Конструкция модульного тайм-органайзера

Конструкция самого простого органайзера представляет собой переплетную крышку с размерами 150*200 мм. К внутренним сторонам крышки приклеены зажимы-скоросшиватели, предназначенные для крепления специальных учетных форм (бланков). В Старт-Органайзере используются всего три типа сменных бланков:

 Список актуальных задач на неделю

 Расписание жестких дел

 План – отчет на день

Этот минимальный комплект бланков обеспечивает возможность полного цикла управления временем в течение недели на основе использования уникального авторского алгоритма оперативного планирования и организации личной работы.

В системе оперативного планирования и управления временем предусмотрена специальная компьютерная программа в формате электронной таблицы, которая дополняет и расширяет возможности модульного ТАЙМ-Органайзера, согласована с ним, является источником всех необходимых учетных форм, предназначена для ведения электронной статистики системного анализа.

АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

 

Возможны два варианта использования электронной таблицы:

1. Печать комплекта пустых бланков для модульного ТАЙМ-Органайзера и организация личной работы далее без использования компьютерной программы. Этот вариант доступен для тех пользователей, которые не используют компьютер в своей деятельности по причине отсутствия у них необходимого уровня ИКТ-компетентности. В этом случае достаточно иметь необходимый запас сменных бланков и органайзер (футляр для размещения учетных форм-вкладышей).
2. Согласованное, синхронизированное ведение записей в компьютерной программе и в бланках модульного ТАЙМ-Органайзера. Это оптимальный вариант, так как электронные бланки постепенно наполняются информацией и превращаются в индивидуальные шаблоны, адаптированные к конкретному пользователю. Раз в неделю такие электронные шаблоны можно корректировать, чтобы внести в них необходимые изменения на основе опыта управления в предыдущем недельном цикле. При этом исключается необходимость многократного переписывания стабильной информации при замене бланков в составе органайзера один раз в неделю.

Оперативное планирование и организация личной работы построены на недельном цикле управления. Предусмотрены следующие необходимые базовые действия и процедуры:

1. Формирование иерархического списка целей и задач в компьютерной таблице «Структура дел». Это полный список, который можно непрерывно пополнять и анализировать. В список включаются все возможные цели и задачи, в том числе и те, которые пока не актуальны на оперативном уровне управления, а относятся к стратегическим целям. Данный структурированный список выполняет функцию накопителя.
2. Формирование списка актуальных задач на неделю в специальной структурированной учетной форме " Список задач - неделя ". Данную работу рекомендуется выполнять в конце недели, в воскресенье. Список формируется из компьютерной таблицы «Структура дел». Каждой задаче в списке дел на неделю присваивается уникальный идентификатор (номер из диапазона от 1 до 100). Этот номер закрепляется за каждой задачей до тех пор, пока задача не будет выполнена или отменена. Освобожденный идентификатор затем может быть присвоен другой задаче.
3. В течение недели все новые задачи, которые появляются в нашей жизни и деятельности, надо немедленно фиксировать и добавлять в компьютерный накопитель «Структура дел» и в органайзер («Список задач – неделя» и «Список задач – день»)
4. Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, из недельного списка задач необходимо выделить те дела, которые требуется выполнить в течение следующего дня, и сделать отметки в соответствующих полях матрицы мониторинга задач.
5. Выписать дела, запланированные на следующий день, из недельного списка в учетную форму «Список задач на день». Рекомендуется дополнительно использовать для планирования бланк-вкладыш «Расписание дел» - это часовая сетка для жесткого планирования событий, привязанных к времени (встречи, мероприятия, учебные занятия по расписанию и пр.)
6. В течение следующего дня деятельность организовать в соответствии с планом, зафиксированным в бланках «Список задач на день» и «Расписание дел», если ситуация штатная. При этом необходимо концентрировать внимание только на одной задаче в тот отрезок времени, который предусмотрен для ее выполнения.
7. Если в течение дня появляются новые обстоятельства, не предусмотренные при планировании, необходимо принять новые решения, скорректировать дневной план и продолжать выполнение задач по новому варианту плана. Чтобы было удобнее вносить изменения в дневной план можно использовать вместо авторучки карандаш с ластиком.
8. Для мониторинга затрат времени может быть использован специальный бланк «Лист учета времени», который дополняет бланк «Список задач – день». Данные мониторинга необходимы для системного анализа затрат времени. Это канал обратной связи, организованный в Модульном TIME-Oрганайзере для повышения эффективности процессов управления и организации личной работы. Рекомендуется выполнять системный анализ задач каждый день вечером, перед тем, как составлять план на следующий день. Для этой процедуры предусмотрен специальный бланк «Матрица системного анализа»,

Выполнение действий по п. 8 – это расширение базового алгоритма оперативного управления и организации личной работы и рекомендуется на втором этапе формирования навыков использования модульного ТАЙМ-Органайзера.

 

Формирование иерархического списка целей и задач в компьютерной таблице «Структура дел»

Иерархический список целей и задач – это фундамент техники организации личной работы. Если мы имеем такой список, то появляется возможность систематизировать и структурировать свою жизнь и деятельность, повысить эффективность и оптимизировать затраты.

«Как?» — основной вопрос, который вы себе мысленно задаете при решении любой проблемы. Вы и так знаете, что делать, вам нужно только определить как. При использовании техники «КАК?» вы перефразируете каждое положение своей диаграммы, превращая его в вопрос, который начинается с этого слова. Благодаря этому в процессе работы вы исследуете не только сами возможности, но и способы их осуществления.

Как только вам в голову приходит еще один аспект задачи, просто ставьте перед его формулировкой вопрос «Как?». Таким образом вы автоматически переводите этот аспект из разряда преград и препятствий в разряд конкретных мини-задач.

Постепенно диаграмма, состоящая из вопросов «Как?», превращается в иерархическую структуру. Каждый вопрос «верхнего уровня» уточняется и детализируется с помощью других вопросов, логически следующих из первого, и так далее. Чем ниже в структуре находится вопрос, тем более конкретный шаг к решению проблемы он собой представляет.

Ни в коем случае не забывайте мысленно задавать себе вопрос «Как?». Язык на удивление сильно влияет на процесс мышления, поэтому все, что касается языка и слов, используемых в структуре целей и задач, имеет вовсе не теоретическое, а самое что ни на есть практическое значение.

Каждая проблема в действительности представляет собой возможность найти верное решение (ответ на вопрос «Как?») и тем самым обогатить ваш опыт и дает возможность приобрести новые полезные знания.

В структуре дел (иерархическом списке) рекомендуется выделить ствол и крупные ветви, которые можно определить в процессе выполнения упражнения «КОЛЕСО ЖИЗНИ». Эти ветви можно представить как сферы, области жизни, значимые для человека. В колесе жизни рекомендуется использовать восемь или двенадцать осей. Каждая ось в изображении колеса жизни отвечает за свою сферу жизни. Там, где оси пересекаются, находится точка отсчета (ноль баллов).

Если провести окружность ближе к тому месту, где оси заканчиваются, то пересечение окружности с осями даст десять баллов. Десятка характеризует достижение полного удовлетворения от соответствующей сферы жизни. Это не обязательно должно быть достижение всех возможных целей - некоторые цели могут являться процессами. Да и десятка эта условна - в настоящий момент жизни.

У каждой области в списке поставьте оценку от 0 до 10, которая характеризует степень вашей удовлетворенности текущим положением вещей. На каждой оси отметьте соответствующую точку. И проведите линии между соседними точками. Таким образом получите ваше колесо жизни.

Первым делом обратите внимание на форму колеса. Если она близка к кругу (неважно, маленькому или большому) - это хорошо. Если в ней есть ямки, особенно достаточно глубокие, - это сообщает о некоторых проблемах.

В "проблемные" области может утекать наша энергия. Для того, чтобы комфортнее идти по жизни (катиться на колесе жизни), необходимо в первую очередь сгладить все ямки. Совершенно не обязательно до ровного круга, но без особых неровностей. Так что составьте список целей, достижение которых приведет к необходимым результатам.

 

УПРАЖНЕНИЕ «КОЛЕСО ЖИЗНИ»

	НОТ	Организация личной работы
	ЖЗД	Жизнь, здоровье
	РЗВ	Самообучение и саморазвитие
	ХТР	Хобби, творчество, самореализация
	ОТД	Отдых, развлечения
	ОБЩ	Общение
	ОТН	Отношения
	БЫТ	Быт, семья, дети
	РАБ	Работа по найму
	БИЗ	Бизнес, предпринимательство
	ФИН	Финансовая сфера

При выполнении упражнения «КОЛЕСО ЖИЗНИ» определитесь, какие сферы жизни для Вас важны, составьте список из 12 осей «колеса жизни» (сфер жизни). В таблице представлен пример такой классификации. Вы можете частично изменить этот список и адаптировать к своей жизни и деятельности. Вы также можете придумать свои обозначения для указания сфер жизни. После этого определите степень своей удовлетворенности по шкале от 0 до 10 для каждой сферы жизни и заполните крайнюю правую колонку таблицы этими данными. Затем эти значения перенесите на изображение «колеса жизни» в виде точек, которые надо поместить на каждую ось. Если соединить все точки, то получим полярную диаграмму («Колесо жизни»). Таким образом упражнение «колесо жизни» дает возможность определения критических (проблемных) областей жизни.

Информацию, полученную из «колеса жизни» предлагается использовать для построения иерархического списка «Структура дел». В этот список можно включить цели и задачи, направленные на решение выявленных проблем с целью выравнивания «колеса жизни» и достижения баланса, равновесия.

Иерархический список удобно строить на основе использования компьютерных технологий. Вашему вниманию предлагается фрагмент электронной таблицы, предназначенной для формирования иерархических списков. Предусмотрено 9 уровней подчиненности записей, но это количество при необходимости можно увеличить. В таблице видно, что запись НОТ сдвинута влево (первый уровень) – это одна из 12 сфер жизни. Все остальные сферы жизни также будут расположены на этом уровне. Второй уровень – это постановка целей и планирование, мониторинг и системный анализ. Эти записи должны быть сдвинуты вправо, так как они подчинены записи первого уровня (НОТ). Записи второго уровня можно разложить на записи третьего уровня, которые сдвигаются вправо относительно записи второго уровня. Таким образом строится иерархический список («Структура дел»).

В структуру дел надо вносить все глобальные и стратегические цели, далее по мере возможности выполнять декомпозцию этих целей путем разложения их на задачи (тактический уровень). Затем продолжать декомпозицию, доводить разложение задач до оперативного уровня. Оперативный уровень – это глубина планирования на неделю, день, час.

Электронная таблица обеспечивает возможность редактирования текста, вставки пустых строк в любое место иерархического списка, переноса фрагментов информации в любое место таблицы. Такой электронный бланк выполняет функции конструктора, с помощью которого можно легко изменять структуру иерархического списка.

На основе иерархического списка целей, задач, мероприятий, событий можно выполнять следующие базовые действия в недельном цикле оперативного планирования и управления временем:

1. Формирование списка актуальных дел на неделю (выписка из списка «Структура дел»)
2. Мониторинг и системный анализ достижения целей и решения задач
3. Систематизация, структурирование массива дел, установление приоритетов
4. Организация связей между разными уровнями целей, тактических задач и оперативных мероприятий