Вопрос 1. Организация кассовых операций в Российской федерации

Основные положения о денежных средствах и видах расчетов в Россий­ской Федерации сформулированы Гражданским кодексом Российской Федерации, поскольку денежные сред­ства являются объектом гражданского оборота (как вид имущества).

Вопросы наличного денежного об­ращения на территории Российской Федерации регулируются Федераль­ным законом от 10.07.02 № 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (с изм. и доп.), а также нормативными актами Банка России.

Согласно ст. 140 ГК РФ платежи на территории Российской Федера­ции осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют налич­ные деньги. Произведены они могут быть только в форме передачи де­нежных банкнот и монет одним лицом другому лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового обяза­тельства.

Безналичные расчеты произво­дятся через банки и иные кредитные организации, в которых открыты со­ответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов (п. 3 ст. 861 ГК РФ). Так, например, безна­личными расчетами признаются так­же переводы денежных средств по поручению физических лиц без от­крытия банковского счета (По­ложение "О правилах перевода денежных средств", утвержденного банком России от 19.06.2012 № 383-П с изменениями). Данное Поло­жение регулирует только безналичные расчеты физических лиц, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности.

 

Законным платежным средством на территории Российской Федерации является рубль, поэтому по общему правилу все наличные расчеты должны производиться в рублях. При оформлении денежного обя­зательства (в том числе и обязатель­ства выплатить наличную сумму де­нег) стороны договора по общему правилу должны указать сумму в руб­левом выражении.

Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

 

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
¨ быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;   ¨ располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
¨ иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;   ¨ закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
¨ оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;   ¨ иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами; ¨ располагать исправным огнетушителем.

 

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

 

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

 

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4 экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта, передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о материальной ответственности.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

1) точный, полный и своевременный учет всех денежных средств и операций по их движению.

2) контроль за наличием денежных средств и денежных документов.

3) сохранность денежных средств и денежных документов

4) контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

5) выявление возможностей более рационального использования денежных ресурсов.

 

Прием наличных денежных средств в кассу осуществляется с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

 

 

Право на получение денежных средств с расчетного счета наличными оформляется организацией посредством выписки денежного чека, который состоит из двух частей: корешок чека и собственно чек. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки. Расходуются наличные деньги на цели, указанные в чеке.

 

 

В кассе можно хранить небольшое количество денежных средств в пределах установленного Банком лимита. Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Превышение лимита допускается только в дни выплаты заработной платы.

Если имеются излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными, состоящее из трех частей.

 

 

Если сумма лимита остатка кассы с банком не согласована, он считается равным нулю. В этом случае необходимо сдавать в банк всю денежную наличность.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком.

Для предприятий расчеты наличными деньгами между организациями ограничены Правительством РФ и составляют 100 000 рублей по одной сделке. Данный лимит установлен в Указании ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У. Т.е. предприятие по 1 договору с организацией может произвести расчеты наличными денежными средствами в размере 100 000 руб. (с одним предприятием, следовательно, может быть несколько договоров). Необходимо отметить, что данный лимит расчетов не распространяется на расчеты между предприятием и физическими лицами.

Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

документальное оформление кассовых операций

Поступление денежных средств в кассу и выдача из нее оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, которые заполняются синими или черными чернилами, либо пишутся на пишущей машинке черным шрифтом без подчисток, помарок и исправлений.

 

Реквизитами кассовых документов являются: дата, номер, сумма цифрами и прописью с большой буквы от начала строки, подписи кассира и бухгалтера, печать, наименование организации, от кого принято, основание.

 

При поступлении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее:

- наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документах приложений;

- наличие всех обязательных реквизитов.

 

Приходные ордера (приложение 3) подписываются Главным бухгалтером или уполномоченным лицом, а расходные ордера - руководителем предприятия и Главным бухгалтером или лицами ими уполномоченными.

 

При приеме наличных денег в кассу вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации.

Приходные кассовые ордеравыписываются на основании денежных чеков, документов на отгрузку продукции покупателям и заявлений, а также других документов и должны быть погашены штампом «Получено».

 

Расходные кассовые ордера (приложение 4) выписываются на основании платежных и расчетно-платежных ведомостей, объявлений на сдачу наличных денег, авансовых отчетов подотчетных лиц. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, проставляется подпись в получении и данные предъявленного документа.

Расходные ордера погашаются штампом «Оплачено».

Расходные ордера подписываются руководителем предприятия и Главным бухгалтером, или лицами ими уполномоченными.

Работники предприятия получают заработную плату по ведомостям, расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении 5 рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок, исправлений в кассовых документах не допускается.

Если работник болеет или в командировке, то за него может получить деньги лицо по доверенности. Тогда в графе роспись кассир пишет : по доверенности и лицо, получившее деньги расписывается.

Если работник не получил оплату труда в течение 3 рабочих дней, то кассир в графе: «Роспись» ставит штамп: «Депонировано» и на сумму не полученной заработной платы работниками уменьшается сумма выплаченных денежных средств из кассы и расходный кассовый ордер выписывается на действительную сумму выплаченных денежных средств из кассы.

На общую сумму депонированной заработной платы составляется реестр депонированных сумм.

Депонированная заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

Д 70 К 76/4.

В реестре указывается Ф.И.О., сумма и дата возникновения задолженности, а сумму неполученных денежных средств из кассы кассир по объявлению на взнос наличными сдает в Банк, при этом составляется проводка:

Д 51 К 50.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

 

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, где им присваивается порядковый номери контролируется целевое использование денежных средств.

 

оформление кассовой книги

Кассир в конце рабочего дня обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой Книге (на первом экземпляре).

Кассовая книга (приложение 5) – регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации.

Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу.

Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано _____листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

 

Записи в Кассовой Книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу (если учет ведется вручную). Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Разрешается ведение кассовой книги с использованием компьютерной техники.

 

Регистрация исполнительных кассовых документов в Кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег.

В бухгалтерии кассовый отчет проверяется, и делаются записи на счете 50 по журнально-ордерной форме учета:

- по кредиту – журнал-ордер № 1;

-по дебету 50 – ведомость № 1.

Каждой строке журнала-ордера соответствует отчет кассира на конкретную дату.

 

Предприятия по движению денежных средств составляют отчет квартальный и годовой, форму № 4 «Отчет о движении денежных средств».