Служба закупок на предприятии

Генеральный директор

Существуют следующие варианты организации службы снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

 

Рис. 9. Реализация функций снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

На рис. 9 показан вариант организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупать решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках (рис.10).

 

Рис. 10. Реализация функций снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

В торговле организация службы закупки определяется размером предприятия. Так, решением задач по закупке в небольших магазинах занимается директор или его заместитель (зав. секцией). В средних и крупных по масштабам деятельности торговых предприятиях (оптовом, розничном) создается структурное подразделение – отдел или служба закупки.

 

2.2.3 Определение потребности и планирование закупок

Для эффективного осуществления закупок необходимо определить, какие материалы необходимы для производства, составить план закупок, обеспечить согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

Ø Анализ определение потребностей, расчет количества заказанных материалов;

Ø Выбор источников ресурсов;

Ø Определение метода закупок;

Ø Согласование цены и заключение договора;

Ø Контроль выполнения и экспедирования грузов;

Ø Получение, приемка, организация размещения товара на складе.

 

 

Рис.2. Функциональный цикл снабже6ия

Потребность в материалах можно рассчитать исходя из определенной программы производства конечного продукта. В этом случае речь идет о независимом спросе, который рассчитывается при помощи методики МRР-1 потребности в материалах.

Исходная точка расчета – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывается:

· наличный запас;

· плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство;

· минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основе данных расчетов определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ (фактическое потребление в предшествующем периоде – прогноз на предшествующий период)

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора “а”, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше “а”, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах: детерминированный, стохастический и эвристический.

Первый используется, когда известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

В торговле наиболее часто применяются эвристический метод и экстраполяция временных рядов. Оба эти метода предполагают учет тенденции продаж за прошлый период.

Так, при эвристическом методе рассматривается объем продаж за аналогичный прошлый период и с учетом сложившейся ситуации в данный момент принимается решение об объеме и структуре закупки товаров. Понятны возможные ошибки при использовании данного метода: перенос тенденций прошлого периода на прогнозируемый, недоучет многих факторов будущего времени. Более обоснованным представляется метод экстраполяции.

Рассмотрим на конкретном примере использование метода экстраполяции для определения потребности в закупаемых товарах.

Пример. Пусть торговое предприятие по определенной товарной группе имеет следующую динамику продаж.

Таблица 2. Товарооборот торгового предприятия за пять периодов

 

Периоды
Товарооборот, тыс.руб.

На графике строим кривую динамики продаж.

Данная кривая продаж описывается уравнением параболы 2-го порядка,

уt = а2 + bt + ct

и решается с помощью системы уравнений:

na₀ + a₁åt + a₂åt² = åy

a₀åt + a₁å t² + a₂åt³ = åyt

a₀åt2 + a₁åt³ + a₂åt⁴ = åyt²

Решение системы уравнений показало следующий результат: а = 122, b = -29, c = 10

У=122-29 t+10 t, тогда прогноз продаж на шестой период

У=122-29х6+10х36

У=308 тыс. руб.

Таким образом, прогноз потребности на шестой период составляет 308 тыс. руб., что должно учитываться при закупке товаров. Качество прогноза увеличивается при совместном использовании разных методов прогнозирования спроса. После определения потребности в товарах составляется план закупки.

В торговом предприятии при планировании закупок товаров повседневного спроса может быть использована формула товарного баланса:

Зн + П = Р + Зк + Д, где

Зн – товарные запасы на начало изучаемого периода,

П – поступление товара за изучаемый период (объем закупки),

Р – реализация товара за изучаемый период,

Зк – запасы товаров на конец изучаемого периода,

Д – документированный расход за этот период (кражи и пр.)

Если Р – определяется из прогноза потребности в закупаемых товарах, Зн, Зк – по данным инвентаризации или других видов учета, то

П -= Зк – Зн + Р + Д

Форма плана закупок может иметь следующий вид:

Таблица 3. План закупок товаров в торговом предприятии на период…

Товарные группы, виды товаров	Планируемый объем продаж, (прогноз сбыта) Р	Остатки на начало периода, Зн	Остатки на конец периода, Зк	Документированный расход. Д	Объем закупки – годовой и по квартальный П
Товарная группа А,
в т.ч.

Эта форма планирования закупок может использоваться по обязательным товарам в ассортиментном перечне, по товарам повседневного спроса.

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства используются различные виды расчетов:

1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

2. Калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усреднено);

3. Постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

Транспортные расходы также должны находиться в поле зрения закупочной службы. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы разгрузки в случае смешанных сообщений.

 

Основные методы закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

ü оптовые закупки;

ü регулярные закупки мелкими партиями;

ü закупки по мере необходимости;

ü различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

1.Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2.Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества метода: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3.Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

1. Полный перечень товаров;

2. Количество товара, имеющегося на складе;

3. Требуемое количество товара.

Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4.Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

§ количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

§ поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

§ оплачивается только поставленное количество товара;

§ по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5.Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе.

 

Выбор поставщика

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы:

1. изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, справочников, объявлений в средствах массовой информации (газетах, журналах) и т.п.;

2. посещение выставок и ярмарок;

3. с помощью брокеров на товарно-сырьевой бирже;

4. с помощью торговых агентов, осуществляющих закупку товаров (выездные товароведы, коммивояжеры, торговые агенты и т.д.);

5. через систему Интернет;

6. с помощью информации на упаковке интересующего товара;

7. рекламное сообщение о желании купить товар в специализированных журналах, справочниках, каталогах;

8. приобретение базы данных о поставщиках:

· “Бизнес-карта”. Эту базу данных (БД) можно приобретать целиком, можно отдельными регионами, отраслями, а также возможна оплата различного объема информации, представленной по каждому предприятию, что компенсирует относительно высокую стоимость базы. К сожалению, программная оболочка доставляет пользователю массу сложностей, в том числе при выводе информации на печать. Добавить новое предприятие в “Бизнес-карту” нельзя. Возможно редактирование существующей информации.

· “МИСС” – “Маркетинговая информационная справочная система”. Содержит дату последней актуализации данных. К относительным неудобствам базы можно отнести DOS-оболочку, ограниченные возможности печати – три стандартные формы вывода. БД “МИСС” – открытая, ее можно дополнять и редактировать без ограничений. Пополняется “МИСС” регулярно, раз в квартал.

· “WA-2 Регистр”. Из всех БД подобного класса обладает наивысшей достоверностью информации (обновление раз в год) и удобной оболочкой. Это единственная БД, о которой можно сказать, что она действительно обновляется. Главный недостаток – БД закрытая, не позволяет ни вводить новую информацию, ни редактировать имеющуюся: существует только записная книжка для каждого предприятия.

· “Наутилус”. Обновляется два раза в год. Информация закупается непосредственно в регионах. Программная оболочка вполне приличная: печать в нескольких формах, в том числе и на конверт, набор телефонного номера прямо из программы. Недостаток – нельзя внести в БД новую фирму. Редактирование имеющейся информации возможно.

· “Информсистема”. Открытая БД. Редактирование и ввод информации – без всяких ограничений. Windows – версия программы реализована на Access, то есть данные хранятся в удобном для работы формате. По многим предприятиям дается очень подробная информация. Удобный поиск по любым параметрам (полям БД). Среди недостатков –большой объем занимаемой памяти на жестком диске.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Конкурсные торги(тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем;

Основными критериями выбора поставщика являются:

1)стоимость приобретения продукции или услуги,

2) качество обслуживания.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

К другим вспомогательным критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят:

1. удаленность поставщика от потребителя;

2. сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3. наличие резервных мощностей;

4. организация управления качеством у поставщика;

5. психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

6. способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

7. финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;

8. и другие.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

На выбор оптимального поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика.

Закупаемые сырье, комплектующие изделия, товары неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. При выборе поставщика основных материалов (товаров) главным критерием рассматривается надежность поставки, вспомогательных – затраты на приобретение и доставку. Значимость критериев устанавливается экспертным путем сотрудниками службы снабжения.

Таблица 4. Расчет рейтинга поставщика

Критерии выбора поставщика	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по десятибалльной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку
1.Надежность поставки
2.Цена
3.Качество товара
4.Условия платежа
5.Возможность внеплановых поставок
6.Финансовое состояние поставщика
Итого	1.00

 

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиков, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери.

В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков. Например, получение информации о финансовом состоянии поставщика, в том числе:

1. отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

2. отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

3. отношение чистой прибыли к объему продаж;

4. движение денежной наличности;

5. оборачиваемость запасов.

 

2.2.6. Документальное оформление заказа. Приемка продукции (товаров)

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих служб целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

1. Название документа.

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.

2. Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7. Описание товаров.

8. Адрес поставки.

В случае, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

9. Цену.

10. Расчетный счет.

В реализации плана закупок важным моментом является приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

1. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и затрат необходимо, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляетпоставщик после подготовки продукции к отправке. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы. Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к дополнительным расходам по возврату бракованных и недоброкачественных товаров. Возможные методы приемки товаров приведены в таблице 5.

Таблица 5. Методы приемки товаров

Методы приемки партий	Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль 1.приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, 2.непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, 3.приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии, 4.приемочный выборочный контроль по качественным признакам, 5.ревизионный выборочный контроль	А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение качества показателей продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

 

Производственная логистика