Психологические аспекты функции контроля.

Контроль предусматривает наблюдение за процессом управления, оценки результатов, соотнесение их с определенной целью. В психологическом аспекте он является особым видом деятельности, связанным с оказанием своевременной помощи сотрудникам, принятие при необходимости соответствующих мер с целью достижения управленческой цели руководителем и всеми подчиненными (одобрения, поощрения и т.д.).
Нередко руководители очень упрощенно понимают психологические особенности контроля, сводя свою деятельность до того, чтобы убедить подчиненных в неправильности их действий и соответственно наказать. Но негативная мотивация не способствует продуктивной работе: подчиненные или пытаются избежать неуспеха, наказание, что порождает в них негативные эмоции, или привыкают к наказанию, что существенно снижает его действие и общий уровень работы подчиненных.
Для того чтобы контроль руководителя за действиями сотрудников способствовал повышению эффективности деятельности организации, он должен отвечать следующим требованиям:
- объективность оценки деятельности сотрудников (оценивая деятельность персонала, руководитель должен пользоваться ее конкретными показателями, а не своими симпатиями и антипатиями);
- гибкость в отношении к работников (учет их индивидуальных и психологических особенностей);
- соблюдение законности (субъект управления должен действовать в пределах предоставленных ему прав и полномочий);
- доступность и понятность для объектов, которых контролируют (требования руководителя должны быть понятными и обоснованными);
- гласность (обеспечение тех, кого проверяют, исчерпывающей информацией);
- действенность (предусматривает не только выяснение состояния объекта контроля, но и своевременную помощь подчиненным);
- ориентация на конечные результаты, на достижение поставленной цели (контроль не должен сосредотачиваться на мелочах, что отвлекает внимание сотрудников от главного);
- обеспечение обратной связи (предусматривает поступления информации от исполнителей);
- гуманное отношение к сотрудников (контроль не должен исключать учета их потребностей, положительных побуждений);
- непрерывность и регулярность контроля (работники, зная, что результаты их работы подлежат неукоснительному контроля, пытаются действовать согласованно, системно);
- сосредоточение внимания не на прошлом, а на будущем (целесообразность контролировать не то, что произошло, а то, что может произойти). Лучше знать о вероятную ошибку, чем обнаружить ее тогда, когда она произошла, поскольку на будущее повлиять можно, а прошлого уже не переделать;
- обеспечение самоконтроля (умение руководителя контролировать собственные действия, эмоции, оценивать подчиненных за их поведением абстрагировано от эмоционального отношения к ним).
С точки зрения психологии управления контроль предполагает выяснение и анализ психологических и социально-психологических факторов достижения (недостижения) намеченной цели и на этой основе разработку, внедрение системы корректирующих действий с целью достижения желаемого результата. Психологический аспект контроля пронизывает всю контрольную функцию управления, главная цель которой - способствовать сближению фактических и желательных результатов работ.
Контроль охватывает финансово-бюджетную сферу, операции и качество, информационную систему предприятия. К подсистем контроля относятся: технологические процессы; качество продукции и труда; соблюдение действующего законодательства, реализация отдельных задач, этапов, направлений, стратегических программ и планов; выполнение решений, указаний, приказов, распоряжений высшего руководства организации; соблюдение установленных финансово-экономических параметров функционирования предприятия и т.д.
Благодаря контроля руководитель имеет возможность своевременно выявить недостатки и проблемы в работе подчиненных, предусматривать и осуществлять мероприятия по их устранению. Конечно, надеяться на всеохватность предотвращения будущим ошибкам, особенно если речь идет о человеческом факторе, невозможно. И, зная личностные качества и свойства работников, можно предвидеть степень и особенности их ошибок. В связи с этим важными являются меры действия, направленные на недопущение ошибок.
Реализация руководителями контрольных функций часто связана с ограничением личной инициативы, индивидуальных особенностей работников. Такие ограничения проявляются в форме «борьбы с произволом», «корпоративного духа», «стереотипизации».
Стереотипизация (греч. stereos - твердый и typos - отпечаток), как правило, оказывается у руководителя как стереотип мышления: познания, восприятия и оценивания подчиненного на основании личного опыта. Это дает ему возможность сократить время для выяснения и реагирования на управленческие ситуации, но сделанные при таких условиях выводы могут быть ошибочными, неполными, субъективными, что повлечет и неадекватные действия. Один и тот же проявление стереотипа при одних условиях будет истинным, других - ложным, а значит и неэффективным для решения задач контроля. Чрезвычайно опасные устаревшие стереотипы мышления блокируют восприятия новых идей.
Контроль сопровождает каждую управленческую операцию, нуждается в высококвалифицированных работников. Задача руководителя заключается в умелом организации деятельности этой группы, четком взаимодействии с ней, что является залогом эффективной ее деятельности.
Качество контроля зависит от осведомленности руководителя. Руководитель эффективно осуществляет контрольную функцию, если обладает четкой, значимой, необходимой и своевременной информацией. Без этого невозможно контролировать общее состояние дел в организации, обеспечить устойчивый взаимосвязь руководителя с сотрудниками, связи фирмы с поставщиками и потребителями. Исчерпывающая информация о потребности потребителей, является предпосылкой эффективной стратегии, конкурентоспособности товаров на рынке. Руководители, которые умеют хорошо управлять информационными системами, много проблем решают одновременно. А главное - учитывают потребности и запросы людей (подчиненных, поставщиков, потребителей и т.д.). Большое значение с точки зрения психологии управления имеет социальная информация и умение руководителей ею пользоваться в оценивании деятельности подчиненных.