Основные системы управления запасами. Элементы систем. Принципы построения систем управления запасами. АВС-анализ при выборе систем.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды.

На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- порядок проверки: периодическая или непрерывная;

- пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

- величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

Для каждого ресурса, в зависимости от его стоимости, от его важности в производственном процессе, от сроков исполнения заказа и возможности поставщика осуществить внеплановую поставку, организуется специфическая система управления запасами. 

Основными параметрами системы управления запасами являются следующие элементы:

- максимально желательный запас – тот уровень запасов, который должен быть сформирован в момент поставки; напрямую зависит от объема потребления ресурса и интервала между поставками;

- страховой запас – тот объем запаса, который используется только в случае повышения потребления ресурса или сбоя в поставке; объем страхового запаса зависит от важности ресурса, от максимально возможного сбоя в поставке;

- пороговый уровень – тот уровень, при достижении которого в системах, использующих систему постоянного учета запасов, осуществляется заказ; зависит от сроков исполнения заказа;

- размер партии поставки – может быть постоянным или изменяющимся, в зависимости от выбранной системы, возможностей поставщика и используемого транспортного средства;

- интервал между заказами;

- система учета текущего запаса: может быть постоянная (для особо ценных ресурсов) либо контроль производится через определенный интервал.

Для выбора системы управления запасами можно применять метод АВС.

Группа А: номенклатура ресурсов, относящихся к этой группе, имеет наивысший приоритет при определении уровня заказа и требует тщательного контроля уровня запасов. К данной номенклатуре относятся дорогостоящие изделия, импортные и покупаемые под заказ.
Методы управления здесь – тщательный контроль уровня запасов, точное определение объема заказа, максимально точный прогноз, уровень обслуживания (процент от общего объема запросов, который удовлетворен из имеющихся запасов без дополнительного заказа) – 95–98%. Выбирается модель управления запасами: с фиксированным размером заказа и с установленной периодичностью пополнения запаса до постоянного уровня.
Номенклатура, покупаемая под заказ – это особая подгруппа, по которой не создаются складские запасы. Данная подгруппа намеренно включена в группу А для проведения качественного анализа в составе группы и принятия решения по формированию запаса или замены.

Стоимость ресурсов в группе В ниже, чем в группе А, ведется обычный контроль уровня запасов через определенный интервал (1-2 недели), используется экономичный размер заказа. Применяется модель управления запасами: с фиксированным интервалом времени между заказами и с установленной периодичностью пополнения запаса до постоянного уровня.

Группа С: недорогие комплектующие изделия, которые закупаются крупными партиями. Стоимость номенклатуры данной группы составляет незначительный процент от стоимости всей номенклатуры. На стоимости изделий группы С существенно сказываются издержки оформления заказа. Дефицит для этой группы легко спрогнозировать, т. к. нет необходимости точного расчета остатков. Поэтому здесь используется модель «минимум–максимум», т.е. уровень запасов периодически контролируется, и если при проверке оказалось, что он меньше или равен пороговому уровню, то делается заказ.

2.2 Система управления запасами с фиксированным размером заказа. Основные
параметры. Применение системы для управления запасами предприятия.

В управлении запасами существуют две базовые системы управления запасами, используя элементы которых, предприятие может создать специфическую систему управления запасами для каждого ресурса.

Первая из этих систем – система с фиксированным размером заказа. Основополагающий параметр системы – размер заказа, который строго зафиксирован и не меняется ни при каких условиях работы системы. В связи с этим первой задачей является определение размера заказа. Размер заказа может определяться частными организационными соображениями: удобством транспортировки, возможностью загрузки складских помещений. Между тем в такой системе объем закупки должен быть не только рациональным, но и оптимальным. Оптимальность определяется совокупностью следующих критериев:

- используемая площадь складских помещений;

- издержки на хранение запасов;

- затраты на поставку продукции.

Все эти критерии взаимосвязаны и экономия одних затрат приводит к увеличению других, например, при экономии затрат на хранение вырастут затраты на поставку продукции и т.п. Минимизация затрат на хранении в случае, если время поставки продолжительное, бессмысленна, т.к. спрос испытывает колебания, это приведет к невозможности непрерывного обслуживания потребителей, что противоречит цели функционирования логистической системы управления запасами. Необходимо определить оптимальный размер заказа без потери качества обслуживания.

Оптимальный размер заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и затрат на поставку рассчитывается по формуле Уилсона.                                  

Исходные данные для расчета параметров системы следующие:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- оптимальный размер заказа, шт.;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

 

 

Таблица 3

Расчет параметров системы управления запасами
с фиксированным размером заказа

№ п/п	Показатель	Порядок расчета
1.	Потребность, шт.	–
2.	Оптимальный размер заказа, шт.	–
3.	Время поставки, дни	–
4.	Возможная задержка поставки, дни	–
5.	Ожидаемое дневное потребление, шт./день	[1]: [количество рабочих дней]
6.	Срок расходования заказа, дни	[2]: [5]
7.	Ожидаемое потребление за время поставки, шт.	[3] х [5]
8.	Максимальное потребление за время поставки, шт.	([3] + [4]) х [5]
9.	Страховой запас, шт.	[8] – [7]
10.	Пороговый уровень запаса, шт.	[9] + [7]
11.	Максимально желательный запас, шт.	[9] + [2]
12.	Срок расходования запаса до порогового уровня, дни	([11] – [10]): [5]

 

Страховой запас позволяет обеспечивать потребность на время предполагаемой задержки поставки. При этом под возможной задержкой поставки подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение страхового запаса производится в ходе последующих поставок через использование второго расчетного параметра данной системы — порогового уровня запаса.

 

Рис. 2. Система управления запасами с фиксированным размером заказа

 

Рассмотрим график, иллюстрирующий данную систему управления. Страховой запас обеспечивает потребность на время предполагаемой задержки поставки. Подразумевается максимально возможная задержка. Другой расчетный параметр – пороговый уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается таким образом, что поступление заказа на склад происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня. При расчете порогового уровня задержка поставки не учитывается. Третий основной параметр данной системы – максимальный желательный запас.

Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика резко пойдет вниз – участок А графика), или же будет нарушен срок поставки (t¹>t -участок В графика), то начнет работать страховой запас (причины 2 и 3 образования страхового запаса). Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

- большие потери в результате отсутствия запаса;

- высокие издержки по хранению запасов;

- высокая стоимость заказываемого товара;

- высокая степень неопределенности спроса;

- наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа. При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента - для торгового предприятия) необходимым условием применения системы является использование технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов.

Рассматриваемую систему иногда называют «двухбункерной» (two – bin system), так как запас хранится как бы в двух складах-бункерах. Вначале удовлетворение спроса осуществляется из первого бункера. Окончание запасов в этом бункере является точкой заказа. В этот момент для снабжения потребителя открывается второй бункер, одновременно поставщику направляется заказ. В момент прибытия заказанного товара во втором бункере должен оставаться запас не ниже страхового. При распределении поступившего от поставщика заказа вначале полностью заполняется второй бункер. Оставшееся количество используется для заполнения первого.

Данная модель позволяет наглядно представить себе текущий запас, так как здесь – это то количество запаса, которое физически вытекает из обоих бункеров, обеспечивая непрерывность производственного или торгового процессов между очередными поставками. После того как сделан выбор системы пополнения запасов, необходимо количественно определить величину заказываемой партии, а также интервал времени, через который повторяется заказ.

2.3 Система управления запасами
с фиксированным интервалом времени между заказами

В такой системе заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы: один раз в месяц, один раз в 14 дней и т.д.

Определить интервал времени между заказами можно с учетом оптимального размера заказа, расчет которого был только что рассмотрен. Расчет интервала времени между заказами можно производить следующим образом:

где N – количество рабочих дней в году, дни;

Q – оптимальный размер заказа, шт.;

S – потребность в товарно-материальных запасах на определенный период, шт.

Полученный интервал не является обязательным к применению, он может быть скорректирован, например не 4 дня, а 5 дней (т.е рабочая неделя). Исходными данными для параметров системы являются:

- потребность в заказываемом продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни.

Таблица 4

Расчет параметров системы управления запасами
с фиксированным интервалом времени

№ п/п	Показатель	Порядок расчета
1	Потребность, шт.	–
2	Интервал времени между заказами, дни	–
3	Время поставки, дни	–
4	Возможная задержка поставки, дни	–
5	Ожидаемое дневное потребление, шт./день	[1]: [количество рабочих дней]
6	Ожидаемое потребление за время поставки, шт.	[3] х [5]
7	Максимальное потребление за время поставки, шт.	([3] + [4]) х [5]
8	Страховой запас, шт.	[7] – [6]
9	Максимально желательный запас, шт.	[8] + ([2] x [5])
10	Размер заказа, шт.	–

 

Страховой запас позволяет обеспечивать потребность на время предполагаемой задержки поставки. Восполнение гарантийного запаса производится в ходе последующих поставок через пересчет размера заказа таким образом, чтобы поставка увеличила запас до максимально желательного уровня.

Рис. 3. Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами

 

Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона участков линии, описывающей изменение запасов, в этой модели является величиной переменной (угол наклона различных участков ломаной – неодинаков). А поскольку запас осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

- условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;

- расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;

- потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т. д.

Расчет размера заказа в такой системе производится по формуле

V = МЖЗ – ТЗ + ОП,

где V – размер заказа;

МЖЗ – максимально желательный запас, шт.;

ТЗ – текущий запас, шт.;

ОП – ожидаемое потребление за время поставки, шт.

Размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимально желательного уровня.

2.4. Система управления запасами с установленной периодичностью
 пополнения запасов до постоянного уровня.

Обе основные системы управления запасами рассчитаны на условия, в которых отсутствуют отклонения от запланированных показателей и равномерного потребления запасов. На практике часто встречаются более сложные ситуации. При значительных колебаниях спроса основные системы управления запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителя без значительного завышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в поставках основные системы управления запасами также становятся неэффективными. Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами.

Система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня. В данной системе, как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, входным параметром является период времени между заказами. Но в отличие от основной системы она ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объема запасов или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент с фиксированным интервалом времени между заказами (установленная периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня).

В этой системе пороговый уровень рассчитывается, как и в основной системе. Заказы делятся на 2 категории: плановые заказы производятся через заданные интервалы времени. А дополнительные заказы производят, если наличие запасов на складе доходит до порогового уровня. Постоянно рассчитываемым параметром системы является размер заказа. Если заказ производится в момент достижения порогового уровня, то он рассчитывается как
V = МЖЗ – ТЗ(ПУ) + ОП.