Компьютер как помощник в офисе

 

Глава 9

Работа с текстом

 

♦ Набор текста.

♦ Печать текстов.

♦ Форматирование текстовых документов.

♦ Вставка рисунков, таблиц и других объектов.

 

Набор текста

 

Для набора и распечатки текстовых документов существуют специальные программы – текстовые редакторы.

Их можно условно разделить на две группы. Первая группа – это простые программы, в которых можно разве что набрать и распечатать текст. Вторая – более сложные программы, позволяющие оформить текст более разнообразно: выбрать шрифт, цвет, размер, разместить в тексте иллюстрации и т. д.

Основные правила набора текстов общие и для обычных редакторов, и для более сложных программ. Рассмотрим их на примере простейших текстовых редакторов.

Самый простой из них, входящий в стандартную поставку Windows XP, называется Блокнот (рис. 9.1).

 

Рис. 9.1. Окно программы Блокнот.

 

Работать в простом текстовом редакторе совсем не сложно. В нем можно создавать текст, исправлять его, делать вставки и т. д. Переместить курсор в начало текущей строки можно с помощью клавиши Home, а клавишей End – в конец. Переместить курсор можно двумя способами: используя клавиши управления курсором или щелкнув мышью в нужном месте. С помощью сочетания Ctrl+Home можно перейти в начало всего текста, а нажав Ctrl+End – в конец. Чтобы передвинуть курсор на одно слово вперед или назад, нажмите Ctrl совместно с клавишами ← и →. Клавиши Page Up и Page Down перемещают курсор на условную страницу назад или вперед.

Чтобы выделить часть текста, используйте Shift вместе с клавишами управления курсором (рис. 9.2). Можно и проще: провести по ней мышью с нажатой левой кнопкой. Для выделения всего текста нажмите Ctrl+A.

 

Рис. 9.2. Выделенный текст.

 

Копировать и переносить текст можно, пользуясь буфером обмена.

Сочетанием клавиш Ctrl+C вы можете скопировать выделенный текст в буфер обмена, а нажав Ctrl+V – извлечь его оттуда и вставить, куда потребуется. Но если вместо Ctrl+C нажать Ctrl+X, то текст будет только перенесен в буфер обмена. В этом случае он исчезнет с экрана. Если его надо просто удалить, нажмите клавишу Delete или Backspace.

В программе Блокнот сочетание Ctrl+G позволяет быстро переместить курсор в строку с заданным номером. Для этого нужно ввести этот номер в открывшемся диалоговом окне (рис. 9.3).

 

Рис. 9.3. Окно Переход на строку.

 

При необходимости можно указать программе длину строки, по достижении которой строку следует автоматически переносить. Для достижения этого в программе Блокнот достаточно в меню Формат установить флажок Перенос по словам. При этом длина строки определяется автоматически и зависит от ширины окна в данный момент.

Настройки программы позволяют выбрать шрифт по вашему усмотрению. Для этого выберите в меню Формат пункт Шрифт – и любой из имеющихся в системе шрифтов в вашем распоряжении (рис. 9.4).

 

Рис. 9.4. Окно настроек шрифта.

 

Если вам надо найти конкретное слово или сочетание в документе, нажмите Ctrl+F, введите в открывшемся окне в поле поиска искомое слово и нажмите кнопку Найти далее (рис. 9.5).

 

Рис. 9.5. Окно Найти.

 

Если при этом установлен флажок С учетом регистра, то в процессе поиска будут учитываться и прописные и строчные буквы. Как правило, поиск производится с того места, где находится курсор и до конца документа. Если же вы хотите произвести поиск в обратном направлении, то установите переключатель Направление в положение Вверх. Чтобы осуществить повторный поиск слова, которое вы только что искали, нажмите клавишу F3.

 

Печать текстов

 

В настоящее время распечатка набранного текста на принтере стала достаточно простой операцией. Если у вас в системе установлен принтер и вы настроили его драйвер, то никаких проблем с распечаткой документов у вас возникнуть не должно. Просто выберите функцию печати в той программе, в которой текст был набран.

В разных программах диалог печати документа может выглядеть по-разному. Но есть общие, базовые возможности, которые можно найти во всех программах. Например, на рис. 9.6 показано, как выглядит диалог печати в текстовом редакторе Блокнот. Чтобы открыть его, выберите в меню Файл пункт Печать.

 

Рис. 9.6. Окно печати в программе Блокнот.

 

В верхней части окна расположена область Выберите принтер, которая позволяет выбрать для печати один из установленных в системе принтеров. Здесь же имеется и значок Установка принтера, соответствующий такому же пункту на Панели управления и позволяющий установить драйвер нужного принтера в систему, если это не было сделано ранее.

Если в системе установлено несколько принтеров, то при открытии диалога печати вы увидите, что принтер, указанный как устройство по умолчанию, уже выделен. Можно либо согласиться с этим, либо выбрать иной принтер щелчком мыши на другой картинке.

При установке флажка Печать в файл вся информация, предназначенная для принтера, будет записана в файл, имя которого вы укажете после нажатия кнопки Печать. Впоследствии этот файл можно будет распечатать на данном принтере даже при отсутствии его драйвера – достаточно будет просто дать команду копирования файла в параллельный порт, к которому подключен принтер.

Однако указанный способ используется только в том случае, если необходимо распечатать файл в другом месте при отсутствии драйвера принтера. В обычных случаях флажок Печать в файл должен быть снят.

Если вам необходимо распечатать документ на сетевом принтере или принтере, подключенном к другому компьютеру локальной сети, и этот принтер отсутствует в секции Выберите принтер, нажмите кнопку Найти принтер: откроется окно (рис. 9.7), в котором можно либо ввести сетевое имя принтера, либо выбрать его из списка принтеров сети.

 

Рис. 9.7. Окно Подключение к принтеру.

 

Указать, какую часть документа следует распечатать, можно в области Диапазон страниц, установив переключатель в одно из четырех положений:

♦ Все – весь документ;

♦ Выделение – выделенная область;

♦ Текущую страницу – текущая страница, на которой в данный момент находится курсор;

♦ Страницы – страницы в определенном диапазоне, который вы указываете в специальном поле.

Диапазон страниц указывается либо через дефис, либо перечислением страниц через запятую. Например, 6-9 означает, что будут напечатаны страницы с шестой по девятую включительно. А такая запись, как, например, 3,5,9, означает, что будут напечатаны только три страницы – третья, пятая и девятая. Можно давать и смешанные указания, например: 2,4,7-15,22-25,44 и т. д., хотя лучше это делать не в программе Блокнот, в которой явная постраничная разметка на экране компьютера отсутствует, а в более сложных.

Обратите внимание на область Число копий в диалоговом окне печати. Здесь в соответствующем поле можно ввести количество копий документа, которое следует распечатать.

Если флажок Разобрать по копиям не установлен, то при печати нескольких копий документа сначала будет напечатано указанное количество первых страниц, затем – вторых и т. д. В противном случае документ будет разобран по копиям: сначала целиком напечатается первая копия всего документа, затем вторая и т. д.

Когда все готово, нажмите кнопку Печать, и документ будет отправлен на печать. Следить за ее ходом можно в окне принтера (рис. 9.8).

 

Рис. 9.8. Окно очереди печати принтера.

 

Как правило, такие настройки присутствуют в диалоге печати любой программы.