Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

· В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

· Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о предприятии и его налоги, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

 

1. Проектирование таблицы

Создание структуры базы данных (имя, типы данных, ключевое поле, мастер подстановки, описание)

Для каждого поля таблицы можно задать три основных параметра: Имя поля, Тип данных, Описание

Имя поля обязательный параметр и может содержать не более 64 любых символов за исключение точки, восклицательного знака, одинарной кавычки и прямых скобок. Кроме того, имена полей не могут начинаться с пробела и первых 32 символов таблицы ASCII. Следует избегать совпадений наименований полей с ключевыми зарезервированными словами СУБД. Следует избегать использования длинных имен полей, если вы планируете программировать на Visual Basic.

Тип данных. Существует 9 типов данных, которые можно присвоить полю:

· Текстовый. 255 символов длиной. Размер поля всегда соответствует количеству введенных в него символов.

· Поле Мемо. Тоже поле текстового типа, но оно может содержать до 65 535 символов. Его нельзя индексировать и оно не может быть ключевым.

· Дата/время. Содержит значение времени и даты. При помощи свойства Format можно задать способ представления даты и времени. Диапазон представления расположен в пределах между 1000 –м т 9999 – м годами.

· Числовой. Предназначен для хранения числовой информации. Длина поля зависит от значения свойства Размер поля и может принимать значения 1 (байт), 2 (целое), 4 (длинное целое, одинарное с плавающей точкой), 8 (двойное с плавающей точкой) и 12 (действительное) байт.

· Денежный. Способ представления денежной информации зависит от региональных настроек.

· Счетчик. Обычно используется для создания первичного ключа (ключевого поля). Значения его изменять нельзя – его значение определяется средствами Microsoft Access. Его размер – 8 байт. Счетчик может принимать последовательные и случайные значения.

· Логический. Поля этого типа могут принимать значения Да или Нет, Истина/ложь, Включено/выключено.

· Поле объекта OLE. Поля этого типа связываются с различными объектами – листы Excel, документы Word, видео ролики, изображения и пр. Размер поля объекта OLE может быть до 1 гигабайта

· Гиперссылка.

Описание поля – необязательный элемент, в котором дается краткое описание пояснительного характера.

Индексация

Чем больше данных хранится в таблицах, тем больше индексов нужно для эффективного поиска данных. Индекс – это внутренняя таблица, состоящая из двух столбцов: значения выражения, содержащего все поля, включенные в индекс, и местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения.

Ключ і індекси можна задавати для поля будь-якого типу, окрім типів МЕМО, Об'єкт OLE, Гіперпосилання. Якщо ключове поле має тип Логічний, то в ньому можуть бути тільки два записи.

 

 

Новая база данных …

 

 

Проектирование таблицы

 

Создание таблицы в режиме конструктора

 

 

Создание таблицы с помощью мастера

 

 

Корректировка структуры БД

 

 

Мастер подстановок

 

Связь с существующей таблицей (использование значений существующей таблицы)