Составление научно-справочного аппарата

Крайние даты определяются по описательной статье «дата дел». Иногда в опись попадают единичные документы, выходящие за хронологические рамки годового или годовых разделов. Их наличие также оговаривается на титульном листе.

Оглавление – это указатель разделов и подразделов описи, а также справочного аппарата к ней. Оглавление располагается в описи после титульного листа. В оглавлении перечисляются названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой систематизации фонда. В оглавлении следует указать те наименования отделов и секторов, которые указаны в структуре аппарата руководящего органа, приведенной в предисловии к описи. В оглавлении перечисляются элементы справочного аппарата к описи, названия разделов, подразделов и тематических групп документов, включенных в опись. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи (приложение 5).

В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые (адресные) данные архивных документов (фонд, опись, дело, лист); информационном содержании дел, особенностях их формирова­ния и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел.

В список сокращенных слов вносятся все официальные и общепринятые сокращения слов, которые применялись при описании документов в тексте описей. Список сокращенных слов приводится после предисловия к описи. Сокращение в списке помещается слева, а затем через тире следует его расшифровка. Сокращения и аббревиатуры располагаются в алфавитном порядке по первым четырем буквам. При работе по составлению списка сокращений рекомендуется применять «Словарь сокращений русского языка», энциклопедические словари и различные справочные пособия, «Краткий справочник по написанию различных наименований, использованию терми­нов и словосочетаний при подготовке документов» (приложение 6).

Указатели как элемент справочного аппарата к описи составляются для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера дел (приложения 7–9).

Основным указателем является предметный. Его разновидности – именной, географический. Для указателей описей дел наиболее распространённый подход к группировке понятий – алфавитный.

1. Предметный – может быть общим, включающий предметные понятия различного характера и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов; авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т. д.). В состав рубрик предметного указателя входят обозначения научных понятий, исторических фактов, событий, явлений, названий государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим.

2. Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:

Астана (Акмола), г.

Акколь (Алексеевка), г.

Наименование обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде в каком они названы в тексте: