Организация коммуникационного процесса.

Коммуникационная сеть - совокупность источников и каналов поступления и распространения информации, созданной субъектом управления для принятия обоснованных решений и доведение их до исполнителям.

Участниками коммуникационной сети являются: лица, принимающие решения; исполнители, готовящие и реализующие решения. Поскольку действия по подготовке, принятию и реализации решений требуют постоянных контактов, т.е. «командной» работы, то такие сети еще называют «командными коммуникациями».

Коммуникационные сети делят на две группы:

- централизованные сети (принятие решений предусматривает взаимодействие с одним и тем самым сотрудником);

- децентрализованные сети (члены команды свободно общаются между собой, в равной мере обрабатывают информацию и принимают согласованные решения).

Обеих группы коммуникационных сетей предусматривают передачу информации по определенным коммуникативными схемам.

Коммуникативная схема – укрепленная последовательность обмена информацией между членами группы.

В пределах централизованной сети выделяют следующие коммуникативные схемы (рис.2):

- колесо - все информационные потоки проходят через одно центральное лицо (лидера);

- «Y» - менее централизованная, т.е. к лидеру приближены два человека, которые могут выполнять роль советников.

В пределах децентрализованной сети выделяют следующие коммуникативные схемы:

- круг - равномерный поток информации между всеми членами команды, лидер отсутствует, сеть неорганизованная и неустойчивая, но активная;

- «все каналы» - одинаковый доступ к информации всех участников команды; все принимают одинаковое участие в обсуждении; групповой лидер не имеет чрезмерной власти.

- Эффективность коммуникационных сетей зависит от того, какого содержания задачи решаются. Например, централизованные сети эффективны при решении простых задач: работники просто передают информацию лидеру, который принимает решение (схема «колесо»). По схеме «Y» часто работают руководители малых предприятий, например, для принятия решения относительно расширения производства директору необходимо проконсультироваться у финансового менеджера или главного бухгалтера.

 

 

«Y» Колесо

Централизованные коммуникационные сети

 

Круг «Все каналы»

 

Децентрализованные коммуникационные сети

 

Рис.2 - Схемы коммуникационных сетей

 

В децентрализованных сетях информация «обходит» всех членов команды до тех пор, пока кто-то из работников не соберет ее и не примет решения, что замедляет принятие решения простых задач. В проблемных ситуациях децентрализованные сети работают быстрее, чем централизованные, поскольку информация доступна всей команде, и каждый работник может активно участвует в принятии решения. Например, сеть «все каналы» целесообразно использовать для разработки стратегических решений, когда лидеру необходимы консультации всех ведущих специалистов предприятия. Сеть «круг» необходима для решения взаимосвязанных задач, когда информация, полученная от одного работника, служит началом для следующего этапа работ другого, а завершение информационной цепочки является основанием для следующего витка работ, которому необходимы выводы предыдущих работ (например, при разработке нового продукта).

Эффективный менеджер должен использовать как формальные, так и неформальные каналы передачи информации, что делает ее более понятной и достоверной. Наиболее известные неформальные коммуникационные сети «встреча с народом» и «виноградная лоза».

Коммуникационная сеть «встреча с народом». Начали широко использоваться в бывшем СССР в 80-те годы XX в., когда от руководителей требовали «больше демократии». Хотя они и имели в большей степени демонстрационный характер, но постепенно вошли в практику управления, поскольку оказались полезными. «Встречу с народом» целесообразно применять перед принятием решения, когда для руководителя важно, как на это решение отреагируют подчиненные. Они также эффективны, когда руководство сомневается в том, что ему не предоставляют полной информации о состоянии дел на предприятии.

Коммуникационная сеть «виноградная лоза». Данная сеть существует в каждой организации и помогает работникам утолить информационный «голод» с помощью слухов.

Сеть активизируется в период организационных изменений или ухудшении экономической ситуации. Как правило, активными в ней являются несколько человек.

 

Простая цепочка Кластерная цепочка

 

Рис. 3 - Схемы «виноградной лозы»

 

В простой цепочке один человек сообщает какие-то новости многим другим. В кластерной цепочке информацию передает несколько человек, чем меньше их количество, тем точнее информация.

Часто менеджеры отрицательно относятся к сетям «виноградная лоза», считая, что они распространяют неправдивые слухи. Однако, это представление ошибочное, поскольку слухи распространяются тогда, когда официальные каналы коммуникации закрыты. Таким образом, руководство должен умело руководить коммуникациями, особенно в кризисные периоды, чтобы «лозу» не воспринимали как единый источник достоверной информации.