Описание информационных потоков

Сведения об организации

 

Фабрика "СТИЛЬ", создаваемая в виде общества с ограниченной ответственностью планирует работать в сфере мебельной промышленности. Штат фирмы состоит из 27 человек.

Характер деятельности – коммерческий.

Форма собственности – частная.

Основная деятельность, планируемая фирмой, заключается в оказании услуг по производству мебели.

Для поддержки стабильности основной деятельности наша фирма планирует предложить клиентам следующее:

Ø производство мягкой мебели для дома: комплекты, состоящие из кресел и диванов, отдельно диваны, диван-кровати, кресла, раскладные кресла, мягкие уголки для гостиной комнаты;

Ø ремонт мебели, как произведенной нашей фирмой, так и другими производителями;

Ø производство мягкой мебели для офисов;

Ø сборка готовых комплектов мебели по заказам населения;

Ø доставка мебели по месту назначения.

Миссия: Производимая нами мебель способна полностью удовлетворить потребности людей, желающих ее приобрести. Наша мебель создаст Вам ту необходимую обстановку, которой Вы хотели, а также будет удовлетворена потребность в долговечности использования приобретенной мебели.

Наша фирма считает нужным ознакомить клиентов с теми особенностями, которых мы придерживаемся:

1. Мебель выполнена с соблюдением определенных стилей и конструкций.

2. Фирма ведет изучение проектов квартир для того, чтобы клиенты могли приобретать мебель с учетом особенностей расположения квартиры.

3. Предлагаемая нами мебель является многофункциональной.

Характерной чертой производимой нами мебели является ее качество. Фирмой закуплено совершенное оборудование по обработке древесины, оборудование обслуживает персонал широкого профиля – все это позволит добиться желаемого результата.

Немаловажным моментом является то, что фирма по желанию клиента производит доставку мебели по месту назначения.

Организационная структура предприятия представлена на приложении 1.

Функциональная структура предприятия

При описании функциональной структуры предприятия, мы решили представить функции тех должностей работников, которые на прямую связаны с продажей мебели и поставкой материалов (см. Приложение 2).

 

Описание информационных потоков

 

А) Информационные потоки при учете поставок. Агент по снабжению делает заявку на материал поставщику, после чего на склад материалов поступает заказ. От поставщика нам поступает товарно-транспортная накладная и счет – фактура, после чего Пункт расчетов переводит деньги на лицевой счет поставщика.

Б) Информационные потоки при учете продаж. Директор предприятия заключает договор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукцию менеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. На складе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журнале регистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где один экземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпуск продукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основании накладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двух экземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации – поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ. Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3).

 

А) Документооборот при учете поставок материалов

Агент по снабжению подает заявку поставщикам на материал, после чего происходит регистрация нашей заявки. В Пункте расчетов агент по снабжению получает квитанцию об оплате, после чего поставщики нам выдают накладную, которую бухгалтер регистрирует в архиве накладных, на основе выданной накладной нам предоставляют счет-фактуру, которая регистрируется в архиве накладных у бухгалтера.(см. Приложение 4)

Б) Документооборот при учете продаж продукции

После того как клиент подал заявку, менеджер регистрирует её и отправляет в архив заявок. Далее директор заключает договор с заказчиками, он регистрируется и отправляется в архив договоров. В дальнейшем клиент предоставляет бухгалтеру квитанцию об оплате за продукцию, после чего она отправляется в архив квитанций (см. Приложение 5)

 

2. Описание выбранного бизнес – процесса, подлежащего автоматизации

 

Состав информации

 

В состав хранимой информации на нашем предприятии входит:

1. Информация о поставщиках:

a. название организации поставщика;

b. юридический адрес;

c. лицевой счет для перевода оплат.

2. Информация о клиентах:

a. название организации или частного лица;

b. адрес и ИНН.

3. Информация о хранящихся на предприятии документов:

3.1 договора;

3.2 доверенности;

3.3 накладные;

3.4 платежные и прочие документы.

 

Пользователи информации

 

Доступ к информации на предприятии имеет директор, он может получить любую для него нужную информацию, бухгалтер имеет доступ к той информации, которая нужна ему для введения бухгалтерского учета. Менеджер по продажам и агент по снабжению пользуются той информацией, которая нужна им для эффективной работы на предприятии, при поставке материалов и продажи мебели.

 

Модель данных

 

Так как на нашем предприятии небольшая база данных, мы решили использовать реляционную модель данных (см. Приложение 11).

Требования к системе комплекса автоматизации на предприятии

 

· Проблемно ориентированный интерфейс. Это требование подразумевает организацию способов взаимодействия пользователя с системой таким образом, чтобы каждый специалист работал в своей проблемной области.

· Простота освоения и удобство работы. Любая операция должна выполняться наиболее простым, наглядным и удобным способом. Для работы с системой пользователь должен быть специалистом в своей области, а его знания вычислительной техники и программного обеспечения могут быть минимальными.

· Комплексный характер системы, то есть возможность сквозного непрерывного проектирования мебельных изделий, начиная от замысла до изготовления и реализации готовых изделий.

· Универсальность. Каждое предприятие имеет свою мебельную нишу, свои особенности технологического процесса изготовления мебели, свои принципы учета и снабжения, своих поставщиков материалов и комплектующих и много других индивидуальных особенностей. Система должна уметь настраиваться на эти особенности, причем делать эти настройки должен сам пользователь без участия разработчиков

· Моральная долговечность. Это требование реализуется, с одной стороны, правильно выбранной структурой системы и организацией данных, а с другой стороны – ее постоянным развитием на основе результатов эксплуатации на предприятиях.

 

Заключение

 

Рассмотрев положение дел в области мебельной промышленности, мы можем предположить, что наша организация может быть вполне конкурентоспособной, если удачно внедрить автоматизированную систему управления, правильно вести учет продаж мебели и учет поставок материалов. Автоматизация служит возможностью дальнейшего развития предприятия, как рыночного субъекта, идущего в ногу с временем, а значит способного совершенствоваться и улучшаться. По нашему мнению бизнес – процесс составлен грамотно, что позволяет добиться нам желаемых результатов.

Характерной чертой производимой мебели является ее качество. Фирмой планируется закупить современное оборудование по обработке древесины, что позволит работникам ускорить производственный процесс.

 

Приложение 1 "Организационная структура"

 

 

Приложение 2 "Функциональная структура"

 

Приложение 3 "Информационные потоки учета продаж"

 

 

Приложение 4 "Информационные потоки учета поставок материалов"

 

 

Приложение 5 "Документооборот при учете продаж"

 

 

Приложение 6 "Документооборот при учете поставок материалов"

 

 

Приложение 7 "Глоссарий"

 

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика.

Документооборот – быстрая и качественная обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.

Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы.

Приходный ордер используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на складе.

Счёт-фактура — налоговый документ, строго установленного образца, оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с Налоговым Кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС.

Учет продаж позволяет формировать данные по всем видам отгруженного имущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.), оказанных работ и услуг.

Учет поставок позволяет формировать данные по всем видам оприходованного имущества (товары, материалы, основные средства, нематериальные активы и пр.), полученных работ и услуг. По каждой сделке ведется учет оплаты за оприходованное имущество и отображается итоговый долг перед поставщиком. Учет ведется по принципу регистрации сделки с контрагентами с указанием состава оприходованного имущества (по данным накладной) и датой его оплаты.

Приложение 8 "Бизнес – процесс учета поставок"

 

 

Приложение 9 "Декомпозиция бизнес – процесса учета поставок"

 

 

Приложение 10 "Бизнес – процесса учета продаж"

 

 

Приложение 11 "Декомпозиция бизнес – процесса учета продаж"

 

Приложение 12 "Модель данных"

 

 

Приложение 13 "Форма документа счет – фактуры"

 

Продавец ________________  Покупатель ______________________

Адрес ___________________  Адрес ___________________________

 

СЧЕТ-ФАКТУРА № ____ от ______________

 

Наименование товара	Ед. изм.	Кол-во	Цена за единицу	Налоговая ставка	Сумма налога	Стоимость товара
Всего к оплате

 

Сумма прописью _______________________ руб. ____ коп.

Руководитель организации ___________________________

Главный бухгалтер _________________________________

 

Приложение 14 "Форма документа накладной"

 

НАКЛАДНАЯ - СЧЕТ N _________ _________ 200__ г.

Получатель __________________________________

Адрес _______________________________________

Основание ___________________________________

 

№ м-та	Наименование маршрута	Количество путевок	Цена	Сумма
ВСЕГО			ИТОГО

 

Руководитель _______ (Ф.И.О.) Гл. бухгалтер __________ (Ф.И.О.)

(подпись) (подпись)

__________________________________________

(количество путевок (прописью) получил)

_________________________________________

Почт. квит. N __________ выдал кассир __________________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Сведения об организации

 

Фабрика "СТИЛЬ", создаваемая в виде общества с ограниченной ответственностью планирует работать в сфере мебельной промышленности. Штат фирмы состоит из 27 человек.

Характер деятельности – коммерческий.

Форма собственности – частная.

Основная деятельность, планируемая фирмой, заключается в оказании услуг по производству мебели.

Для поддержки стабильности основной деятельности наша фирма планирует предложить клиентам следующее:

Ø производство мягкой мебели для дома: комплекты, состоящие из кресел и диванов, отдельно диваны, диван-кровати, кресла, раскладные кресла, мягкие уголки для гостиной комнаты;

Ø ремонт мебели, как произведенной нашей фирмой, так и другими производителями;

Ø производство мягкой мебели для офисов;

Ø сборка готовых комплектов мебели по заказам населения;

Ø доставка мебели по месту назначения.

Миссия: Производимая нами мебель способна полностью удовлетворить потребности людей, желающих ее приобрести. Наша мебель создаст Вам ту необходимую обстановку, которой Вы хотели, а также будет удовлетворена потребность в долговечности использования приобретенной мебели.

Наша фирма считает нужным ознакомить клиентов с теми особенностями, которых мы придерживаемся:

1. Мебель выполнена с соблюдением определенных стилей и конструкций.

2. Фирма ведет изучение проектов квартир для того, чтобы клиенты могли приобретать мебель с учетом особенностей расположения квартиры.

3. Предлагаемая нами мебель является многофункциональной.

Характерной чертой производимой нами мебели является ее качество. Фирмой закуплено совершенное оборудование по обработке древесины, оборудование обслуживает персонал широкого профиля – все это позволит добиться желаемого результата.

Немаловажным моментом является то, что фирма по желанию клиента производит доставку мебели по месту назначения.

Организационная структура предприятия представлена на приложении 1.

Функциональная структура предприятия

При описании функциональной структуры предприятия, мы решили представить функции тех должностей работников, которые на прямую связаны с продажей мебели и поставкой материалов (см. Приложение 2).

 

Описание информационных потоков

 

А) Информационные потоки при учете поставок. Агент по снабжению делает заявку на материал поставщику, после чего на склад материалов поступает заказ. От поставщика нам поступает товарно-транспортная накладная и счет – фактура, после чего Пункт расчетов переводит деньги на лицевой счет поставщика.

Б) Информационные потоки при учете продаж. Директор предприятия заключает договор с клиентом, после чего клиент подает заявку на нужную продукцию менеджеру по продажам, где он подает заявку на склад готовой продукции. На складе готовой продукции выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, после чего накладные передаются бухгалтеру для записи в журнале регистрации накладных на отпуск продукции и подписи их бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются к заведующему складом готовой продукции, где один экземпляр остается у него в качестве оправдательного документа на отпуск продукции со склада, второй служит основанием для выписки счет – фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются клиентам. На основании накладных выписывается счет – фактура по установленной форме в двух экземплярах, одна выдается клиентам, а вторая остается у организации – поставщика для отражения в книге продаж. После чего клиенты оплачивают заказ. Происходит отгрузка товара (см. Приложения 3).