Создание листа регистрации изменений

Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия:

- открыть файл с документом содержащим исправления;

- открыть файл с основным документом;

- в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения;

- если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена Microsoft Windows первоначальный текст этого абзаца;

- создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл;

- присвоить новому файлу имя;

- если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того, чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения;

- создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл;

- принять все изменения и присвоить новому файлу имя;

- закрыть файл с основным документом;

- перейти на лист регистрации изменений;

- присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений. Для этого выполнить следующие действия:

- установить курсор после текста Изменено, Удалено, Введено вновь;

- из главного меню редактора выбрать Вставка, Дата и время..., в качестве формата даты выбрать первую строку, флажок Вставить как поле должен быть выключен, нажать кнопку ОК;

- связать первую строку листа регистрации изменений с соответствующим файлом, содержащим первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь. Для этого выполнить следующие действия:

- установить курсор после даты проведения изменения, из главного меню редактора выбрать Вставка, Объект..., вкладка Создание, в поле Тип объекта выбрать Документ Microsoft Word;

- переключиться на вкладку Создание из файла;

- нажать кнопку Обзор из появившегося диалогового окна Обзор выбрать имя файла, содержащего первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;

- включить флажок В виде значка, нажать кнопку ОК. В лист регистрации изменений будет помещен значок со ссылкой на файл, содержащий первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;

- повторить два предыдущих пункта для каждой строки листа регистрации изменений.

На листе регистрации изменений должны быть расположены строки, имеющие следующую структуру (Таблица 4.1):

Таблица 4.1

Номер концевой сноски

Характер изменения

Дата внесения изменения

Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь

- Номер концевой сноски: порядковый номер сноски в тексте документа;

- Характер изменения: описание изменения (Изменено, Удалено, Введено вновь);

- Дата внесения изменения: дата в формате (21.01.2001);

- Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь: значок документа.

Двойное нажатие левой кнопки мыши на концевой сноске в тексте документа переносит курсор на соответствующую концевую сноску на листе регистрации изменений. Эта возможность позволяет определить характер внесенного изменения и время внесения изменения.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1 Изучить раздел Общие сведения.

2 Набрать документ 1 в соответствии с приложением Г.

3 Даты и сумму выделить с помощью кнопки Выделение цветом.

4 Ввести инициалы пользователя (одного из членов бригады).

5 Ввести примечания:

- внести изменения о сумме долга в пункты 1, 2 и 3 договора;

- удалить пункт 3 договора;

- добавить дополнительный пункт после пункта 5 (сведения о количестве экземпляров договора) в договор.

6 Получить распечатку договора с примечаниями. Для этого необходимо выполнить команду Файл/Печать. В диалоговом окне Печать нажать на кнопку Параметры и поставить флажок перед пунктом Примечания (текст примечаний будет расположен в конце документа).

7 Сделать копию договора и внести в него исправления согласно примечаниям, внесенным в документ 1 (см. п.5). При этом включить режим Записи исправлений.

8 Чтобы просмотреть все исправления, внесенные в документ, необходимо включить режим Отображать исправления на экране.

9 Скопировать каждое исправление в новые документы и сохранить под соответствующими именами: удаленный пункт – под именем Удален. док1 – (№ бригады); измененный пункт – Изменен. док1 – (№ бригады); вставленный пункт – Вставлен. док1 – (№ бригады).

10 Просмотреть все исправления, внесенные в документ с помощью окна Просмотр исправлений и после просмотра нажать на кнопку Принять все.

11 Поставить утверждающие подписи руководителей предприятий, составивших договор.

12 Прежде чем составить лист регистраций изменений, необходимо вставить концевые сноски (см. раздел Общие сведения).

13 Составить лист регистраций изменений с простановкой даты внесения исправлений (Приложение И).

14 Продемонстрировать преподавателю в электронном виде результат работы.

15 Распечатать копию договора с утверждающими подписями и листом регистраций изменений.

16 Оформить отчет.

Контрольные вопросы

1 С какой целью применяется способ Выделение цветом в документах?

2 Как можно ввести инициалы пользователя?

3 Как вводятся примечания в документ?

4 Каким образом вносятся исправления в документ?

5 Как осуществляется автоматическое проставление утверждающей подписи?

6 Для чего применяются концевые сноски в документах и способ их создания?

7 Каким образом создается лист регистраций изменений?

Лабораторная работа № 5

Создание перекрестных ссылок в документе при помощи полей Word

Цель работы: изучить возможности программы MS WORD при работе с полями, научиться создавать и обрабатывать перекрестные ссылки в документе, используя поля Word и различные ключи к ним.

 

Общие сведения

Поле представляет собой специальный код, который интерпретируется программой Word как приказ вставить на данное место в документ определенную информацию и при необходимости обновлять ее.

Word использует коды полей при выполнении многих стандартных процедур, например, при нумерации страниц, нумерации уровней структуры документа или при составлении указателей и оглавлений. Коды полей можно использовать и для решения собственных задач, например, производить достаточно сложные вычисления, вставлять в документ объекты, организовывать ссылки, формировать колонтитулы и многое другое.

При печати значения полей обновляются, но можно организовать запрет обновления как всех полей, так и только указанных пользователем.

Word позволяет отображать на экране либо сами коды полей, либо их значения, полученные в результате вычисления или выполнения этих кодов.

Кодполя отображается заключенным в специальные фигурные скобки, которые можно ввести с клавиатуры посредством совместного нажатия клавиш [Ctrl ]+[ F9 ]. Использование в качестве ограничителей кодов полей обычных фигурных скобок не допускается.

Каждый код поля включает идентификатор операции, например, PAGE для поля номера страницы, который может вводиться как прописными, так и строчными буквами.

Многие коды полей дополняются ключами, определяющими способ вычисления поля. Ключ начинается символом обратной косой черты \.

Режим отображения кодов полей включается/выключается с помощью сочетания клавиш [ Аlt ]+[ F9 ] или установкой/сбросом флажка коды полей на вкладке Вид в диалоговом окне Сервис/Параметры. Для облегчения поиска полей в документе рекомендуется включать режим затенения.

Поля вставляются в документ вручную или с помощью команды меню.