Комплекс документов по учету и движению персонала.

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ

К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

Комплекс документов по учету кадров.

Трудовая книжка работника. Сведения, вносимые в трудовую книжку работника. Заполнение трудовой книжки. Внесение изменений в записи на титульном листе. Внесение сведений о работе. Внесение сведений о награждениях. Внесение сведений о поощрениях.

Трудовая книжка работника (продолжение). Внесение сведений о пенсии. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек и расчеты за них.

Учетные карточки. Личная карточка работника (форма Т-2). Заполнение новой формы Т-2 на работников, принятых на работу. Личная карточка государственного служащего. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Личное дело. Состав документов личного дела. Формирование личного дела. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Дополнение к личному листку (анкете). Проверка наличия и состояния личных дел. Хранение личных дел. Состав личного дела государственного служащего.

Журналы (книги) учета. Журналы регистрации приема на работу, переводов на другую работу, увольнения с работы. Журналы учета трудовых книжек работников, личных дел. Учет бланков трудовых книжек.

 

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков.

ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• предоставление отпусков;
• командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу должен сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

1. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу - изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового контракта - и устанавливает следующие виды переводов на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя; перевод на постоянную работу в другую организацию; перевод в другую местность сообща с организацией. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты. В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

 Заявление и представление являются документами - основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому контракту с указанием даты и номера. Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре.

 Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.

При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому контракту - в виде подлинников, а приказ, уведомления - в виде копий.

2. Комплекс документов по оформлению отпусков. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное обращение или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

  Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

 График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

 Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй - передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

 Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или формы Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".

 Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку.

6. Комплекс документов по оформлению служебных командировок.  Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении.

7. Комплекс документов по оформлению увольнения. В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового контракта. Основанием для прекращения трудового контракта может являться соглашение сторон, истечение срока контракта, инициатива работодателя, инициатива работника.

 Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового контракта по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками". В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения.

Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако надобно соблюдать следующие требования: протокол должен содержать наименование организации; протокол должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения); текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении контракта и причины, по которым работодатель пришел к такому решению; протокол должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии.

(инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП)

Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.