МДК 03.02 Методика рационализации документационного обеспечения управления и архивного дела

МДК 03.03 Организация работы с электронными документами

по программе подготовки специалистов среднего

учреждений среднего профессионального образования

Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

Чайковский, 2019

 Методические рекомендации по выполнению практических работ для студентов по ПМ. 03 Осуществление документационного обеспечения управления и архивного дела с использованием программных средств учета, хранения, обработки и поиска документов по программе подготовки специалистов среднего звена учреждений среднего профессионального образования: учебно-методическое издание./ автор-сост. (Родионова Н.А.)  – Чайковский.: Чайковский индустриальный колледж, 2019. – 88 с.

 

                                              

Составитель: Родионова Н.А., преподаватель Чайковского индустриального колледжа                                                 

 

 

© Родионова Н.А. автор-сост., 2019

© Чайковский индустриальный

колледж, 2019

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка	6
Раздел 1. МДК 03.01 Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле	8
Тема 1.2. Основные объекты и принципа автоматизации ДОУ и организации электронного документооборота
Практическая работа № 1. Работа с профессионально ориентированным программным обеспечением в области ДОУ и архивного дела; Составление классификации информационных технологий ДОУ Составление и оформление ЛНА «Требования к АРМ».	8
Тема 1.3 Технологии подготовки документов в среде офисных пакетов MS Offise
Практическая работа № 2. Работа с профессионально ориентированным программным обеспечением в области ДОУ и архивного дела · Создание шаблонов в текстовом процессоре MS WORD · Создание Web страницы в текстовом процессоре MS WORD · Создание трафаретов документов · Создание защищенного бланка	9 12 13
Тема 1.5. Основные объекты и принципы автоматизации архивного дела.
Практическая работа № 3. Работа с профессионально ориентированным программным обеспечением в области ДОУ и архивного дела; Нормативные документы в области информационных технологий и архивов Составление классификации информационных технологий архивного дела Анализ существующих систем автоматизации ДОУ и АД	21
Тема 1,6. Прикладное программное обеспечение для автоматизированных архивных технологий (АТТ)
Практическая работа № 4. Использование сетевых программных и технических средств в профессиональной деятельности Создание электронного архива.	22
Практическая работа № 5. Поиск необходимой информации, использование информационных ресурсов сети Интернет в области документоведения и архивного дела; Создание указателей к архивным справочникам. Составление учетных документов архива	24
Практическая работа № 6. Использование сетевых программных и технических средств в профессиональной деятельности Подготовка документов к оцифровке и оцифровка документов.	25
Раздел 2. МДК 03.03 Организация работы с электронными документами	26
Тема 2.1. Электронные документы и электронный документооборот
Практическая работа № 7. Поиск необходимой информации, использование информационных ресурсов сети Интернет в области документоведения и архивного дела; Составление таблицы «Сравнение электронного и бумажного документа, плюсы и минусы» Обзор основных систем ДОУ в России. Составление таблицы «Сравнительная характеристика АС ДОУ»	26
Тема 2.2 Корпоративные системы электронного управления документами	27
Практическая работа № 8. Работа с электронными документами. Использование сетевых программных и технических средств в профессиональной деятельности. Архивирование документов. · Работа в системе MS Outlook. · Знакомство с новыми разработками в области СЭД через Интернет.	28 36
Раздел 3. МДК 03.02 Методика рационализации документационного обеспечения управления и архивного дела	37
Тема 3.1 Прикладное программное обеспечение для автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ)
Практическая работа № 9. Поиск необходимой информации в сети Интернет · Основные объекты и принципы автоматизации архивного дела. · Интернет-технологии и информационные ресурсы, используемые в архивном деле.	37
Практическая работа № 10. Организация внедрения автоматизированной системы в службе ДОУ и архиве Анализ функций, структуры и применяемых технологий в программном продукте «1С: предприятие».	38
Тема 3.2. Методы  обследования, анализа, проектирования документационного обеспечения управления
Практическая работа № 11. Отечественный рынок специализированных программ автоматизации ДОУ и архивного дела. Положение об отделе корпоративного регулирования ДОУ. Формирование альбома унифицированных форм организации	39
Тема 3.3. Исследование состава и движения документации в аппарате управления
Практическая работа № 12. Использование сетевых программных и технических средств в профессиональной деятельности Графическое оформление анализа качественного и количественного состава документации (составление хронологической кривой, ленточной и секторной диаграмм). Составление маршрутных схем движения документопотоков (входящих, исходящих, внутренних документов). Ознакомление с разработками в области СЭД.	40
Тема 3.4. Методика анализа выполнения основных делопроизводственных функций	41
Практическая работа № 13. Использование сетевых программных и технических средств в профессиональной деятельности; Расчет штатной численности сотрудников службы ДОУ. Заполнение регистрационных форм различных документопотоков. Составление классификационных схем (систем делопроизводства, документограмм). Составление схем документации (вертикальная, боковая).	41 42 43
Тема 3.6. Выбор и внедрение АС ДОУ
Практическая работа № 14. Работа с профессионально ориентированным программным обеспечением в области документационного обеспечения управления и архивного дела Работа с базами данных Access	44
Практическая работа № 15. Организация внедрения автоматизированной системы в службе ДОУ и архиве Анализ экономической и временной оценки эффективности внедрения СЭД. Изучение системы ДОУ на основе представленных данных и внесение предложений по выбору АС ДОУ	45
Приложения	46

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению практических работ разработаны в соответствии с требованиями Федеральных государственных образовательных стандартов СПО по специальности: «46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение».

Практические работы по модулю структурированы по разделам и темам. В результате освоения профессионального модуля студент должен:

Уметь

У.1. работать с профессионально ориентированным программным обеспечением в области документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и архивного дела;

У.2. организовывать внедрение автоматизированной системы в службе ДОУ и архиве (техническое задание, понятие о CASE -технологиях);

У.3. находить необходимую информацию, пользоваться информационными ресурсами сети Интернета в области документоведения и архивного дела;

У.4. работать с электронными документами;

У.5. использовать сетевые программные и технические средства в профессиональной деятельности;

Знать

З.1 рынок специализированного прикладного программного обеспечения в области ДОУ и архивного дела (автоматические системы управления документами);

3.2. современное состояние ДОУ государственных и негосударственных учреждений, государственных, муниципальных и негосударственных архивов в области применения информационных технологий и использования специализированного программного обеспечения;

3.3. корпоративные информационные системы, автоматизированные по системам документации, в том числе кадровой, бухучета;

перспективные направления информатизации ДОУ и архивного дела;

З.4. законодательную базу, основные угрозы информационной безопасности.

Структура практической работы включает:

1. Задание практической работы;

2. Алгоритм выполнения;

3. Бланки для оформления результатов работы (при необходимости);

4. Оборудование, приборы, материалы;

5. Информационные ресурсы;

6. Критерии оценки.

Дидактическая цель практических работ - формирование у студентов профессиональных умений, а также практических умений, необходимых для изучения учебных дисциплин.

 

УСЛОВИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:

1. Оформляется титульный лист практической работы.

2. При оформлении работы в электронном виде в нижнем левом колонтитуле оформляется отметка об исполнителе (фамилия студента, выполнявшего работу и дата выполнения работы в две строчки).

3. Документы оформляются на стандартных листах бумаги с соблюдением правил оформления служебных документов:

· заголовочная, оформительская части обязательны;

· для реквизитов дата и номер оформляется место обозначения.

· для внутренних и исходящих документов реквизит «Дата» соответствует дате выполнения задания.

· год в тексте документов пишут текущий.

4. Недостающие данные (пропущенные реквизиты) определяются по усмотрению автора работы.

5. Работа подшивается в соответствующее дело.

РАЗДЕЛ 1