История развития пистолетов-пулеметов: Предпосылкой для возникновения пистолетов-пулеметов послужила давняя тенденция тяготения винтовок...
Типы сооружений для обработки осадков: Септиками называются сооружения, в которых одновременно происходят осветление сточной жидкости...
Топ:
Теоретическая значимость работы: Описание теоретической значимости (ценности) результатов исследования должно присутствовать во введении...
Эволюция кровеносной системы позвоночных животных: Биологическая эволюция – необратимый процесс исторического развития живой природы...
Интересное:
Наиболее распространенные виды рака: Раковая опухоль — это самостоятельное новообразование, которое может возникнуть и от повышенного давления...
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Дисциплины:
2019-10-30 | 176 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Содержание
Введение
Учебные вопросы:
1. Понятие официального документа.
2. Электронный документ. Электронный обмен данными.
3. Система электронного документооборота.
4. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.
Заключение
Введение
В современных политических, экономических, социальных условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, организации, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.
С начала 60-х, когда первые компьютеры «пришли» на производство, в организации понятие «документ» изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних.
В настоящей лекции рассматриваются основные понятия и принципы организации современного электронного документооборота.
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
|
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Автор документа: физическое или юридическое лицо, сделавшее документ
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
|
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:
личного происхождения;
официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
|
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По ограничению доступа документы разделяются на:
|
секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
По степени подлинности документы делятся на:
подлинники (оригиналы);
копии;
дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.
По срокам хранения документы делятся на:
документы постоянного;
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По способу передачи документов различают:
письма;
телеграммы;
телефонограммы;
телексы;
факсограммы;
электронные сообщения.
По содержанию управленческих документов выделяют:
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.
Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.
|
Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.
Системы управления документами (СУД)
Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующие модули, а именно:
- модуль согласования электронных документов;
- начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;
- подробный журнал регистрации исходящих документов;
- электронный архив документов;
- корпоративный форум;
- различные справочники организации;
- модуль администрирования всей системы.
В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:
- создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;
- создание маршрута прохождения электронного документа;
- согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;
- перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;
- утверждение документа;
- хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;
- согласования в закрытом режиме.
Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:
- регистрацию исходящей и входящей электронной документации;
- классификацию всей корреспонденции;
- установка контроля;
- выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;
- ведение подробной переписки;
- направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;
- хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;
- контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;
- заполнение журналов в электронных версиях документов организации.
Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов, подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.
Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:
- размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;
- отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;
- ведет электронные архивы документации организации.
Модуль администрирования выполняет следующие задачи:
- ограничение прав доступа сотрудников организации;
- проверка всех действий пользователя.
Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.
На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:
1. Системы западного производства. Среды разработок.
2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.
3. Полностью локальные разработки.
К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):
Documentum
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:
CompanyMedia - ИнтерТраст
OfficeMedia - ИнтерТраст
БОСС-Референт - АйТи
ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ
Эскадо Интерпроком - ЛАН
Системы, которые можно отнести к третьей группе:
1C:Архив - 1C
RBC Docs - РБК СОФТ
DocsVision - Digital Design
IIG Intravert - IIG
IT -Inco - IncoFlow
LanDocs - Ланит
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - ЦентрИнвест Софт
Гран Док - Гранит
Дело - ЭОС
ДокМенеджер - СофтИнтегро
Евфрат Cognitive - Technologies
Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл
Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:
контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;
единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.
поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;
отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;
контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
– хранение электронных документов.
Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия
регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;
контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
организацию доступа к электронным копиям документов.
Заключение
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Создание и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота – это один из путей повышения эффективности работы с электронными документами.
Контрольные вопросы
1.Электронный обмен данными.
2. Вид и структура документов, принятых в делопроизводстве.
3. Сущность, признаки и свойства документа.
4. Понятие реквизита.
5. Классификация документов.
6. Понятие электронного документа и электронного документооборота.
7. Юридическая сила электронного документа.
8. Основные принципы электронного документооборота.
9. Понятие системы управления документами.
Литература:
а) основная литература:
1. А. С. Давыдов, Т. В. Маслова. Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел: учебное пособие. – М.: ЦОКР МВД России, 2009.
2. Информатика и математика для юристов: учебник для студентов вузов, обучающихся по юридическим специальностям / под редакцией С. Я. Казанцева, Н. М. Дубининой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.
3. Информационные технологии в юридической деятельности: учебник для бакалавров / под общей редакцией П. У. Кузнецова. – М.: Издательство Юрайт, 2012.
4. Симонович С. В. Информатика. Базовый курс. – СПб., Питер, 2011.
б) дополнительная литература:
1. Горнец Н. Н., Рощин А. Г., Соломенцев В. В. Организация ЭВМ и систем. Учебное пособие. – М., Академия, 2008.
2. Орлов С. А., Цилькер Б. Я. Организация ЭВМ и систем. Учебник для вузов. – СПб., Питер, 2011.
3. Бройдо В. Л., Ильина О. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Учебник для вузов. – СПб., Питер, 2011.
[1] Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с. 121.
Содержание
Введение
Учебные вопросы:
1. Понятие официального документа.
2. Электронный документ. Электронный обмен данными.
3. Система электронного документооборота.
4. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.
Заключение
Введение
В современных политических, экономических, социальных условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, организации, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.
С начала 60-х, когда первые компьютеры «пришли» на производство, в организации понятие «документ» изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних.
В настоящей лекции рассматриваются основные понятия и принципы организации современного электронного документооборота.
Понятие официального документа.
Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.
Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.
Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами.
Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.
В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.
В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.
Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.
Документалистика считает документом любую фиксированную информацию.
В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:
1. Информационную.
2. Правовую.
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.
ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1971) вносит изменения в термин «документ»: «документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина «документ» внесены поправки: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве». Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.
В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».
Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:
1. документ – материальный объект
2. документ – носитель информации
3. документ – документированная информация.
Впервые в кратком словаре архивной терминологии и ГОСТе 16487-70, в понятии «документ» обозначена замена словосочетания «материальный объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». В последнее время в определении документа происходит перенос смысловой нагрузки с материальной составляющей на информационную.
Законодательным путем введено в практику понятие «документированная информация (документ)».
Таким образом, основу понятия «документ» составляют три основных компонента:
- информация;
- материальный носитель информации;
- фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.
Возможность понятия «идентификации» зафиксированной информации отличает документ от других носителей информации, является особенно важным с точки зрения его применения в управлении и архивном деле.
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
В словаре русского языка С. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т..)
|
|
Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Типы сооружений для обработки осадков: Септиками называются сооружения, в которых одновременно происходят осветление сточной жидкости...
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!