Опишите подготовительные работы по внедрению автоматизированной формы учета

Переводу сельскохозяйственных предприятий на автоматизи­рованную форму организации и ведения бухгалтерского учета предшествует достаточно трудоемкий и ответственный период под­готовки хозяйства к работе в новых условиях. Начало работ по внедрению автоматизированной формы учета может быть осущес­твлено по состоянию на первое число любого месяца, хотя предпоч­тительнее эту работу проводить с первого месяца квартала, а еще лучше с начала года, когда многие аналитические счета закрыты, проведена инвентаризация основных и оборотных средств, вывере­ны расчеты, выявлен результат производственно-финансовой дея­тельности предприятия, распределена прибыль.Качественное и быстрое внедрение пакетов АРМ бухгалтера тре­бует от сельскохозяйственных предприятий проведения ряда орга­низационно-технических мероприятий. В частности, должны быть выполнены следующие подготовительные работы.Прежде всего производится упорядочение применяемых в хо­зяйстве форм первичной документации в соответствии с утвер­жденными формами документации на сельскохозяйственных пред­приятиях и перечнем входящих документов, приведенным в ин­струкциях пользователя АРМ бухгалтера. Особое внимание при этом обращается на наличие в хозяйстве необходимого количества первичных документов, подлежащих машинной обработке.Проводятся внутрихозяйственные мероприятия по внедрению автоматизированной формы учета. При этом решаются такие воп­росы, как централизация бухгалтерии; разработка должностных инструкций для лиц, связанных с выпиской, оформлением и коди­рованием документов, ведением справочников нормативно-спра­вочной информации (НСИ), вводом информации в ЭВМ, созданием первичных документов непосредственно на ЭВМ, получением, вы­веркой и использованием машинных регистров учета (машиног­рамм).Разрабатывается новый применительно к условиям машинной обработки информации документооборот, включая графики сдачи производственными структурными подразделениями и службами предприятия первичных документов в бухгалтерию предприятия. Организуется обучение учетного персонала навыкам машинной обработки информации в соответствии с рабочими инструкциями пакетов АРМ бухгалтера. Обучение может осуществляться как ста­ционарно на соответствующих курсах при организации—разработ­чике ППП АРМ бухгалтера, так и путем проведения разработчика­ми практических учебных занятий непосредственно в хозяйстве.Готовятся справочники и кодовые словари по той информации, которую целесообразно вводить в ЭВМ в закодированном виде. В Республике Беларусь нашли широкое применение типовые класси­фикаторы учетных номенклатур, в которых приведены наиболее часто встречающиеся коды видов оплат и удержаний; коды катего­рий и профессий; работающих; коды групп, видов и марок автомо­билей, тракторов и другой сельскохозяйственной техники; ряд дру­гих кодов. Помимо них в каждом хозяйстве разрабатываются коды структурных подразделений и материально ответственных лиц; ин­вентарных номеров объектов основных средств; гаражных номеров автомобилей, тракторов и другой техники; табельные номера рабо­тающих подотчетных лиц, дебиторов и кредиторов, а также некото­рые др.По счетам сельскохозяйственной продукции и материальным ценностям в классификатор на свободные строки по каждому из синтетических счетов вписываются наименования материальных ценностей и продукции, которые не нашли отражения в типовом классификаторе учетных номенклатур.На специальные бланки переносятся нормативно-справочные данные, которые используются для составления с помощью ПЭВМ справочников НСИ как на бумажных, так и на машинных носите­лях информации.Размножаются в необходимом количестве классификаторы учетных номенклатур и рабочие инструкции, в частности, по за­полнению, кодированию и подготовке документации к машин­ной обработке; по ведению и корректировке справочников НСИ; внесению изменений и дополнений в классификаторы учетных номенклатур; по приемке документов с мест в бухгалтерию хо­зяйства; по вводу информации в ПЭВМ и получению ведомостей или отображению видеограмм; по использованию ведомостей и исправлению в них ошибочных записей; по заполнению форм от­четности на основе форм выходных отчетов.При определении необходимого количества экземпляров клас­сификаторов учитывается, что первый контрольный экземпляр должен храниться у главного бухгалтера или его заместителя, по одному экземпляру должен иметь каждый бухгалтер, учетчик, эко­номист или другой специалист, связанный с кодированием доку­ментации или пользующийся выходными отчетами. Целесообразно аналог классификатора хранить и в памяти ЭВМ, что технически весьма несложно.Во всех регистрах бухгалтерского учета (книгах, ведомостях, | журналах-ордерах и др.) на дату перехода на автоматизированную I форму учета выводятся остатки по всем синтетическим и аналити­ческим счетам (по материальным ценностям обязательно в разрезе структурных подразделений и материально ответственных лиц). При этом особое внимание уделяется вопросам правильного отнесе­ния аналитических счетов к тому или иному балансовому счету.На период внедрения автоматизированной формы бухгалтер­ского учета целесообразно заключить договор с организацией—раз­работчиком ППП АРМ бухгалтера, где оговариваются условия за­пуска программного обеспечения комплекса АРМ бухгалтера, его привязки и адаптации к конкретному хозяйству и конфигурации ПЭВМ, порядок пробного просчета на реальной информации всех учетных задач за один-два отчетных периода, авторский надзор и сопровождение проекта в период его внедрения, который может продолжаться в зависимости от объема перерабатываемой инфор­мации, сложности решаемых комплексов задач, квалификации учетного персонала и заинтересованности в конечном результате внедрения от трех—пяти месяцев до одного года.Реализация предложенных организационно-технических ме­роприятий должна осуществляться под непосредственным контро­лем и при участии главного бухгалтера на основании приказа руко­водителя предприятия.Соблюдение рассмотренных положений по организации процес­са внедрения автоматизированного бухгалтерского учета позволит с относительно небольшими затратами внедрить наиболее прогрес­сивную автоматизированную форму учета и получить должный экономический и социальный эффект.

28. Опишите мероприятия по внедрению компьютерных систем ведения бухгалтерского учета Одним из важнейших современных направлений совершенство­вания учета, повышения его роли в управлении производством яв­ляется использование в учетной практике персональных ЭВМ (ПЭВМ) и прогрессивных технологий обработки учетной информа­ции.В Республике Беларусь накоплен большой положительный опыт использования средств вычислительной техники для автома­тизации учета и управления на сельскохозяйственных предприяти­ях. На начало 2000 г. около трети всех сельскохозяйственных пред­приятий республики ведут учет либо полностью по автоматизиро­ванной форме учета, либо частично с автоматизацией отдельных участков учета.В настоящее время пользователю предоставлена возможность широкого выбора программных продуктов, предназначенных для организации автоматизированной формы учета на базе профессио­нальных ЭВМ.На рынке компьютеров существует достаточно большое разно­образие техники. На сегодняшний день для целей автоматизации бухгалтерского учета целесообразно использовать ПЭВМ на базе процессора Pentium.Персональную ЭВМ с комплексом программных, информацион­ных и технических ресурсов, позволяющим обеспечить конечному пользователю обработку данных и автоматизацию учетных процес­сов, принято называть автоматизированным рабочим местом (АРМ) бухгалтера. В зависимости от решаемых комплексов задач различают АРМ-зарплата, АРМ-материалы, АРМ-расчеты и т.д.При наличии достаточного количества персональных ЭВМ их целесообразно устанавливать не только в центральной бухгалтерии хозяйства, но и непосредственно в местах совершения или регис­трации хозяйственных операций (на складах — АРМ кладовщика, в мастерских — АРМ механика, в гаражах — АРМ диспетчера и т.д.). В этих случаях их целесообразно объединить в единую ло­кальную сеть персональных ЭВМ.В составе сети функционирование отдельных АРМ осуществля­ется в оперативном режиме, при котором каждая ПЭВМ работает под непосредственным управлением центральной ПЭВМ или АРМ главного бухгалтера. Современные ПЭВМ имеют возможность реа­лизации дистанционной связи между собой и головной персональ­ной ЭВМ, обладающей более мощным процессором и большей па­мятью.Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгал­терского (управленческого и финансового) учета, составления от­четности и анализа хозяйственной деятельности предприятия. Они позволяют автоматизировать как отдельные участки учета, так и в целом всю учетную и управленческую деятельность на предприя­тии. Наиболее целесообразен комплексный подход к автоматиза­ции, при этом достигается единообразие в системе учета, одинако­вый интерфейс, экономия средств и ускорение сроков обработки информации. Для крупных предприятий целесообразно приобрете­ние сетевых версий программ.