Цель контроля исполнения документов

контроль документ мониторинг управление

* своевременное и качественное их исполнение;

* получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Этапы исполнения документов

* постановка документов на контроль;

* проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

* предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

* снятие документа с контроля;

* направление исполненного документа в дело;

* учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

* информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Уровни контроля документов

* своевременность исполнения документов;

* соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

* соответствие формы созданных документов их содержанию;

* уровень и формы удостоверения документов;

* соответствие подписей их расшифровкам;

* идентичность всех экземпляров.

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

* отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

* обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

* выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

 

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за документами осуществляют

* служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

* руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

* исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

- Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

- Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

* внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

* поступивших из других организаций - с даты их поступления;

* обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.