы, например, =СРЗНАЧ (Группа;АЗ;5*3)

Формулы, содержащие функции, можно вводить непосредственно в ячейку, в строку формул или создавать с помощью Мастера функций. Для вызова Мастера функций необходимо выбрать команду Функция в меню Вставка или нажать кнопку Мастер функций (значок fx). B открывшемся диалоговом окне выберите категорию и имя функции, затем в поля с соответствующими подсказками введите аргументы. После нажатия кнопки Закончить готовая функция появится в строке формул.

v Вопрос 18.Основные встроенные функции (СУММ, СРЗНАЧ, ОКРУГЛ, МАХ, МИН), назначение, синтаксис.

ü МИН, МАКС

Синтаксис:

МИН(число1; число2;...; число30) МАКС(число1; число2;...; число30)

Функции МИН и МАКС принимают от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 — до 255) и возвращает минимальный / максимальный из них. Если в качестве аргумента передать диапазон ячеек, из диапазона будет выбрано минимальное / максимальное значение. Эти функции также могут быть вставлены с помощью кнопки "сигма".

ü СРЗНАЧ

СРЗНАЧ(число1; число2;...; число30)

Функция СРЗНАЧ имеет аргументы, указанные ниже.

Число1. Обязательный аргумент. Первое число, ссылка на ячейку

или диапазон, для которого требуется вычислить среднее значение.

Число2,... Необязательный аргумент. Дополнительные числа, ссылки на ячейки или диапазоны, для которых требуется вычислить среднее значение. Аргументов может быть не более 255.

ü СУММ

=СУММ(арг1; арг2;...; арг30)

Функция СУММ принимает от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 — до 255) и возвращает их сумму. В качестве аргументов можно передавать адреса диапазонов (что чаще всего и делается), в этом случае просуммируются все числа в диапазоне.

ü ОКРУГЛ

ОКРУГЛ ( число, число_разрядов)

Функция ОКРУГЛ округляет число до указанного количества дробных разрядов.Функция ОКРУГЛ имеет аргументы, указанные ниже.

Число. Обязательный аргумент. Округляемое числовое значение.

Число_разрядов. Обязательный аргумент. Количество дробных разрядов, до которого требуется округлить число.

v Вопрос 19.Назначение и синтаксис функций ВПР, ИНДЕКС.