Назначение текстового процессора Word

Текстовый процессор Word

Создание, редактирование и форматирование текста.

Назначение текстового процессора Word

Текстовый процессор Word предназначен для ввода, редактиро­ва­ния, вёрстки и печати документов различной степени сложности. Word обеспе­чивает следующие функции редактирования текста:

· ввод, просмотр и корректировку текста;

· манипулирование фрагментами текста;

· использование различных шрифтов;

· автоматическую вёрстку страниц текста с учётом заданных пользователем параметров;

· использование в документе рисунков, диаграмм, формул, таблиц и других объектов;

· автоматическое создание оглавления документа;

· проверку правописания;

· одновременное редактирование нескольких документов;

· печать документа.

Имеются и другие возможности.

Вызов Word и завершение работы с ним

Для вызова Word необходимо нажать кнопку Пуск, активизировать меню Программы и щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Microsoft Word.

Для продолжения работы с ранее созданным файлом, содержащим документ Word, мож­но вызвать текстовый процессор пу­тём двойного щелчка левой кнопкой мыши на имени файла, содержащего требуемый документ.

Для завершения работы Word следует закрыть его окно любым известным способом. Если изменённый документ не запи­сан в файл, Word потребует записать документ либо подтвердить необходимость выхода без записи.

Окно Word

Первая строка окна Word содержит название программы и имя файла документа, с которым Вы работаете в данный момент.

Во второй строке расположено меню, содержащее команды Word.

Далее следуют две строки панелей инструментов, содержащих управ­ляющие элементы, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам.

Следующая строка называется линейкой. Она используется при фор­матировании абзацев и таблиц.

В остальной части окна (кроме нижней строки) отображается фрагмент редактируемого документа. Горизонтальная черта отмечает ко­нец документа. Мигающая вертикальная черта — курсор — показывает место, где будут появляться вводимые пользователем символы.

Нижняя строка называется строкой состояния. В ней отображается информация о текущем состоянии текстового про­цессора. Как правило, первые четыре цифры означают номер страницы в разделе, номер раздела, номер страницы в документе, число страниц в документе.

Справа окно Word ограничено вертикальной полосой прокрутки, а снизу — горизонтальной полосой прокрутки, предназначенными для перемещения по документу.

В процессе работы Word вид его окна может изменяться.

Документ Word

Документ Word состоит из одного или нескольких разделов, для каждого из которых установлены: размер листа; поля; колонтитулы — надписи, повторяющиеся на каждой странице раздела и размещаемые на верхнем или нижнем поле; способ нумерации страниц.

Основной единицей текста в Word является абзац. Абзац характеризуется стилем абзаца. Стили абзаца имеют названия. Для каждого стиля абзаца определены:

· междустрочный интервал;

· границы абзаца и абзацный отступ;

· способ выравнивания текста;

· позиции табуляции;

· обрамление и фон абзаца;

· внешний вид символов.

Если в стиль абзаца вносятся изменения, переформатируются все абзацы, оформленные данным стилем.

Перечисленные параметры могут быть установлены для отдельного абзаца без внесения изменений в стиль, но делать это не реко­мендуется.

Символы текста характеризуются стилем символа. Стиль символа включает всё, что определяет его внешний вид:

· наименование шрифта;

· начертание (жирный, курсив), подчеркивание

· размер;

· положение относительно линии набора;

· расстояние между символами;

· цвет.

Хотя для любой последовательности символов может быть опреде­лён каждый из этих параметров независимо от стиля, делать это не­желательно.

Создание нового документа

Для создания нового документа следует дать команду Файл—Создать¼. Word открывает окно диалога Создание документа, в котором следует выбрать требуемую вкладку в соответствии с типом создаваемого документа.Если нет основания для выбора специального шаблона, предназначенного для оформления документа определённого типа, следует выбрать вкладку — Общие и значок документа — Обычный.

Форматирование документа

В программе Word рекомендуемым способом форматирования явля­ется применение ранее определённых стилей к абзацам и символам. По умолчанию используются стиль абзаца “Обычный” и стиль символа “Основной шрифт абзаца”.

Чтобы назначить стиль абзаца, надо установить курсор в требуемый абзац (или выделить требуемые абзацы) и указать имя назначаемого стиля абзаца в комбинированном поле Стиль (Обычный ) на панели инструментов (стили символов можно отличить от стилей абзацев по префиксу a). Назначенный стиль абзаца распро­стра­няется на абзац, содержащий курсор, либо на все абзацы, входящие (хотя бы частично) в выделенный фрагмент.

Чтобы назначить стиль символа, надо выделить требуемый фрагмент и указать имя назначаемого стиля символа в комбинированном поле Стиль (Обычный ) на панели инструментов. Назначенный стиль символа распространяется на выделение, а если его нет — на символы, которые будут вводиться в позицию курсора.

Для создания и редактирования стилей абзацев и символов используется команда Формат—Стиль¼.

Для создания нового стиля абзаца следует:

· дать команду Формат — Стиль ¼;

· в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Создать…;

· в комбинированном поле Имя: ввести имя, которое Вы хотите присвоить стилю;

· в комбинированном поле Стиль указать, что создаётся стиль — Абзаца;

· нажать кнопку Формат , выбрать в появившемся списке — Абзац¼ В диалоговом окне Абзац ввести необходимую информацию об атрибутах абзаца данного стиля;

· нажать кнопку Формат , выбрать в появившемся списке — Шрифт¼ В диалоговом окне Шрифт ввести необходимую информацию об атрибутах символов данного стиля.

Для создания маркированных и нумерованных списков необходимо выделить все абзацы списка, открыть окно диалога Список командой Формат—Список¼ и выбрать нужный способ оформления. Можно также использовать кнопки и , расположенные на панели инструментов.

Операции с файлами

Операции с файлами выполняются так же, как и в программах WordPad и Paint. Используются команды Файл—Сохранить как¼, Файл—Сохранить, Файл—От­крыть¼. Имени файла по умолчанию присваивается расширение .doc, присваивать другие расширения не рекомендуется.

Предварительный просмотр и печать документа

Режимы просмотра документа

Word предоставляет пользователю возможность выбора режима работы с документом. Существуют следующие режимы работы:

· обычный — режим общего назначения для быстрого ввода, редактирования и форматирования документа. Поля, верхние и нижние колонтитулы не отображаются;

· разметки страницы — обеспечивает размещение абзацев текста и объектов на странице так, как они будут выглядеть при выводе на печать;

· электронного документа — отображает документ в формате, с которым удобно работать на экране;

· предварительного просмотра — отображает одну или несколько печатных страниц в виде, максимально приближенном к напечатанному;

· структуры — служит для просмотра общей структуры документа; позволяет просматривать, создавать и редактировать заголовки глав, параграфов и т.п., скрыв остальной текст;

· главного документа — включает средства работы с вложенными документами, удобен при работе с большими документами, например, книгами.

Чтобы переключиться в любой режим, за исключением режима предварительного просмотра, необходимо выбрать команду Вид. Чтобы переключиться в режим предварительного просмотра, необходимо дать команду Файл—Предварительныйпросмотр или нажать кнопку на панели инструментов.

Создание оглавлений

Предпосылкой создания оглавления документа является оформление заголовков разделов документа стандартными стилями заголовков ("Заголовок 1"… "Заголовок 9").

Далее для создания оглавления сле­дует:

· поместить курсор в то место документа, куда предстоит вставить оглавление;

· дать команду Вставка — Оглавление и указатели…;

· в появившемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбрать вкладку Оглавление;

· в списке Вид: указать желаемый формат оглавления (пример отобра­жается в поле Образец), включить переключатели Показать номера страниц и Номера строк по правому краю, в поле Уров­ни: указать, сколько уровней заголовков сле­дует включать в оглав­ление, в списке Заполнитель: выбрать жела­емый вид заполнителя про­межутка между наименованием раздела и но­мером страницы, затем нажать кнопку ОК.

Работа в режиме предварительного просмотра

Чтобы обеспечить качественную подготовку документа к печати, Word предоставляет возможность просмотра документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. Это позволяет обнаружить листы, не до конца заполненные текстом, неудачно размещенные иллюстрации и т.п.

Чтобы включить этот режим, нажмите кнопку на панели инструментов. Word отобразит на экране вёрстку текущей страницы (или нескольких страниц, включая текущую). Чтобы вывести на экран ров­но одну страницу, нажмите кнопку на панели инструментов предварительного про­смотра. Чтобы вывести несколько страниц, нажмите кнопку . Под кнопкой появится табличка, в которой мышью сле­дует выделить столько ячеек, сколько страниц одновременно Вы хотите видеть на экране.

Чтобы увеличить изображение области документа, установите курсор мыши в том месте, которое нужно лучше рассмотреть, и щелкните левой кнопкой мыши. Повторный щелчок восстанавливает исходную степень увеличения.

Чтобы изменить масштаб изображения страницы (страниц), укажите требуемый масштаб в комбинированном поле Масштаб (75% ) на панели инструментов.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим просмотра документа, нажмите кнопку Закрыть.

Если на последней странице документа оказалось совсем немного текста, Вы можете уменьшить число страниц, нажав кнопку на панели инструментов.

Можно изменить размеры полей страницы, перемещая границы полей по горизонтальной и вертикальной линейкам.

Печать документа

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в правильности вёрстки, используя режим предварительного просмотра.

Чтобы напечатать весь документ, достаточно нажать кнопку на панели инструментов. Полный набор возможностей по управлению печатью обеспечивает команда Файл — Печать… Она вызывает диалоговое окно, в котором в группе Страницы можно указать, какую часть документа требуется напечатать:

все — весь документ;

текущая — только страницу, номер которой указан в информационной строке;

номера: — интервал страниц, указанный в соседнем поле ввода (например: 1,3,5,-12);

выделенный фрагмент — выделенный фрагмент (если выделенного фрагмента нет, этот переключатель недоступен).

Чтобы сделать несколько копий документа, укажите в группе Копии в поле число к опий: их количество.

[1] При альбомной ориентации бумага заправляется в принтер так же, как и при книжной: текстовый процессор сам поворачивает изо­бражение.

[2] Под полем понимают расстояние от края листа бумаги до самого текста.

Текстовый процессор Word

Создание, редактирование и форматирование текста.

Назначение текстового процессора Word

Текстовый процессор Word предназначен для ввода, редактиро­ва­ния, вёрстки и печати документов различной степени сложности. Word обеспе­чивает следующие функции редактирования текста:

· ввод, просмотр и корректировку текста;

· манипулирование фрагментами текста;

· использование различных шрифтов;

· автоматическую вёрстку страниц текста с учётом заданных пользователем параметров;

· использование в документе рисунков, диаграмм, формул, таблиц и других объектов;

· автоматическое создание оглавления документа;

· проверку правописания;

· одновременное редактирование нескольких документов;

· печать документа.

Имеются и другие возможности.