Этап 2. Формулирование проекта

В основе формулирования проекта лежат три элемента:

· · Цели проекта - чего достигнет проект в своей конечной точке.

· · Задачи проекта - весь спектр работ по проекту.

· · Стратегия - каким путем руководители проекта приведут его к цели.

Цель проекта

Цель проекта - его результат, на достижение которого направлены усилия исполнителей. Для того, чтобы поставить цель проекта, руководитель, как это ни парадоксально, должен начать с конца - определить тот конечный результат, который должен быть получен.

Иерархия целей

Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели проекта. Иными словами, каждый проект может быть разделен на ряд подпроектов, цели которых составляют иерархию подобно приведенной ниже схеме.

Рисунок 4. Иерархия целей проекта

Ясность цели

Хорошая цель - это ясная цель, измеримая, предпочтительно количественно. Для уяснения цели проект полезно разбить на три составляющие, например:

Цель - предотвратить спад производства и обеспечить плановый выпуск продукции.

Конечный результат - отчет, который называет причины снижения производственных показателей и рекомендуем меры по исправлению положения дел.

Критерий успеха - отчет должен быть готов к 30 июня. Рекомендации должны предусматривать меры, обеспечивающие производство не менее 70 тонн в год. Стоимость рекомендаций не должна превышать 100000 долларов.

Цели управления проектом

Стоимость (затраты) - Хотя деньги - это “гибкий” ресурс проекта, общая его стоимость должна быть установлена с самого начала. Ключевая задача руководителя проекта состоит в таком управлении ресурсами, чтобы затраты не превысили запланированной суммы.

Время - Время - абсолютно жесткий ресурс. Если день прошел, то его уже не вернешь. Хотя определенные виды деятельности можно сделать короче, срок завершения проекта можно изменить только путем переопределения его целей.

Качество - Результат должен соответствовать цели, т.е. работать так, как задумано.

Рисунок 5. Треугольник целей проекта.
В том или ином проекте могут превалировать разные показатели цели

Объем проекта

Объем проекта - это все работы по проекту, которые должны быть выполнены. Объем проекта можно определить через следующие показатели:

1. 1. Затрагиваемые части организации. Например, “Разработка и монтаж системы автоматической транспортировки грузов на складе”.

2. 2. Срок исполнения. “Монтаж начинается 15 января и завершается не позднее 2 марта”

3. 3. Используемый бизнес-процесс. “Интерфейс между системой приема заказов и системой размещения товаров на складе”.

4. 4. Необходимые ресурсы. “Использовать собственную силовую линию и ограничить количество рабочих численностью в пять человек”.

5. 5. Ответственность подрядчика. “Исполнитель должен поставить все вспомогательные силовые и информационные системы, произвести наладку в соответствии с графиком и обеспечить первоначальную подготовку персонала”.

Спецификация проекта

Задачи проекта оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий.

После начала работ может возникнуть необходимость в тех или иных изменениях в проекте. Изменения бывают двух видов: внутренние и внешние.

Внутренние изменения: касаются применения спецификации. Например, при строительстве химического завода было решено использовать другое хранилище, которое еще не существовало на момент составления спецификации.

Внешние изменения: возникают в результате решения покупателя изменить спецификацию. Например, при изменении международного стандарта, покупатель самолета решает заменить все навигационное оборудование.

Стратегия проекта

Стратегия проекта - это способ достижения целей и показателей проекта. Стратегия разбивает проект на этапы. Этапы разбивают проект на ограниченные временные промежутки. Этапы могут быть очень простыми: начальный, средний и конечный.

В случае разработки программного обеспечения этапы могут быть следующими:

• Этап спецификации - учет требований потребителей, составление спецификации системы;
• Этап разработки - определение структуры системы и составление спецификаций подсистем;
• Этап реализации - разработка модулей;
• Этап тестирования модулей - каждый модуль тестируется отдельно;
• Этап поставки - передача системы покупателю.

Контрольные точки - это точки, в которых измеряются показатели времени (сроки), стоимости (расходы) и качества. Контрольные точки могут служить границами между этапами. Например, для проекта телевизионной рекламы контрольными точками могут быть:

1. Согласование общей концепции с клиентом;
2. Подготовка и согласование сценария;
3. Съемка рекламного ролика;
4. Демонстрация клиенту первого варианта;
5. Окончательная съемка ролика, согласованного с клиентом.

Этап 3. Планирование проекта

Планирование проекта осуществляется в 4 целях:

1. Определение стоимости и срока выполнения проекта. Это позволяет принимать важные решения, например, решение о том, стоит ли вообще начинать проект.
2. Определение объема необходимых ресурсов.
3. Распределение работ и контроль результатов. Планирование должно предусматривать кто и за что отвечает.
4. Оценивать влияние на проект каких-либо изменений.

Планирование во времени - это не разовый процесс. За срок реализации проекта план может составляться несколько раз. Новые планы учитывают дополнительную информацию и уменьшение неопределенности.

Планирование осуществляется в пять шагов.

Рисунок 6. Планирование проекта

Большинство проектов слишком сложны и для удобства управления их разбивают на части. Строят дерево проекта, с котором каждая ветвь - это подпроект или важная задача. Последние подразделяются на более мелкие задачи, работы, пакеты работ и т.д.

Каждому пакету работ может быть присвоена своя декомпозиция работ (ДР). ДР привносит в проект ясность и определенность. Она показывает как бы мозаику в сложенном виде. Она также показывает источники информации для составления отчетности.

Суперпроект
Цель проекта	Сделать завтрак в постели
Конечный результат	Завтрак в постели из вареного яйца, тоста и апельсинового сока.
Критерий успеха	Используются минимальные трудовые ресурсы и срок. Конечный продукт имеет высокое качество (яйцо свежесваренное, тост теплый, срок холодный).
Задачи	Проект начинается на кухне в 6:00 и завершается в спальне. Требуется один оператор и обычное кухонное оборудование.

На рисунке 7 представлена декомпозиция работ по данному проекту

Рисунок 7. Декомпозиция работ по “суперпроекту”

Оценка сроков и ресурсов

На следующем этапе планирования необходимо определить, сколько времени и ресурсов потребуется для выполнения нашего проекта. У нас будут лишь примерные данные. Можно сказать, что точность оценок отражает желание менеджера проекта тратить время и деньги на получение необходимых данных. Точность оценок также жестко связана со стадией выполнения проекта. В начале проекта оценки будут менее точны, чем ближе к его финалу.

Суперпроект
Ниже в таблице приводятся оценки затрат труда и времени на выполнение нашего суперпроекта. Оценки могут показаться щедрыми, но следует учитывать время дня и состояние оператора.
Работа	Трудозатраты (человеко-минуты)	Время
Намазать тост маслом
Налить апельсиновый сок
Сварить яйцо
Порезать хлеб
Налить в кастрюльку воды
Вскипятить воду
Поджарить хлеб
Отнести поднос с завтраком в спальню
Поставить на поднос тарелки и приборы

Вероятностные оценки

Точность оценок зависит от уровня неопределенности проекта. Неопределенность заставляет пользоваться кривой вероятности. Чем выше риск, тем шире распределение. Оценки бывают оптимистичными, наиболее вероятными и пессимистичными.

Рисунок 8. Кривая распределения вероятности