Диаграмма «Исключение из ЦВР»

Исключение из Центра внешкольной работы происходит по желанию родителей или по решению администрации Центра. При необходимости зам. директором по УВР формируется приказ. Педагог в своем журнале делает пометку об исключении ученика из Центра. Передает личную карточку в архив. По информационно-методическому и программному обеспечению удаляет данные об ученике из базы [14]. Диаграмма процесса представлена на рис. 1.7.

Педагогами центра формируются отчеты по своим студиям об участии воспитанников в мероприятиях. Информация об участии воспитанников хранится в журналах педагогов. Затем руководители структурных подразделений обобщают эту информацию по своим подразделениям. На основании этого заместителем директора по учебной работе рассчитываются фактические показатели, и формируется отчет об исполнении муниципального задания учреждением. После утверждения отчета директором, он передается в управление по образованию и науке города [14].

Рис. 1.6 Диаграмма процесса «Исключение из ЦВР»

Рис. 1.7 Диаграмма процесса «Организация мероприятий»

1.1.3 Технико-экономическое обоснование на создание «Подсистемы управления образовательными услугами ИС «Центра внешкольной работы г. Сочи»»

Введение

Основанием для проведения работ является приказ директора МОБУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи Тодуа И. Б.

Заказчик: МОБУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи (г. Сочи, Курортный проспект, 32а).

Разработчик: СГУ, студентка (г. Сочи, ул. Пластунская, д. 94).

Сроки начала и окончания работ

Дата начала работы 08.04.2013 г.

Дата окончания работы 21.06.2013

 

Характеристика объекта автоматизации

Общая характеристика

Объектом автоматизации проектирования является деятельность по управлению образовательными услугами центра внешкольной работы г. Сочи. Руководителем указанного учреждения является директор, в его непосредственном подчинении находится четыре заместителя, психолог и секретарь. Руководителем отдела учебно-воспитательной работы является заместитель директора по УВР. В подчинении у замдиректора по УВР находятся руководители структурных подразделений, отвечающих за работу педагогов в своих подразделениях.

Организационная структура предприятия представлена в организационной диаграмме на рис. 1.2.

Характеристика существующей системы управления

Деятельность отдела УВР центра можно условно разбить на 4 основных бизнес-про-цесса: прием обучающихся в центр внешкольной работы, исключение обучающихся из центра внешкольной работы, организации культурно-массовых мероприятий.

Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением образовательными услугами центра внешкольной работы. Документооборот отдела учебно-воспитательной работы Центра внешкольной работы представлен на рис. 1.8.

Основанием для зачисления в ЦВР является заявление от родителей и личные данные ребенка и родителя (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.). Необходимые документы (заявление, мед. справка и т.п.) принимает педагог центра, на учеников заводятся личные карточки, вся полученная информация заносится и хранится в дальнейшем в журнале у педагога. Ученики записываются к педагогам в зависимости от желаемой направленности обучения (художественное подразделение, спортивно-патриотическое и т.д.). При желании можно записаться в несколько секций различной направленности.

Оценкой уровня обучения в центре внешкольной работы является успешное участие в мероприятиях различного уровня. Мероприятия проводятся согласно приказам или приглашениям организаторов, наиболее успешные воспитанники отбираются для участия в мероприятиях, конкурсах, соревнованиях. По окончанию мероприятий педагогами центра отмечается в журналах информация о проводимом мероприятии (сроки провидения, место и вид), участвующие ученики и их достижение в мероприятии (победа или призовое место). Также эта информация дублируется педагогом в личную карточку.

Воспитанник может быть отчислен из Центра:

– по желанию самого обучающегося и (или) его родителей (законных представителей);

– по окончании полного курса обучения по избранной образовательной программе;

– при наличии медицинского заключения о состоянии здоровья обучающегося, препятствующего его дальнейшему обучению;

– по решению органа управления Центра (педагогический совет и др.) за совершение противоправных действий, грубые и неоднократные нарушения Устава допускается в качестве крайней меры воздействия. Процедура исключения обучающегося оформляется приказом, объяснительными записками, протоколами индивидуальной работы с обучающимся и его родителями (законными представителями), фиксацией фактов неоднократных грубых нарушений устава;

– по достижении обучающегося возраста 18 лет.

Примеры входных и выходных документов Центра представлены в приложении 5.

Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении

При анализе деятельности центра внешкольной работы были выявлены следующие недостатки:

– разрозненность однородной информации, что существенно сокращает оперативность доступа к ней, возможность её анализа и дальнейшего использования при планировании направлений развития Центра;

– переложение некоторых административных функции на преподавательский состав;

– неэффективность описанного выше способа формирования и ведения учетной документации;

– большие объемы информации, с которыми приходится работать персоналу;

– неоправданно большие затраты времени персонала центра на ведение и оформление всей необходимой документации;

– отсутствие защиты информации, хранящейся в журналах педагогов от несанкционированного доступа к ней со стороны учащихся.

Рис. 1.8 Документооборот модели AS IS

 

Цели, критерии и ограничения внедрения подсистемы

Характеристика целей создания подсистемы.

Информационная система управления образовательными услугами Центра разработана для автоматизации деятельности по управлению образовательными услугами учреждения. ИС позволит:

– отслеживать изменения контингента центра нешкольной работы;

– учитывать развитие творческой деятельности учеников Центра;

– рассчитывать показатели обеспечивающие контроль результатов процесса (см. рис. 1.4);

– избежать указанных недостатков в существующей организации управления;

– вести электронный журнал педагога учреждения дополнительного образования.

Характеристика ограничений по созданию подсистемы.

Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, больничных листов, отпусков и назначение зарплаты, формирование расписания учебных занятий.

Функции и задачи создаваемой подсистемы

Подсистемы включает в себя следующие автоматизированные функции (на основании модели «AS IS»):

– формирование справки об обучении;

– ведение журнала педагога;

– учет творческих достижений воспитанников;

– формирование отчета о творческих достижениях;

– учет численности воспитанников;

– формирование цифрового отчета численности групп;

– учет количества выдаваемых свидетельств об окончании обучения;

– расчет показателей, обеспечивающих контроль бизнес-процессов.

Выше перечисленные функции подсистемы позволяют повысить эффективность деятельности предприятия, уменьшить потерю документации центра, создать единую информационную базу для анализа.

 

Ожидаемые технико-экономические результаты создания подсистемы

Основные источники технико-экономической эффективности, получаемые в результате создания подсистемы:

– сокращение объема бумажной документации;

– увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;

– возможность анализа деятельности центра внешкольной работы на основе накопленных в БД сведений;

– защита информации от несанкционированного доступа к ней учащихся;

– безопасное хранение всей учетной документации центра;

– оперативность доступа к сведениям образовательных услуг центра.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение подсистемы:

– разработка подсистемы ИС;

– компьютерная техника (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);

– лицензии на ОС Windows и текстовый редактор Word.

Выводы и предложения

Автоматизация Центра внешкольной работы позволит перейти организации на новый уровень технического оснащения, что существенно снизит время, затраченное администрацией центра на анализ деятельности всего учреждения. Автоматизация центра позволит отслеживать и учитывать желания учеников, уменьшит время непрофессиональной работы педагогов, позволит уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности центра внешкольной работы в области образования.

Внедрение ИС потребует обучение сотрудников работе на компьютере в пределах знания ОС Windows, текстового редактора Word и создаваемой подсистемы или наем квалифицированного специалиста.

 

1.2 Анализ существующих систем

С ростом развития информационных систем предназначенных для автоматизации предприятий образования появляется значительное количество систем способных решать те или иные задачи в зависимости от специфики учреждения. Учреждение дополнительного образования имеет ряд особенностей существенно отличающих его от обычной школы. «Дополнительное образование» включает всю ту сферу образования, которая находится за пределами общеобразовательного государственного стандарта. По своему содержанию дополнительное образование детей является всеохватывающим, таким образом основная услуга имеет творческую направленность, воспитанники в центре получают возможность самореализации, самопознании себя и общества.

В рамках решаемых задач, были рассмотрены две системы автоматизации, предназначенные для учреждений среднего и высшего звена и база данных предназначенная для учреждений дополнительного образования.

 

1.2.1 Информационная система БД «Учебный процесс»

Данный продукт разработан для учреждений дополнительного образования детей с помощью СУБД Microsoft Access (см. рис. 1.9) [8]. При покупке на компакт-диске в папке «Ученик_БД» находятся следующие файлы:

· readme.txt - этот файл;

· инструкция_БД.doc - инструкция по работе с базой данных;

· ученик_2010_2011_Тест.mdb - для однопользовательского режима работы (в базе около 5000 учеников) - для демонстрации возможностей работы с базой данных;

· ученик_2010_2011.mdb - для однопользовательского режима работы - все таблицы содержат несколько обычных записей и две служебных;

· ученик_2010_2011_mu.mdb - для многопользовательского режима работы (формы). Размещается на компьютерах пользователей;

· ученик_2010_2011_mu_be.mdb - для многопользовательского режима работы (таблицы) (в базе три ученика) - по умолчанию располагается на диске D: в папке «Ученик_БД» (D:\Ученик_БД). К папке «Ученик_БД» должен быть установлен общий доступ с других компьютеров.

Возможности БД «Учебный процесс»:

– ввод и корректировка контингента;

– мониторинг учащихся;

– выборки;

– работа с таблицами;

– служебные операции.

Рис. 1.9 Пункт меню «Корректировка ученика»

 

В связи с тем, что в Центре нет специалиста по информационным технологиям, и сотрудники, работающие с базой, руководствуются только инструкцией, большая часть модулей не используется. База выполняет лишь некоторые свои функции, а точнее она используется как хранилище данных, без намека на обработку. Интерфейс системы «тяжелый» для восприятия, некоторые модули переполнены различными полями и кнопками, физическая модель доступна для обычного пользователя, отсутствует разграничение прав доступа.

1.2.2 Информационная система NETSCHOOL

NetSchool – комплексная информационная система для современной школы, которая позволяет эффективно решать административные задачи, позволяет вести мониторинг текущего учебного процесса, обеспечивает оперативное общение между всеми участниками учебного процесса (см. рис. 1.10) [19].

Сотрудникам школы NetSchool позволяет перевести в электронный вид множество бумажных отчётов, экономя время на их составление, делая их наглядными и легкодоступными для анализа.

Рис. 1.10 Информационная система NETSCHOOL

 

NetSchool помогает лучше информировать родителей об успеваемости их детей.

Для руководства школы (директора, завуча):

· оперативное получение и анализ информации об учебном процессе для принятия управленческих решений;

· ведение алфавитных книг, личных дел сотрудников, учащихся, родителей для создания оперативных отчетов;

· ведение расписания, просмотр расписания с разных точек зрения (на месяц / неделю / день, по учителям, по классам, по кабинетам и т.д.), ведение школьных и классных мероприятий;

· мониторинг движения учащихся;

· создание системы школьного документооборота;

· автоматизированное составление отчетности для управления образования.

Для родителей:

· оперативный контроль по Интернет за успеваемостью, посещаемостью своего ребенка (через его электронный дневник);

· оперативный просмотр его расписания, отчетов по успеваемости;

· возможность получать рассылку от классного руководителя на свой мобильный телефон в виде SMS: отчеты об успеваемости ребенка, информацию о собраниях, мероприятиях, поездках, отмене занятий и др.;

· возможность в любое время самостоятельно делать SMS-запрос с мобильного телефона на специальный короткий номер (например, для получения прогнозируемых оценок за четверть).

Для преподавателей:

· ведение электронного классного журнала;

· автоматическое получение всех стандартных отчетов об успеваемости и посещаемости;

· ведение календарно-тематических планов;

· доступ к последней версии своего расписания, просмотр школьных и классных мероприятий;

· работа с мультимедийными учебными курсами на CD/DVD-ROM, подключенными к электронному классному журналу Net Школы;

· доступ к федеральному перечню учебных изданий и готовому планированию по утверждённым учебникам.

Особенность продукта заключается в его сетевой архитектуре. Net Школу достаточно установить только на одном компьютере - сервере, но работать в системе можно с любого компьютера, включенного в локальную сеть ОУ. На компьютерах пользователей не требуется устанавливать специальных программ, нужна лишь стандартная программа-браузер. Работа в Net Школе выглядит как работа в Интернет, но доступ в Интернет не обязателен: обращение происходит не к внешним сайтам, а к серверу Net Школы.

 

Информационная система «Журнал Приказов. Образование»

Разработчик РОСТ-ПРО. РОСТ-ПРО ставит целью помочь эффективно управлять рабочими данными (приказами, внутренними и внешними документами, информацией о сотрудниках, клиентах и партнерах) предлагая простые в использовании программные решения.[21] Использование программных продуктов от РОСТ-ПРО позволяет значительно экономить время на обработку данных и формирование документов (см. рис. 1.11).

Рис. 1.11 Стартовая форма ИС «Журнал Приказов. Образование»

Данная программа предназначена для работы с журналом приказов образовательного учреждения.

Автоматизация журнала приказов образовательного учреждения. Программа позволяет формировать наглядный реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок).

Внедрение программы существенно упрощает процесс формирования приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении.

Возможности:

– формирование личной карточки студента;

– формирование наглядного реестра специальностей, курсов, групп, студентов;

– формирование журнала приказов;

– формирование более 20 печатных форм документов (включая произвольный) как по отдельному студенту, так и по группе студентов:

· приказ о зачислении (на первый курс);

· приказ о зачислении (после бакалавриата);

· приказ о зачислении (переводом из других учебных заведений);

· приказ о переводе студентов на другую специальность;

· приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения и др.

Анализируя внедренные системы автоматизации управления учреждением образования, невольно напрашивается вывод, что в настоящее время не существует таких ИС, которые бы отвечали требованиям учреждению дополнительного образования. Любая система требует дополнительных доработок, чтобы учитывать все индивидуальные особенности данного предприятия. Большинство рассмотренных систем в большей мере направлены на автоматизацию управления общеобразовательных школ или же учреждений высшего профессионального образования.

 

1.3 Разработка концепции подсистемы

 

1.3.1 Разработка функциональной модели

Изучив существующую модель бизнес-процессов по управлению образовательными услугами Центра внешкольной работы и, проанализировав существующие системы, было решено разработать модель способную решить недостатки существующей системы. Функциональная модель системы, модель TO-BE, создавалась с использованием IDEF0 диаграмм средствами Business Studio [18] (см. приложение 2). Контекстная диаграмма подсистемы представлена на рис. 1.12.

Рис. 1.12 Контекстная диаграмма

Описание входов и выходов диаграммы верхнего уровня подсистемы «Управление образовательными услугами ИС МОУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи» представлено в таблице 1.2.

Следующий уровень декомпозиции состоит из 3-х диаграмм (см. рис. 1.13):

– Формирование отношений с контингентом;

– Учет творческой деятельности учащихся;

– Мониторинг учащихся.

В свою очередь эти работы декомпозируются на последний уровень выполняемых системой функций.

Рис. 1.13 Первый уровень декомпозии

 

Описание входов и выходов первого уровня декомпозиции представлено в таблице 1.2.

В блоке работы «Формирование отношений с контингентом» происходит зачисление новых воспитанников Центра, добавление существующим ученикам дополнительных на-правлений обучения и их отчисление из контингента Центра, формируется справка об обу-чении.

В блоке «Учет творческой деятельности учащихся» зам. директором по УВР вносится информация о предстоящих мерпориятиях и формируется отчет о творческих достижениях,

педагогами отмечаются достижения воспитанников мерпориятиях.

В блоке «Мониторинг» формируется «Цифровой отчет численности групп» и стратегические показатели, которые являются элементом контроля бизнес-процесса. Назначенные показатели – это элемент управления бизнес-процессом в цикле Деминга (цикл PDCA), реализуемым в BPM-системах. Назначение процессу показателя автоматически связывает процесс с целями предприятия, оценкой достижения которых является показатель. Использование ВРМ-систем для управления предприятием на основе цикла Деминга представляет в распоряжение руководителя базовый алгоритм действий по управлению процессом и достижению его целей, обеспечивая обратную связь для контроля результатов процесса. Средст-вами Business Studio были построены показатели и определы их целевые значе-ния: процент учеников вернувшихся после отчисления, процент заявлений о зачислении, процет наличия призовых мест воспитанников, процент отчисленных по окончанию курса. Показатель пред-ставляет собой измеритель степени достижения стратегической цели. Использование пока-зателей призвано конкретизировать разработанную в ходе стратегического планирования си-стему целей и сделать разработанные цели измеримыми. В ходе дипломного проектирования было разработано по одному показателю для каждой цели.

Без наличия целевых значений показатели, разработанные для измерения стратегиче-ских целей, не имеют смысла. Определение целевых значений показателей вызывает сложно-сти. Принципиальная сложность определения целевого значения того или иного показателя состоит в том, чтобы найти реально достижимый уровень. Стандартный отчет для показателя наличие призовых мест воспитанников представлен в таблице 1.1, отчеты по всем показа-телям прдеставлены в приложении 3.

Таблица 1.1

Отчет по показателю «Процент наличия призовых мест воспитанников»

№ п/п
Название	Процент наличия призовых мест воспитанников
Временной горизонт
Периодичность	Год
Единица измерения	Проценты
Точность
Минимальное значение
Максимальное значение
Целевое значение
Целевая дата	01.09.2014
Нижнее допустимое отклонение
Верхнее допустимое отклонение
Нижнее критическое значение
Верхнее критическое значение

продолжение табл. 1.1

№ п/п
Ответственный за ввод значений	Гмызина Т. Л.
Рассчитываемый	Да
Механизм использования формулы	Для плановых и фактических значений
Формула	100*([Количество победителей]/[количество участников])
Тип показателя	Показатель
Скрывать в кокпите	Нет

 

Входы и выходы диаграмм всех уровней автоматически сгенерированы продуктом Business Studio. Полное представление о функциональной модели подсистемы дает дерево узлов, представленное на рис. 1.14. Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком.

Диаграмма узлов в Business Studio использует традиционное дерево иерархий, в кото-ром верхний узел (блок) соответствует контекстной диаграмме «Подсистема управления образовательными услугами ИС Центра внешкольной работы г. Сочи».

Рис. 1.14 Дерево узлов

 

Business Studio - система бизнес-моделирования, позволяющая компаниям ускорить и упростить развитие своей системы управления, внедрение системы менеджмента качества. Business Studio является инструментом для построения эффективной системы управления компанией. Система позволяет осуществить сквозное проектирование системы управления от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.

В ходе дипломного проектирования в Business Studioбыли созданы и автоматически сгенерированы:

· организационная структура Центра внешкольной работы (см. рис. 1.2);

· диаграммы процессов (см. рис. 1.12, 1.13, приложение 2);

· дерево узлов (см. рис. 1.14), которое дает полное представление о функциональной модели системы;

· стандартные отчеты по показателям (см. таблица 1.1, приложение 3);

· отчет «Процессы модели» (см. таблица 1.2). отображающие входы и выходы всех про-цессов модели.

Таблица 1.2

Входы и выходы процесса «A0 ИС управления учебным процессом Центра внешкольной работы г. Сочи». Отчет «Процессы модели»

Код	Процесс	Стрелки связи
Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A0	Подсистемы управления образовательными услугами ИС МОУ ДОД Центр внешкольной работы	Вход	Документ об участии в мероприятии
Заявление на зачисление
Заявление на отчисление
Решение об отчислении
Выход	Отчет о творческих достижениях
Справка об обучении
Стратегические показатели
Цифровой отчет численности групп
Механизмы	Директор
Зам. директора по УВР
Педагог
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A1	Формирование отношений с контингентом	Вход	Заявление на зачисление
Заявление на отчисление
Решение об отчислении
Выход	Список контингента

 

продолжение табл. 1.2

Код	Процесс	Стрелки связи
Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A1	Формирование отношений с контингентом	Выход	Справка об обучении
Механизмы	Педагог
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
Заявление на отчисление
A1.1	Добавление нового обучающегося	Вход	Заявление на зачисление
Выход	Список контингента
Механизмы	Педагог
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A1.2	Изменение данных ученика	Вход	Добавление дополнительной студии
A1.2	Изменение данных ученика	Вход	Решение об отчислении
A1.2	Изменение данных ученика	Выход	Список контингента
Механизмы	Педагог
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A1.3	Формирование справки об обучении	Вход	Список контингента
Выход	Справка об обучении
Механизмы	Педагог
Управление	Должностные инструкции
A2	Учет творческой деятельности учащихся	Вход	Документ об участии в мероприятии
Список контингента
Выход	Данные о мероприятиях и достижениях
Отчет о творческих достижениях
Механизмы	Зам. директора по УВР
Педагог
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты

 

продолжение табл. 1.2

Код	Процесс	Стрелки связи
Тип	Наименование стрелки (объекта EPC)
A2.1	Внесение данных о мероприятии	Вход	Документ об участии в мероприятии
Выход	Внесенное мероприятие
Механизмы	Зам. директора по УВР
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A2.2	Отметка достижения обучающегося	Вход	Внесенное мероприятие
Список контингента
Выход	Данные о мероприятиях и достижениях
Механизмы	Педагог
Управление	Должностные инструкции
A3	Мониторинг учащихся	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
Список контингента
Выход	Стратегические показатели
Цифровой отчет численности групп
Механизмы	Директор
Зам. директора по УВР
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A3.1	Формирование цифрового отчета численности групп	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
Список контингента
Выход	Цифровой отчет численности групп
Механизмы	Зам. директора по УВР
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты
A3.2	Расчет стратегических показателей деятельности	Вход	Данные о мероприятиях и достижениях
Список контингента
Выход	Стратегические показатели
Механизмы	Директор
Управление	Должностные инструкции
Локальные акты

2 РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

 

2.1 Общие сведения о проекте

Полное наименование подсистемы и ее условное обозначение:

Подсистема «Управление образовательными услугами».

Наименование предприятий разработчика и заказчика (пользователя) подсистемы и их реквизиты:

Заказчик: МОБУ ДОД Центр внешкольной работы г. Сочи (г. Сочи, Курортный проспект, 32а).

Разработчик: СГУ, студентка группы (г. Сочи, ул. Пластунская, д. 94).

Перечень документов, на основании которых создается подсистема, кем и когда утверждены эти документы:

- ISO/IES 12207:1995-08-01 «Информационная технология. Процессы ЖЦ программного обеспечения»;

- ГОСТ Р 53622-2009 «Стадии и этапы жизненного цикла, виды и комплектность документов»;

- ГОСТ 24.202-80 «Технико-экономическое обоснование»;

- ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание АС»;

- ГОСТ 34.603-92 «Виды испытаний АС»;

- РД 50-34.698-90 «Требование к содержанию документов»;

- ГОСТ 24.202-80 «Технико-экономическое обоснование».

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию подсистемы:

· дата начала работ - 8 апреля 2013 года;

· дата окончания работ - 21 июня 2013 года.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию подсистемы (ее частей), по изготовлению и наладке отдельных средств (технических, программных, информационных) и программно-технических (программно-методических) комплексов системы:

- при выполнении каждого этапа раз в неделю разработчик предъявляет заказчику результаты своей работы в виде графиков, диаграмм, отчетов, таблиц, рисунков;

- после окончания каждого этапа разработчик предоставляет заказчику документацию, соответствующую этому этапу.

 

2.2 Назначения и цели создания подсистемы

Назначение подсистемы

Разрабатываемая подсистема предназначена для автоматизации управления образовательными услугами отделом учебно-воспитательной работы учреждения дополнительного образования «Центр внешкольной работы г. Сочи».

Цели создания подсистемы:

- ведение автоматизированного управления предоставляемыми образовательными услугами;

- хранение и обработка информации об учениках учреждения;

- осуществление учета творческих достижений учащихся;

- формирование аналитической документации;

- формирование отчетной документации.

 

2.3 Характеристики объекта автоматизации

Краткие сведения об объекте автоматизации

Объектом автоматизации проектирования является деятельность по управлению образовательными услугами Центра внешкольной работы. В управлении образовательными услугами можно выделить следующие бизнес процессы: деятельность по зачислению учащихся в центр, деятельность по отчислению учащихся из центра внешкольной работы, деятельность по организации мероприятий.

Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации и характеристиках окру-жающей среды.

При проектировании подсистемы управления образовательными услугами Центра внешкольной работы должны быть автоматизированы рабочие места: директор, зам. директора по УВР, педагога.

 

2.4 Требования к подсистеме

Требования к системе в целом

Требования к структуре и функционированию системы:

АИС представляет собой единую систему, разграничение прав доступа осуществляется на уровне сервера базы данных, где для каждого пользователя в зависимости от должности определяется уровень доступа к таблицам:

- Пользователь «Директор» имеет право доступа к формированию показателей деятельности Центра внешкольной работы, к формированию отчета численности групп, просмотру

контингента учреждения и к информации о проводимых мероприятиях;

- Пользователь «Зам. директора по УВР» просмотру контингента учреждения, доступ к вводу информации о проводимых мероприятиях, формированию отчетов;

- Пользователь «Педагог» имеет право доступа к внесению данных и изменений об учениках центра, творческих достижениях учениках и к формированию справки об обучении.

Требования к численности, квалификации персонала и режиму его работы

Данная область предполагает работу за компьютером выше обозначенного персонала. Поэтому необходимо провести обучение для пользования АИС и основам работы на компьютере.

Режим работы: понедельник-пятница, с 9.00 час. до 17.00 час., перерыв 13.00-14.00

Требования к надежности:

Должна быть обеспечена надежность хранения БД, которая заключается в возможности восстановления БД после любого рода аппаратных и программных сбоев. Для этого необходимо обеспечить его устойчивую и бесперебойную работу, что достигается наличием источника бесперебойного питания. Периодически надо производить резервное копирование БД.

БД должна быть защищена от потери данных при неправильных действиях пользователя. Также должна иметься защита от несанкционированного доступа, что достигается путем идентификации пользователей (ведение системы паролей), то есть пользователь должен получить доступ только к тем данным и подпрограммам, которые требуются ему для его работы.

Требования по эргономике и технической эстетике

Пользовательские интерфейсы должны быть просты и понятны для неподготовленных пользователей и выполнены в спокойных тонах. При этом должен быть учтен следующий стандарт:

- ГОСТ Р 50948-96 «Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности».

Комфортность условий работы персонала должна обеспечиваться в соответствии со стандартами:

- ГОСТ 12.2.032-78 «Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования»;

- ГОСТ Р 50923-96 «Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения».

Оценка эргономических параметров и параметров безопасности должна проводиться в

соответствии со стандартом:

- ГОСТ Р 50949-96 «Средства отображения информации индивидуального пользования. Методы измерений и оценки эргономических параметров и параметров безопасности».

Требования по стандартизации и унификации:

Необходимо применять стандартное общее и базовое программное обеспечение, включающее лицензионные ОС, СУБД, использовать утвержденные формы входных и выходных документов, применять унифицированные интерфейсы.

Требования к функциям (задачам), выполняемым системой (функциональные блоки нижнего уровня иерархии дерева узлов):

· добавление нового обучающегося;

· изменение данных ученика;

· формирование справки об обучении;

· внесение данных о мероприятии;

· отметка достижения обучающегося;

· формирование отчета о творческих достижениях;

· формирование цифрового отчета численности групп;

· расчет стратегических показателей бизнес-процессов.

Требования к видам обеспечения

Требования к информационному и программному обеспечению

Данные в системе должны быть реализованы в виде реляционной БД на основе СУБД C++Builder. БД располагается на сервере под управлением операционной системы Windows XP Professional или Windows 7. На клиентских местах установлена операционная система Windows XP Professional.

Требования к техническому обеспечению

Сервер базы данных должен быть оснащен процессором не ниже Intel Xeon 2500 МГц, оперативной памятью 8192 MB и RAID-массивом жестких дисков с большим объемом доступного пространства для обеспечения целостности и вместительности базы данных и всех создаваемых документов. Для распечатки документов и отчетов необходимо установить принтеры. Клиентская часть разрабатываемого комплекса должна гарантир