Моделирование бизнес-процессов с помощью ERwin Process Modeler 7.3

Постановка задачи: разработать модель бизнес-процесса, предназначенную для гостиницы.

Система автоматизирует резервирование номеров и регистрацию новоприбывших постояльцев, ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня ERwin Process Modeler 7.3 поддерживающее методологии: IDEF0 (функциональная модель); DFD (DataFlow Diagram).

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ).

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма ИС гостиницы «Лалетин».

 

Рисунок 6 - Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование гостиницы

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рисунке 7 это "Клиенты" и "Плата за услуги"), выхода (основной результат процесса - "Оказанные услуги" и "Прибыль"), управления ("Законы РФ" и "Устав гостиницы") и механизмов ("Материальная база", "Помещение", "Персонал" – это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы).

"Клиенты" – те, для кого гостиница работает. Они платят гостинице деньги в качестве платы за оказываемые услуги. Получение прибыли – цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели гостиница должна оказать услуги клиентам.

"Законы РФ" и "Устав гостиницы" – это правила, которыми управляется процесс функционирования гостиницы, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного "жить" согласно законодательству конкретной страны.

В оказании услуг принимает участие "Персонал" гостиницы. Чтобы предоставить номера и получить прибыль, в деятельности гостиницы должны участвовать "Помещение" и "Материальная база" – обстановка здания, техника в номерах, инвентарь и т.д.

Модель описывает деятельность гостиницы, а именно следующие предоставляемые ею услуги: предоставление номеров, их обслуживание, администрирование телефонных переговоров.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рисунок 7).

 

Рисунок 7 - Диаграмма декомпозиции IDEF0 (Подробное функционирование гостиницы)

Весь процесс "Функционирования гостиницы" разбивается на 3:

1) "Предоставление номеров" иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией;

2) "Обслуживание номеров" представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;

3) "Обеспечение телефонных переговоров" – это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.

Далее диаграмма «Предоставление номеров» декомпозируется на 6 диаграмм (рисунок 8).

 

Опишем диаграмму, представленную на рисунке 8, с помощью таблицы.

 

Таблица 6 - Работа диаграммы декомпозиции А1

Имя работы	Определение
Резервирование номеров	Предоставление услуги резервирования номера позволяет клиентам заранее запланировать и оговорить пребывание в нашей гостинице.
Оформление поселения	Оформление въезда включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт.
Приём предоплаты	Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания.
Администрирование ключей	Администрирование ключей существляется в согласии с законом РФ и включает в себя: хранение ключей от номеров, их охрану и выдачу только лично постояльцу в руки.
Оформление выезда	Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплаты.

 

Работа "Проверка счетов" иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущего счетов в отделе бухгалтерии. Работу бухгалтерии не автоматизируем полностью в ходе курсового проектирования, но значительно облегчаем. Клиентское приложение в дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания. Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека.

 

Таблица 7 - Работы диаграммы A3 (Обеспечение телефонных переговоров)

Имя работы (Activity Name)	Определение (Definition)
Оповещение о пропущенных звонках	Персонал оповещает постояльца номера о пропущенных звонках и оставленных сообщениях. Эту деятельность мы не намерены автоматизировать, поэтому интереса она для нашего курсового проектирования не представляет.
Соединение с номером	Соединение с номером объединяет в себе соединение по запросу клиента, а также звонки, поступающие клиенту на номер телефона, числящийся за ним в течение всего времени пребывания в гостинице.
Ведение статистики телефонных переговоров	В статистике переговоров учитывается количество переговоров постояльца по гостиничному телефону и их тарифы.
Оплата телефонных переговоров	Оплата телефонных переговоров по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

 

 Функция оповещения о пропущенных звонках возлагается на персонал и не автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования.

Ведение статистики телефонных переговоров. Эта деятельность автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной формы клиентского приложения отделом регистрации телефонных переговоров, и предоставляться в бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.

Оплата телефонных переговоров. Эта деятельность не автоматизируется нашим клиентским приложением. Оплата переговоров производится при оформлении выезда.

Счёт – платежи за телефонных переговоры по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Переговоры – данные о времени, номере телефонного звонка.

Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, ERwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию DFD и создать смешанную модель.

Диаграммы потоков данных (DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Нотация DFD включает такие понятия, как "внешняя ссылка" и "хранилище данных", что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота.

На рисунке 10 представлена "Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Резервирование номеров", описывающая деятельность по резервированию номеров. На диаграмме представлены:

1 "Клиент" и "Персонал " – это внешние ссылки, источник данных из вне модели;

2 "Устав гостиницы" и "Данные о номерах гостиницы" – хранилища данных.

Эти данные хранятся на данный момент в бумажном эквиваленте. Клиентское приложение позволит все эти данные хранить в электронном виде и облегчит обновление данных о номерах гостиницы и постояльцах.

 

Рисунок 10 - Диаграммы декомпозиции в нотации DFD (Резервирование номеров)

 

Таким образом, данная система автоматизирует резервирование номеров и регистрацию новоприбывших постояльцев, ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы.

Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ.

 

 

                                      Заключение

Важность ориентации предприятия на бизнес-процессы продиктована условиями времени. В современной экономической среде актуальность приобретает не только налаживание бизнес-процессов как одного из направлений работы с внутренней средой, но и приведение их в соответствие с быстро меняющимися требованиями внешней среды.

Бизнес-процессом можно назвать регламентированную последовательность действий нескольких сотрудников, направленную на получение определённого результата, имеющего ценность для заказчика процесса (под заказчиком мы понимаем не только клиентуру, но и того сотрудника, который «принимает эстафету» дальнейшей работы с продуктами процесса). Мы говорим именно о нескольких сотрудниках, потому что действия работника всегда хотя бы косвенно связаны с результатами труда других участников процесса: продавец взаимодействует с поставщиками; штукатур — с каменщиками и т. п. Участие людей является обязательным признаком бизнес-процесса, поскольку полностью автоматизированная последовательность действий переходит в другую категорию процессов — технологических.

В ходе написания курсовой работы была рассмотрена гостиница «Лалеетин» и было выявлено, что это малое предприятие гостиничного бизнеса, имеющее достаточно простую линейно-функциональную организационную структуру. Так же ведется активная политика по работе со службами различных подразделений персонала и их взаимодействия (поддержание корпоративной культуры предприятия), и жесткая система стандартов.

В наши дни в маленьких гостиницах обычно мало существует проблем связанных с организационной структурой. Распределение задач, определение полномочий и обязанностей, а также взаимоотношения между членами предприятия можно построить на персональной и неформальной основе. Но большинство гостиниц требуют какую-нибудь структуру, с помощью которой межличностные отношения разделяются и координируются. Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее местоположением, спецификой гостей и другими факторами.

Четкое распределение всех функций управления приводит к эффективному функционированию организации.

Были рассмотрены основные бизнес-процессы гостиницы:

- Предварительный заказ мест в гостинице (бронирование);

- Прием, регистрация и размещение гостей;

- Предоставление услуг проживания и питания;

- Предоставление дополнительных услуг проживающим;

- Окончательный расчет и оформление выезда.

- Разработана модель бизнес-процесса, предназначенная для гостиницы.

Система автоматизирует резервирование номеров и регистрацию новоприбывших постояльцев (фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность, место постоянного жительства, номер апартамента, дата въезда, дата выезда), ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов был использован CASE-средство верхнего уровня ERwin Process Modeler 7.3 поддерживающее методологии: IDEF0 (функциональная модель); DFD (Data Flow Diagram).