Сравнение программных средств для организации и проведения конференций

На сегодняшний день существует немалое число программных средств для организации конференций. Целесообразным представляется провести сравнение данных программных комплексов относительно основных информационных процессов, подлежащих автоматизации. В обзоре представлено 19 наиболее распространенных программных средств для организации конференций [приложение 1].

Формирование сайта конференции и рассылка информационных сообщений. Одним из самых эффективных способов для публикации сведений о конференции, включая информацию о регистрации и программе проведения, является Web-сайт конференции. Часть рассматриваемых нами систем (7 из 19) позволяет создавать многостраничные сайты с заданной структурой. При этом лишь системы «Агора» и «Open Conference Systems» позволяют настраивать оформление страниц своего сайта, что является существенным требованиям к CMS-системам [4]. Важной функцией программных средств для поддержки и организации конференций является рассылка уведомлений участникам по почте – такую возможность предоставляют 12 из 19 систем. Причем здесь можно выделить 2 составляющих – проведение массовых рассылок-приглашений и адресное уведомление участников об изменениях статуса заявок или обновлениях на сайте конференции [4].

Регистрации заявок. Это основная функция таких программных средств. Такую возможность в той или иной мере предоставляют все рассматриваемые нами системы.

Проведение докладов через процедуру рецензирования. Большинство систем (13 из 19) предлагают возможность рецензирования принятых заявок. Чаще всего рецензирование представляет собой процесс заполнения рецензентом фиксированной формы для каждой назначенной ему заявки. Заявки обычно назначаются рецензентам вручную, но для больших конференций это не всегда удобно, поэтому некоторые системы («Conftool», «MyReview», «OpenConf» и др.) предлагают автоматизированное назначение рецензентов в соответствии с их предпочтениями (свои предпочтения указывают сами рецензенты). Отметим, что этому вопросу в последние годы уделяется повышенное внимание [4].

Составление программы конференции. Помощь в составлении программы предоставляют 10 из 19 систем. Обычно данная помощь сводится к возможности создания нескольких секций, распределения по ним докладов и их упорядочивания. Однако система «Indico» позволяет также формировать программу в табличном виде и поддерживает параллельные секции [4 ].

Формирование сборника трудов конференции. Средства для формирования сборника тезисов предоставляют лишь 4 из рассмотренных 18 систем: «Информационная система «Конференции», «Conference Online-Management System», «The Conference Engine™» и «Indico». Это связано с трудностью автоматизации данного процесса, в части приведения текстов публикаций к единообразному оформлению [4 ].

Дополнительные возможности. Кроме рассмотренных основных возможностей, некоторые системы предлагают дополнительные. Например, «Open Conference Systems» имеет возможность интеграции с LDAP-каталогом. Системы «Conftool», «MyReview», «Open Conference Systems», «The Conference Engine™» и «Indico» предоставляют возможность принятия оплаты и учета взносов [4 ].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, существует много средств, решающих отдельные задачи поддержки проведения конференций. Однако при попытке их комплексного применения возникают типичные для неполной автоматизации пробелы – проблемы, устранение которых невозможно или требует существенных усилий. Системным решением этого вопроса является создание программного комплекса, реализующего весь спектр задач, связанных с автоматизацией и информационной поддержкой проведения конференций. Однако, весьма трудоемким оказывается процесс отбора таких программных комплексов для специфических задач некоторых конференций. Решению этого непростого вопроса и был посвящен данный реферат. В ходе обзора не удалось выявить «лучшего» или «универсального» программного средства. Тем не менее было выявлено несколько систем, которые в зависимости от условий предоставления услуг (платно, бесплатно) и комплектации можно отнести к группам бюджетного или премиального сегмента. Для небольших учебных заведений, не располагающих обширными финансовыми средствами, наиболее оптимальным вариантом представляется использование бесплатной системы АГОРА, имеющей русскоязычный интерфейс и предоставляющей наиболее полный комплекс услуг: поддержка сайта, регистрация заявок, рецензирование, почтовые рассылки.

Задачи, поставленные в реферате можно считать выполненными. Были рассмотрены основные задачи и классы программных средств организации конференций, выявлены особенности функционирования и использования таких программных комплексов, а также проведен общий обзор и сравнение этих систем в соответствии с основными требованиями.