Аналитический отчет по итогам выставки

Вы получите максимальный эффект от выставки, если приведете результаты работы на ней в структурированный и понятный вид, пригодный для последующего анализа и управленческих решений.

Целенаправленная обработка данных о закончившейся выставке способствует достижению заданных ранее целей. С самого начала должно быть определено, в какие сроки и каким путем (через какие службы – сбыт, внешняя служба, представительства) предполагается в дальнейшем укреплять налаженные на выставке связи.

Сравнение с истраченным бюджетом дает важные точки опоры для участия в следующем мероприятии. Но здесь надо учитывать возможность изменений в концепциях выставок и своевременно узнавать о них [6].

Порядок оформления участия: пакет документов

Чаще всего для регистрации экспоненту необходимо направить в адрес организатора оформленную заявку на участие в выставке. Заявка оформляется согласно установленной организатором формы и подписывается уполномоченным фирмы.

Возможный пакет документов, формируемый в рамках участия в выставке:

- Заявка на участие в выставке (подавать следует не позднее, чем за 15-20 дней до начала выставки), (приложение 2);

- В случае необходимости, заявка на строительство стенда (приложение 3);

- В случае необходимости, заявка на строительство стенда (приложение 4) [6].

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ГЛАВА 3. План организации участия в выставке

Планирование процесса

Составим план участия в выставке, на примере Красноярской студии искусства «Сальвадор арт-студио».

Это начинающая компания, основанная в сентябре 2013 года. Основная деятельность – покупка, в дальнейшем продажа картин, как известных Красноярских художников, так и собранных холстов из путешествий по миру. Картины бывают в единственном экземпляре, а так же, копии шедевров мировой живописи.

Участвуя в выставке, «Сальвадор арт-студио» прежде всего, сможет заявить о себе, найти потенциальных клиентов и подробнее узнать рынок конкурентной среды.

Целью проведения выставочного мероприятия будет получение 27 новых заказов на сумму не менее, 162 000 рублей.

Задачи:

- Осуществить не менее 100 контактов (на переговоры с одним целевым посетителем стенда в среднем уходит 15 минут. Учитывая время, потраченное на перерывы и обед, за один выставочный день один менеджер сможет принести, максимум, 20-25 результативных контактов умножаем на 4 дня);

- Рассказать о своей компании потенциальным потребителям;

- Подготовить раздаточный материал;

- Наполнить стенд выставочными образцами;

- Подготовить персонала;

- Информировать постоянных/потенциальных покупателей о предстоящей выставке и новых товарах представленных на ней.

Основываясь на цели и задачах, хороший вариант для нашей компании станет выставка «Арт-Красноярск – 2014». Основной тематический раздел – искусство. Выставка дает возможность познакомить жителей Красноярска с нашими работами, а так же поделиться опытом, найти поддержку в виде спонсоров, найти новые контакты, художников.

Дата проведения: 23.10.2014 - 26.10.2014.

Организатор: Красноярская Ярмарка.

Место проведения: г. Красноярск, ул. Авиаторов, 19, МВДЦ «Сибирь» (приложение 5).

Статистические данные прошедших выставок (2013 г.):

Количество участников: 355 мастеров ДПИ и художников из 8 зарубежных стран( Германии, Голландии, Республики Армения, Республики Беларусь, Украины, Киргизии, Монголии, Южной Кореи) и разных регионов России (Москвы, Санкт-Петербурга, Тюмени, Екатеринбурга, Новосибирска, Алтайского края, Омска, Томска, Хакасии, Тывы, Эвенкии, Киргизии, Красноярска и Красноярского края и др.).

Количество посетителей: 13 320 человек из разных регионов России, городов и районов Красноярского края.

Основные тематические разделы:

- Современное искусство: живопись, скульптура, пластика, графика;

- Авангардное искусство: инсталляция, компьютерная анимация;

- Фотография художественная, документальная, фото- и видеопроекты;

- Декоративно-прикладное искусство: картины и предметы интерьера из бересты и других природных материалов, изделия из натуральных камней, художественная ковка, литьё, чеканка, гончарное ремесло, керамика, мозаика;

- Одежда из натуральных материалов, вышивка, кружевоплетение, макраме, бисероплетение, батик, гобелены, украшения из самоцветов, художественные изделия из меха и кожи, лоскутная и кожаная мозаика, сувениры, обереги;

- Авторские куклы и мягкие игрушки ручной работы;

- Авторские предметы быта и интерьера;

- Флористика, икебана, фитодизайн;

- Краски, багет, художественные кисти, инструменты и материалы;

- Книги по искусству и творчеству;

- Музыка, музыкальные инструменты, звуковое, световое, видеооборудование;

- Оборудование, материалы и реквизиты для учреждений культуры и искусства.

Вход на выставку – 100 рублей.

Мероприятие на выставке:

На выставке планируется провести маркетинговое мероприятие (мастер-класс), в котором будут рассказаны тонкости художественной деятельности, а именно, мастер-класс о том, как отличить подлинник от копии, увидеть картину настоящего художника. Мастер-класс будет проходить на стенде в первый выставочный день в 15:00.

Оформление стенда компании

Стандартный стационарный стенд 6 м2 (линейный).

Стенд 6 кв. м. включает:

o Размеры стенда: 2х3 м;

o Стол – 1 шт.;

o Стулья – 4 шт.;

o Вешалка – 1 шт.;

o Корзина для мусора – 1 шт.;

o Розетки – 1 шт.;

o Светильники – 2 шт.

Состав персонала на стенде: 2 стендиста состоящих в штате компании.

Подготовка персонала к участию: за 14 дней до мероприятия, будущие стендисты будут четко знать, новое поступление товара, тематику выставки, задачи и цель мероприятия. Так же, необходимо ознакомить где именно будут закреплены места на стенде за каждым стендистом, график работы, форма одежды. Для каждого стендиста будет собран пакет документов, в котором будет храниться основная информация о компании, о ее целях, достижениях, так же контактные телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов.

Ответственные сотрудники – Алена Миночкина, штатный сотрудник.

Рекламные материалы

Основным рекламным материалом будет буклет, в котором представлены большинство работ, их цена, контактные данные, а так же информация о компании.

Так же в виде раздаточного материала будет листовка. Дизайн – оформлены, как картины известных мировых художников, на обратной стороне, название картины автор работы, небольшой рассказ о данной работе, адрес компании, телефон, ссылки на интернет-ресурсы, QR-код для доступа на сайт вконтакте, в официальную группу «Сальвадор арт-студио».

3.4. Смета расходов по участию в выставке «Арт-красноярск 2014» (приложение 6).

АРЕНДА ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ

Участие на оборудованных стендах:

1 м2 оборудованного выставочного стенда (минимальный размер 6 м2) – 5 500 руб. В стоимость участия входит оформление стеновых конструкций стандартного выставочного стенда, стол и два кресла, охрана экспозиции выставки в ночное время, общее освещение, уборка проходов выставки, изготовление фриза с надписью фирмы в общем выставочном стиле (не более 15 букв), пропуск на выставку (из расчета 2 м2 оборудованной площади – 1 пропуск).

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ СБОР

10 000 руб. В стоимость регистрационного сбора входит:

- размещение текстовой информации (до 500 знаков), а также логотипа компании в официальном каталоге выставки

(информация, превышающая данный объем, размещается за дополнительную плату);

- предоставление 1 экземпляра каталога выставки;

- бейдж экспонента;

- общая реклама выставки в СМИ;

- право на участие двух представителей экспонента в мероприятиях выставки, не требующих специальных приглашений.

СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ

QR-код (англ. quick response — быстрый отклик) — матричный код (двумерный штрихкод), предоставляющий информацию для быстрого её распознавания с помощью камеры на мобильном телефоне, разработанный и представленный японской компанией «Denso-Wave» в 1994 году.

Смета расходов — полный расчет расходов предприятия на производство и реализацию продукции за определенный календарный период (год, квартал), составленный по экономическим элементам расходов.

Стенд —оформленная с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки/ярмарки предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии.

Стендист — сотрудник организации или специально нанятый профессионал, работающий на стенде во время выставки, ярмарки.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Основы выставочной деятельности. Учеб. пособие. — М., 2003.

2. Котлер Ф. Основы маркетинга. — М., 1993г.

3. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. — М., 1997.

4. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара // Практический маркетинг. — М., 2001. — №3.

Интернет-ресурсы

5. http://www.auditexpo.ru/eksponentam/choose/ официальный выставочный аудит России и стран СНГ.

6. http://krasfair.ru/participants/conditions-participation/ официальный сайт ВК МВДЦ «Сибирь».

7.http://www.exponet.ru/exhibitions/by-id/artkraskr/artkraskr2014/index.ru.html выставки России, СНГ и Мира.

Приложение 1

Пример креативного оформления стенда

 

Приложение 2

к договору № 012458 от «24»_декабря_ 2013г.

ЗАЯВКА

На проведение мероприятия

Специализированная выставка «Арт-Красноярск 2014»

Полное название планируемого мероприятия, его формат

 

Место проведения мероприятия

г. Красноярск, ул. Авиаторов, 19, МВДЦ «Сибирь», павильон №2

(павильон № 1, 2, 3, 4, выставочный холл, крытый выставочный двор)

 

Сроки проведения мероприятия

с

23.10.2014

по

26.10.2014

(дата) (время)

 

Количество участников

чел.

 

Заказчик

ООО «SALVADOR арт-студио»

Полное название организации

 

Юридический адрес

Г. Красноярск, ул. Новосибирская, д.48

Индекс, страна, город, улица, № строения

 

Руководитель Ф.И.О.

Миночкина Алена Николаевна

Должность

директор

 

Доверенное лицо

Петрусенко Татьяна Витальевна

Должность

заместитель директора

 

Конт. тел./e-mail:

8-902-910-28-44

/ [email protected]

 

Банковские реквизиты: Банк

ОАО «Сбербанк России»

 

р/с

30301 810 8 0000 6003800 в Сбербанке России ОАО

к/с

30101 810 4 0000 0000225 в ОПЕРУ МГТУ Банка России

 

БИК

ИНН/КПП

/775003035

ОГРН

 

Заказчик резервирует номера в гостинице

с

-

по

-

 

двухмест.

-

одномест.

-

полулюкс

-

люкс

-

апартаменты

-

Дополнительное оборудование и услуги:	Кол-во:	Сумма:

 

Техническое задание:

 

Заказчик:

Руководитель(должность)	Миночкина Алена Николаевна, директор
Организация	ООО «SALVADOR арт-студио»
	/

М.П.

ЗАЯВКА НА СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА