Не удерживайте лишнего за использованный авансом отпуск

Удерживайте суммы отпускных за те дни отпуска, которые сотрудник использовал авансом, но не больше 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты, письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14–1/ООГ-8742.

Когда лишние отпускные удержать не из чего, суды отказывают компаниям в исках и не взыскивают долги с бывших сотрудников, определение Верховного суда от 05.02.2018 № 59-КГ17-19.

Чтобы не переплачивать, лучше не предоставляйте отпуска авансом. Если руководство пошло навстречу работнику, возьмите с него письменное согласие на возврат лишних отпускных в случае досрочного увольнения. Тогда вы вправе удержать всю сумму переплаты из последней зарплаты. Но если сотрудник уволится в начале месяца, ничего сделать не сможете.

Рисунок 2. Заявление об удержании отпускных

КАДРОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Включайте отпускные в расчетные листки

В расчетном листке вы должны указывать отпускные, так как эти выплаты связаны с работой, письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14–1/ООГ-845. За отсутствие такой строчки в расчетном листке возможен штраф, а работник через суд может попытаться взыскать те выплаты, которые не показали в листке.

Минтруд уточнил, что в листок не надо включать сведения о выплатах, которые не связаны с зарплатой: о материальной помощи, денежном подарке или премии к празднику, письмо от 01.08.2018 № 14–1/ООГ-6433.

Определите, какие еще выплаты надо включить в расчетный листок.

Изучайте и практикуйте

Проверьте Правила внутреннего трудового распорядка вашей компании, раздел «Время отдыха».

1) Есть ли в нем правило: работники ежегодно используют полный отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней. Если нет, добавьте.

2) Фразу «выплата отпускных осуществляется не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска» измените на: «выплата отпускных осуществляется не позднее, чем за четыре календарных дня до начала отпуска».

3) Уберите фразу о том, что отпуск может быть разделен только на количество дней, кратное семи.

4) Уберите фразу о том, что работник обязан разделить отпуск на две части. Допустимо написать об этом так: «По письменному соглашению сторон отпуск может быть разделен на части».

 

Правила внутреннего трудового распорядка нужно исправить? Согласуйте исправления с профсоюзом, если он есть в компании, утвердите у руководителя и ознакомьте с изменениями работников.

Вы не обязаны выполнять задание, но эта работа поможет улучшить профессиональные навыки и снизить ошибки.

 

Трудовой кодекс: новые правила по отпускам

Новая льготная категория сотрудников

Новую категорию сотрудников, которые вправе уйти в отпуск не по графику, и работодатель не может им отказать, ввел закон, ст. 262.2 ТК. К таким сотрудникам относятся матери, отцы, усыновители, опекуны и попечители трех и более детей в возрасте до 12 лет.

Предупредите об этом линейных руководителей и директора. При этом многодетные родители могут брать отпуск в удобное время только после шести месяцев работы в компании. Предоставлять им отпуск в первые полгода работы вы не обязаны.

Минтруд уточнил, что уйти в отпуск раньше, чем истечет шесть месяцев со дня приема на работу, многодетный сотрудник может, если договорится с руководством (письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14–2/ООГ-9211). Во всех остальных ситуациях сотрудники могут написать заявление и потребовать отпуск не по графику, а вы обязаны их отпустить.

Если раньше отказывали этим сотрудникам предоставить отпуск не по графику, теперь предоставляйте отпуск в даты, которые они укажут в заявлении.

Если требуется, добавьте процедуру предоставления отпуска по заявлениям работников в локальные акты или скорректируйте ее, если уже прописали по-другому.

Совет экспертов: когда будете планировать отпуск на 2020 год, соберите пожелания сотрудников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. Направьте им уведомления и попросите сообщить в отдел кадров желаемые даты отпуска. Перенесете их в график. Но вы не сможете отказать, если сотрудник попросит отпуск в другое время.

Откажете предоставить отпуск по заявлению сотрудникам, которые имеют право на отпуск в удобное время, инспектор оштрафует компанию на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 27 КоАП, а работники смогут пожаловаться в суд на нарушение их права на отдых.

Эти правила касаются только ежегодного оплачиваемого отпуска. Они не подходят для отпуска без сохранения заработной платы. Многодетные родители не входят в перечень тех категорий, которым положен отпуск без сохранения заработной платы (с. 128 ТК РФ). Такой отпуск они должны согласовывать с работодателем.

Пример

Егорова устроилась на работу в компанию «Мир» 11 января 2019 года. У Егоровой трое детей. Возраст детей – 3, 7 и 10 лет. До 11 июля она не вправе взять отпуск в любое время, а после 11 июля – вправе, причем сразу на 28 дней. Егорова отгуляла полностью этот отпуск и хочет взять еще пять дней отпуска без сохранения заработной платы в сентябре. Такой отпуск она обязана согласовать с работодателем, и ей могут отказать.

Если просят отпуск "прямо завтра"

Если сотрудники, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время, требуют отпуск «прямо завтра», вы нарушаете правило о выплате отпускных за четыре дня. В этой ситуации два варианты решения: пробуйте договориться с сотрудником, чтобы сдвинуть отпуск хотя бы на четыре дня. Или, если сотрудник не может по семейным обстоятельствам выходить на работу, попросите его на эти дни оформить отпуск без сохранения зарплаты. Главное — чтобы трудовая и налоговая инспекции не зафиксировали нарушения в оплате отпуска.

Как поступать не стоит: работодатели отпускают сотрудников отдыхать по их заявлениям, а отпуск оформляют только через четыре дня. В табели кадровики отмечают «явки» и фактически дарят эти дни работникам, только чтобы избежать ответственности за задержку отпускных. Всегда помните: если с сотрудником что-то случится в даты, в которые он якобы был на работе, проблем не избежать

Проблемы с работником до, во время и после отпуска

Если сотрудник просит отпуск не по графику

Вы не обязаны выполнять просьбу, если у сотрудника нет права на отпуск в удобное для него время. Если непосредственный руководитель сотрудника не согласен перенести отпуск на другие даты, на заявлении руководитель компании поставит резолюцию «Отказать». Объясните сотруднику, что он должен следовать графику отпусков.

Если руководитель сотрудника согласен или у сотрудника есть право на отпуск в удобное время, предоставляйте отпуск не по графику.

Действовать нужно так.

Шаг 1. Принять заявление у работника и передать его руководителю.

Шаг 2. Получить заявление с резолюцией руководителя.

Шаг 3. Не позднее чем за четыре дня до начала отпуска:

- издайте приказ о предоставлении отпуска работнику

- заполните лицевую сторону записки-расчета на основании приказа о предоставлении отпуска

- передайте записку-расчет в бухгалтерию

- выплатите работнику отпускные

Шаг 4. Ознакомить работника с приказом об отпуске под подпись.

Если сотрудник просит продлить или перенести отпуск

Вы обязаны выполнить эту просьбу, если сотрудник болел или получил травму во время отпуска. Уточните у сотрудника, на сколько дней ему оформили больничный. Если сотрудник не вышел на работу, отпуск автоматически продлевается на период болезни, ч. 1 ст. 124 ТК.

До тех пор, пока работник не представит вам больничный лист, формально причина его отсутствия остается неизвестной. Поэтому в первый рабочий день после отпуска составьте акт, а в табеле поставьте код «НН». Когда сотрудник принесет больничный, проверьте причину нетрудоспособности. Если работник болел сам, увидите в больничном код 01. На основании этого документа скорректируйте табель. Период болезни отметьте буквенным кодом «Б», а отпуск — «ОТ».

Пример

Работнику оформлен отпуск с 3 по 30 июня 2019 года. В табеле кадровик с 3 по 11 июня ставил код «ОТ», 12 июня отметил нерабочий праздничный день кодом «В».

13 июня работник позвонил в отдел кадров и сказал, что заболел. С этого дня кадровик ставил в табеле «НН» и с этими кодами сдал табель в бухгалтерию.

1 июля сотрудник вышел на работу и предъявил больничный на даты с 13 по 18 июня. Кадровик исправил табель. С 13 по 18 июня проставил код «Б», с 19-го по 30-е – «ОТ». 6 календарных дней отпуска, которые сотрудник не использовал из-за болезни, ему предоставят в другие даты.

В графике отпусков и личной карточке укажите фактические даты отпуска и реквизиты больничного листа.

Вы обязаны перенести отпуск, если работник принес справку из военкомата о том, что был на сборах. Ежегодный отпуск можно продлить или перенести на другие дни, как пожелает работник.

Если работник хочет перенести ежегодный отпуск на другое время, попросите его написать заявление. К нему пусть работник приложит справку из военкомата, которая подтвердит, в какие даты сотрудник фактически был на сборах. На основании этих документов скорректируйте табель. Период, когда сотрудник был на сборах и проходил медкомиссию, отметьте в табеле буквенным кодом «Г». Можете придумать собственный код для военных сборов, например, «ВС».

В графике и личной карточке укажите фактические даты отпуска, сошлитесь на справку из военкомата. Время, которое сотрудник отсутствовал на работе из-за военных сборов и связанного с ними медосмотра, оплачивают по среднему заработку, пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ о воинской обязанности и военной службе. Эти расходы компании возмещает военкомат. Чтобы получить компенсацию, направьте заявление в военкомат по месту нахождения компании. Укажите в нем расходы и банковские реквизиты компании, приложите заверенные копии подтверждающих документов, п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства от 01.12.2004 № 704.

Заявление, которое составите на официальном бланке, отдайте на подпись руководителю компании, поставьте печать, если она есть.

Расскажите сотруднику, что он также имеет право на выплаты от воинских частей — оклад по воинской должности и воинскому званию с учетом районных коэффициентов и компенсацию командировочных расходов при проезде до места проведения военных сборов, ст. 13 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ о статусе военнослужащих.

Если сотрудник просит его уволить

Вы обязаны удовлетворить просьбу, если сотрудник написал заявление об увольнении, а срок предупреждения истек во время отпуска. Если же срок предупреждения об увольнении истечет, когда отпуск закончится, сотрудник должен выйти на работу.

Если сотрудник попросит отпуск с последующим увольнением, отказать не получится, если он имеет право на отпуск в удобное время либо просит отпуск по графику. Откажете - сотрудник перепишет заявление. Вместо одного принесет два заявления: о ежегодном отпуске и об увольнении.

Если сотрудник подал заявление об увольнении во время отпуска, зарегистрируйте его. Со следующего дня отсчитайте две недели. Это и будет дата увольнения. Если срок предупреждения истечет во время отпуска, сотрудник вправе не выходить на работу после отпуска.

В день увольнения издайте приказ. На том месте, где сотрудники обычно ставят свою подпись, сделайте отметку, что невозможно ознакомить с приказом под подпись, ч. 2 ст. 84.1 ТК. Рассчитайтесь с сотрудником, ст. 84.1 ТК. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку. Направьте сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую или дать согласие на отправку ее по почте.

В графике отпусков укажите фактические даты отпуска, дату увольнения и реквизиты заявления работника.

Если деньги выдаете в кассе, уведомите сотрудника о необходимости получить расчет. Деньги в кассе можете держать не больше пяти рабочих дней, п. 6.5 Указа Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Пример

Попова находилась в ежегодном отпуске со 2 по 29 сентября 2019 года. 13 сентября курьер принес заявление с просьбой об увольнении, подписанное Поповой. Дата на заявлении – 13 сентября. Какого числа ее уволить, Попова не написала. По общему правилу кадровик отсчитал две недели от даты написания заявления – 27 сентября. Это и будет датой увольнения. В этот день Попова еще будет в отпуске, значит, просьбу об увольнении нужно удовлетворить, даже если руководитель Поповой против. При окончательном расчете 27 сентября бухгалтер удержит из ее зарплаты отпускные за 28 и 29 сентября.

Если сотрудник просит прервать его отпуск

По закону сотрудник не может прервать отпуск по собственной инициативе. Но если руководитель не против, сотрудник может выйти на работу. Только объясните ему, что остатки отпуска он будет использовать не тогда, когда ему удобно, а когда это будет возможно с учетом рабочих нужд.

Попросите работника написать заявление о выходе на работу из отпуска раньше запланированной даты. На это заявление сошлетесь в графике отпусков.

Приказ об отзыве работника из отпуска издавать не надо, так как это не компания прерывает отпуск сотрудника по производственной необходимости, а работник сам просит выйти на работу раньше. Приказ об отпуске тоже не меняйте. Он законный, на момент ухода сотрудника в отпуск его содержание было актуальным. В ближайшую дату выплаты зарплаты бухгалтерия скорректирует выплаты с учетом отпускных, которые сотрудник уже получил.

Пример

В графике отпусков у Астафьева был запланирован отпуск с 9 по 29 сентября 2019 года. Астафьев ушел в отпуск 9 сентября, по графику. 23 сентября он сообщил своему непосредственному руководителю, что хочет вернуться на работу раньше окончания отпуска, так как ему по семейным обстоятельствам нужно использовать остаток отпуска в другое время. Руководитель согласился и рассказал все кадровику. Кадровик попросил Астафьева написать заявление о досрочном выходе из отпуска и напомнил Астафьеву о том, что остаток отпуска он сможет использовать не в удобное ему время, а по согласованию с непосредственным руководителем. Астафьев не был к такому готов, он был уверен, что сможет взять эти 6 дней, когда захочет. Поговорив с кадровиком, Астафьев передумал выходить из отпуска.

Как кадровику исполнить законные/незаконные требования руководителя

Линейные руководители ставят вам задачи не пускать сотрудников в отпуск по графику, срочно отозвать из отпуска тех, кто уже отдыхает, заменить отсутствующих или распределить их обязанности. Из урока узнаете, когда можете отказать, и как действовать, если отказать нельзя.

Если руководитель требует оформить замену сотруднику в отпуске

Вы обязаны выполнить просьбу руководителя, если кандидат, которого он нашел, согласен выполнять обязанности основного сотрудника. С теми, кто не состоит в штате, заключите срочный трудовой договор. Сотрудника временно переведите, оформите внутреннее совместительство либо совмещение должностей.

Вариант 1. Срочный трудовой договор заключайте на период временного отсутствия основного сотрудника. Он закончится событием: выходом основного сотрудника на работу, абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК.

Пример

В договоре напишите: «Трудовой договор заключается для исполнения обязанностей специалиста по продажам Петрова Олега Владимировича до его выхода на работу из ежегодного отпуска».

Когда основной сотрудник выйдет на работу, оформите увольнение временного. Уведомлять заранее о том, что срок договора истекает, закон не требует, ч. 1 ст. 79 ТК. Если решите досрочно расстаться с временным сотрудником, договаривайтесь с ним об увольнении по соглашению сторон.

Вариант 2. Временный перевод применяйте, если хотите, чтобы сотрудник замещал отсутствующего коллегу полный рабочий день. Получите согласие сотрудника и заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Предусмотрите все условия временной работы, включая оплату. Если зарплата окажется ниже, обсудите, как будете оплачивать работу. Есть три варианта: сохранить за сотрудником прежний оклад, установить новый оклад и доплачивать до прежнего оклада либо до среднего заработка по прежнему месту работы.

Если временный перевод оформите в середине месяца, добавьте дополнительную строку в табеле. Со следующего месяца отмечайте рабочее время сотрудника только по новой должности.

Не указывайте в документах дату, когда истекает срок временного перевода, то есть последний день отпуска основного сотрудника. Он может не выйти на работу сразу из отпуска, например, из-за болезни. Тогда возникнет ситуация, когда срок временного перевода подошел к концу, а необходимость замещать сотрудника еще осталась. Если не предоставите сотруднику прежнюю должность, временный перевод трансформируется в постоянный. Решите продлить временный перевод — придется оформлять дополнительные документы.

Вариант 3. Совместительство оформляйте, если нужно, чтобы сотрудник выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск, в свободное от основной работы время.

Заключите с замещающим сотрудником срочный трудовой договор по совместительству. Рабочий день совместителя не должен превышать четырех часов, ч. 1 ст. 284 ТК. Зарплату устанавливайте пропорционально отработанному времени. В табеле ведите учет рабочего времени в двух строках: по основной должности и по внутреннему совместительству.

Досрочно отменить дополнительную работу сможете, если сотрудник согласится расторгнуть трудовой договор по совместительству по соглашению сторон.

Вариант 4. Совмещение устанавливайте, если хотите, чтобы сотрудник в течение рабочего дня одновременно со своей основной работой выполнял обязанности коллеги, который ушел в отпуск.

Пример

Бухгалтеру Глебовой поручили обязанности кассира в порядке совмещения до выхода кассира из отпуска. Доплату установили в размере 30% от оклада кассира.

Если руководитель требует распределить работу сотрудника в отпуске

Вы должны выполнить требования руководителя. Работу, которую сотрудник не успел сделать до отпуска, можете передать его коллеге либо распределить между несколькими работниками. Получите их согласие на дополнительную работу и договоритесь о доплате.

Если хотите, чтобы сотрудники выполняли дополнительную работу наряду со своей основной работой, оформите совмещение. Заключите с каждым дополнительное соглашение к трудовому договору. Определите в нем содержание и объем поручаемой работы, срок и доплату, ч. 2 ст. 60.2 ТК. Размер доплаты каждому сотруднику устанавливайте с учетом объема, содержания и характера дополнительной работы. Досрочно отменить допработу сможете в любое время. Главное — предупредить об этом сотрудников за три рабочих дня. Отказать от допработы могут и работники за три рабочих дня, ч. 4 ст. 60.2 ТК.

Если руководитель требует вызвать сотрудника из отпуска

Вы обязаны выполнить требование, если сотрудник, который ушел в отпуск, согласился выйти на работу, например, дал предварительное согласие по телефону либо по электронной почте. Не выполняйте требование руководителя, если он хочет отозвать из отпуска несовершеннолетнего, беременную или сотрудника, который занят на вредной или опасной работе. Даже если сотрудник согласился, такой отзыв будет незаконным.

Если сотрудник согласен, действуйте по схеме.