Раздел 5. Программное обеспечение персонального компьютера. Создание простых и комплексных текстовых документов в текстовом процессоре Microsoft Word.

Тема 9. Текстовый процессор Microsoft (MS) Word. Общие сведения о текстовом процессоре. Интерфейс MS Word. Приемы работы с документами. Организация внешнего вида документа. Колонтитулы. Параметры страницы. Приемы и средства автоматизации разработки документов. Приемы управления объектами MS Word. Работа с графическими объектами. Ввод формул. Работа с таблицами. Работа с диаграммами.

 

Методические указания

Текстовыепроцессоры - это программные средства, предназначенные для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов. Приложение MS Word разработано специально для об­работки текстов. Файлы, создаваемые в MS Word, называются документами. Обычно документы содержат не только текст, но и таблицы, формулы, графические изображения, маркированные и нумерованные списки. Можно создавать различные документы, редактировать, форматировать и рецензировать их, выводить на печать.

При изучении этого раздела следует ознакомиться с рабочим окном MS Word, его настройкой. Окно содержит следующие основные элементы управления: панель быстрого запуска, лента с расположенными на ней вкладками, рабочее поле окна документа, строка состояния. Панель быстрого доступа содержит кнопки часто выполняемых операций (Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод). Состав панели быстрого доступа можно изменить путем ее настройки (справа от панели выбрать соответствующую списочную кнопку). Для быстрого выполнения часто используемых команд при работе с документом в панель быстрого доступа можно, например, добавить кнопки Создать, Открыть, Просмотр и печать. Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия и содержит определенный набор функций. На каждой вкладке имеется несколько групп с логически упорядоченными по общему назначению командами (инструментами, кнопками). Например, вкладка Главная состоит из групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. В правом нижнем углу некоторых групп имеется небольшая диагональная стрелка – это кнопка вызова диалогового окна, где отображены дополнительные возможности этой группы. В строке состояния указывается количество страниц и номер текущей, количество слов, язык ввода текста, режим просмотра документа, масштаб. Горизонтальная и вертикальная линейки используются для выравнивания текста, рисунков, таблиц и других элементов документа. Для управления настройками вида окна следует ознакомиться с командами Файл – Параметры, а также вкладкой Вид – группы Режимы просмотра документа, Показать, Масштаб. Следует обратить внимание на режимы просмотра документа. По умолчанию документ отображается в режиме Разметка страницы, то есть в таком виде, в каком он будет напечатан.

При работе над документом рекомендуется при необходимости включать режим отображения непечатаемых (скрытых) символов форматирования. Для этого используется вкладка Главная – группа Абзац – Отобразить все знаки. В таком режиме легче выявит ошибки, допущенные при наборе и форматировании текста. К основным непечатаемым символам относят: конец абзаца, пробел, знак табуляции, разрыв строки, разрыв страницы, разрыв раздела.

К базовым приемам работы с текстами относят следующие: создание документа, ввод текста, редактирование, рецензирование, форматирование текста, сохранение документа, печать документа. Основные команды для операций с файлами собраны в команде Файл. Все документы создаются на основе шаблонов – образцов документов. Для создания нового документа используется команда Файл - Создать, затем в открывшемся диалоговом окне нужно выбрать шаблон, на основе которого будет создан документ. Обычные документы создаются на основе шаблона Новый документ. Для открытия существующего документа необходимо выбрать команду Файл - Открыть, после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. Для сохранения документа необходимо выбрать команду меню Файл - Сохранить или кнопку в панели быстрого доступа. Все файлы сохраняются в формате. docx.

MS Word позволяет работать с фрагментами текста. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделение фрагмента осуществляется графически (с помощью мыши) или клавиатуры. Под редактированием понимается изменение содержательной части документа. Под рецензированием - редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. Средства рецензирования располагаются во вкладке Рецензирование.

Форматирование - это изменение внешнего вида документа. Различают форматирование абзацев, символов и страниц документа в целом. К форматированию абзацев относят: выбор метода выравнивания (по левому краю, по центру, по ширине, по правому краю), настройка параметров абзаца (отступы слева, справа, отступ первой строки, интервал перед абзацем и после него, междустрочный интервал), создание маркированных и нумерованных списков. Форматирование абзацев выполняется кнопками группы Абзац вкладки Главная или посредством окна Абзац.

К форматированию символов относят: выбор гарнитуры шрифта, его размер, начертание, видоизменения. Форматирование символов выполняется кнопками группы Шрифт вкладки Главная или посредством окна Шрифт.

Форматирование страниц документа выполняется инструментами вкладки Разметка страницы - Параметры страницы или посредством окна Параметры страницы. Можно установить значения полей документа (верхнее, левое, нижнее, правое), ориентацию расположения текста на листе (книжная, альбомная), размер бумаги, колонки. При работе с документами возникает необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не заполнена текстом, использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа. Для этого во вкладке Разметка страницы - Параметры страницы используют кнопку Разрывы (страниц и разделов). В этой же группе для расстановки переносов в словах служит кнопка Расстановка переносов. Для форматирования документа служит вкладка Ссылки. С помощью соответствующих кнопок можно вставлять в документ обычные и концевые сноски для добавления комментариев в текст, вставлять ссылки, создавать оглавление – список заголовков документа, создавать список литературы. При создании оглавления следует обратить внимание на группу Стили во вкладке Главная, где имеются встроенные стили заголовков. Стили представляют собой наборы команд форматирования и определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, уровней структуры документа. Пользователь может самостоятельно создавать новые стили и изменять имеющиеся в шаблонах.

При работе с документами используется функция автозамены, которая позволяет автоматически обнаруживать и исправлять опечатки и слова с ошибками, быстро вставлять длинный фрагмент текста, символы (Файл – Параметры – Правописание – Параметры автозамены).

При работе с многостраничным документом необходимо пронумеровать все страницы. Для этого используется вкладка Вставка – Колонтитулы – Номер страницы. Для удаления номера на первой странице при работе с колонтитулами следует воспользоваться переключателем Особый колонтитул для первой страницы.

Текстовый процессор MS Word обладает развитой функциональностью по работе с объектами нетекстовой природы. Программа позволяет создавать и встраивать геометрические фигуры, графические элементы, рисунки, таблицы, формульные выражения, диаграммы (вкладка Вставка). Можно управлять размером и положением графических объектов, свойствами объектов. Для вставки формул в научно-техническую документацию используется вкладка Вставка – Символы – Формула. Можно вставлять шаблоны некоторых формул из коллекции или же вставить новую формулу с помощью предлагаемых инструментов (вкладка Работа с формулами – Конструктор). После создания графического объекта (Вставка – Фигуры) и его форматирования (Средства рисования – Формат) необходимо произвести группировку фигур, из которых состоит объект. Для этого следует выделить фигуры, затем воспользоваться вкладкой Средства рисования – Формат - Группировать.

Таблицы являются неотъемлемым атрибутом печатной научно-технической документации. Для их создания применяются инструменты вкладки Вставка – Таблицы – Таблица. При работе с таблицами используется вкладка Работа с таблицами – Конструктор или Макет. Структуру таблицы можно редактировать – добавить строки, столбцы, удалить элементы таблицы, объединить ячейки и т.п. При работе с таблицами выполняется как форматирование таблиц (например, изменение размеров столбцов), так и форматирование содержимого (например, выравнивание текста в ячейках таблицы).

Диаграммы – удобное средство визуального представления данных. Создание диаграммы начинается с создания базовой диаграммы (вкладка Вставка – Иллюстрации – Диаграмма). После выбора типа диаграммы вставляется диаграмма, связанная с некоей базовой таблицей – шаблоном. Ее ячейки необходимо заполнить собственными данными или импортировать из какой-либо иной таблицы (например, из таблицы MS Excel). Внешний вид диаграммы можно настроить.

Литература:[1, гл.10,11]; [2, гл.5-10]; [11].

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Перечислите основные элементы окна текстового процессора MS Word.

2. Как настроить параметры MS Word, вид окна документа?

3. Какие режимы просмотра документа вы знаете?

4. Чем отличается команда Сохранить от Сохранить как?

5. Что такое редактирование, рецензирование и форматирование документа?

6. Что такое форматирование абзацев? Привести примеры.

7. Что такое форматирование символов? Привести примеры.

8. Что такое форматирование параметров страниц документа? Привести примеры.

9. Что такое списки в документе? Как задать свой собственный стиль для списка?

10. Как пронумеровать страницы документа?

11. Чем отличаются разрывы страниц документа от разрывов разделов?

12. Что такое колонтитул? Как его создать?

13. Какие способы создания таблиц вы знаете? Форматирование таблиц.

14. Как автоматически создать оглавление, изменить его?

15. Как вставить формулу в текст, отредактировать ее?

16. Как вставить рисунок в текст, поменять его размер и положение?