Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ:

 

а) внесение исходящих номеров поступивших документов в журнал учета работы ЭВМ (традиционный или электронный машинный журнал) из журнала учета пакетов;

б) проставление на бумажных документах (в том числе сопроводительных письмах) штампа идентификатора электронной копии документа;

в) проставление на бумажных документах, подлежащих переносу на машинный носитель, а также в сопроводительных письмах к документам, записанным на дискете, входящего штампа (надписи) для внесения в них в последующем необходимых сведений;

г) регистрация магнитного носителя при поступлении документа, записанного на дискете;

д) распределение документов на группы в соответствии с уровнем их конфиденциальности и другим признакам ограничения доступа для раздельного ввода в ЭВМ;

е) формирование составных частей поискового (учетного) индекса документа;

ж) получение указания администратора банка данных, в какую часть рабочего массива вводить данный документ (директорию, файл).

Процедура ввода исходных сведений о поступивших документах в автоматизированный банк данных:

а) вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным (повторно не воспроизводимым) порядковым номером, внесение индекса документа;

б) заполнение на экране с бумажного документа зон и граф матрицы учетной карточки;

в) автоматическое (или с помощью клавиатуры) заполнение учетной карточки на электронный документ, записанный на дискете или поступивший по защищенной линии электронной почты;

г) внесение в учетную карточку документа учетных номеров и даты регистрации машинных носителей (диска, дискет и т.п.), на которых записаны исходные сведения о документе;

д) автоматическое внесение необходимых сведений в электронную валовую опись конфиденциальных документов фирмы и (или) электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек документов, проверка правильности внесенных сведений;

е) рукописное или автоматическое внесение в машинный журнал отметки о заполнении комплекта электронных учетных форм;

ж) при необходимости - внесение в журнал учета пакетов номеров зарегистрированных документов;

з) проставление на бумажном документе необходимых сведений во входящем штампе основного документа (или сопроводительного письма) и на приложениях, а также в штампе идентификатора электронной копии документа;

и) ввод в электронный документ, поступивший по линии электронной почты, указанных выше сведений;

к) контроль правильности внесенных сведений.

Процедура ввода в автоматизированный банк данных электронных документов и аналогов бумажных документов:

а) выполнение всех операций предыдущей процедуры, внесение соответствующей записи в машинный журнал, учитывая, что сведения о документах, поступивших по линии электронной почты, факсу и т.п., также внесены в соответствующую учетную форму;

б) ввод документа (в том числе и сопроводительного письма) на бумажной основе или записанного на дискете в соответствующий рабочий массив с помощью технических средств, перенос электронного документа, поступившего по линии связи, из специального предварительного массива в рабочий массив;

в) проставление на каждом листе электронного документа грифа конфиденциальности и учетного номера документа;

г) автоматическое (или с помощью клавиатуры) внесение данных о местонахождении документа в электронную учетную карточку документа и электронную опись документов фирмы или учетных карточек с указанием его адреса в массиве и номеров машинных носителей;

д) контроль автоматического внесения сведений о вновь поступивших документах в электронную опись рабочего массива электронных документов, находящихся в базе данных компьютера, и учетную карточку (опись документов) соответствующего машинного носителя; допечатка информации в бумажном экземпляре учетной карточки носителя;

е) контроль правильности внесения документа в рабочий массив и фактического наличия его на машинном носителе в полном объеме и целостности, закрытие документа от несанкционированного доступа;

ж) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, поступившего по линии электронной почты, внесение соответствующей записи в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) носителя;

з) обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;

 

и) подшивка бумажного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел и помещение страховой дискеты в ячейку места хранения;

к) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях;

л) передача электронных документов на компьютер (сервер) администратора банка данных под роспись администратора в машинном журнале для внесения отметок о доступе к документу персонала и проведения других операций по закрытию информации, регистрация действий в рабочем журнале администратора;

м) фиксирование в электронной учетной карточке письменного указания администратору банка данных о дальнейшем движении документа;

н)внесение в машинный журнал администратора сведений о выполненных операциях, проставление росписи администратора.

Процедура распечатки на бумажном носителе учетных сведений о поступивших документах:

а) выполнение технических операций по распечатке (изготовлению машинограмм): бумажного аналога (экземпляра) электронной учетной (страховой) карточки документа со всеми отметками и при необходимости, в зависимости от принятой технологии, карточки выдачи документа;

б) подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки;

в) внесение отметок о производстве распечаток в электронную учетную карточку документа;

г) включение бумажного экземпляра электронной учетной карточки документа в валовую (страховую) картотеку;

д) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях.

Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:

а) подсчет количества поступивших и зарегистрированных документов;

б) проверка закрытия всех позиций журнала учета пакетов;

в) проверка соответствия записей в журнале учета пакетов и машинном журнале;

г) проверка правильности заполнения и полноты включения исходных сведений о документах во все электронные описи и учетные карточки;

д) проверка фактического наличия всех зарегистрированных документов в рабочих массивах и на машинных носителях, проверка полноты, комплектности и целостности всех элементов документа, наличия необходимых отметок, защитных меток.

Примечание: пункты "б" и "в" выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.