Модуль III. Порядок организации архивного хранения партийных документов.

 

Комплексная цель данного модуля состоит: во-первых, в формировании представления у студентов о порядке организации внутреннего хранения партийных документов; во-вторых, в изучении процедуры передачи партийных документов на постоянное хранение в архивные учреждения.

 

Организация текущего хранения документов в политических партиях.

ФЗ «Об архивном деле РФ» (2004 г.).Архив как самостоятельное структурное подразделение организации (политических партий и общественных организаций) в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ).Архив организации.Архивный документ. Понятие и этапы процесса организации текущего хранения документов. Приём и размещение документов. Учёт документов, состоящих на хранении. Комплектование новыми документами. Использование документов. Постоянное хранение документов. Временное хранение документов.

Места текущего хранения дел. Средства текущего хранения. Учёт дел (документов), состоящих на текущем хранении. Выдача дел, состоящих на текущем учёте, во временное пользование. Контроль наличия, движения и состояния дел (документов), состоящих на текущем хранении.

Порядок формирования архивных документов (дел) в политических партиях.

Формирование дел. Служба ДОУ организации. Этапы формирования дел. Основные требования к формированию дел в организациях (политических партиях и общественных организациях). Документы постоянного и временного хранения. Заголовок дела. Объём дела. Внутренняя структура дела. Порядок составления дела.

Архивная опись. Составление и оформление описей дел. Научно-справочный аппарат. Структура архивной описи. Сводная опись.

Особенности составления номенклатуры дел в политических партиях.

Понятие номенклатуры дел. Функциональное назначение номенклатуры. Группировка исполненных документов дела. Номенклатура как основа для составления описей. Систематизация и учёт дел, закрепление их индексов. Правильный и быстрый поиск документов, дел. Определение сроков хранения дел. Разработка информационно-поисковой системы по документам. Разработка номенклатуры дел политических партий: общий порядок и особенности. Порядок и сроки составления номенклатур. Структура номенклатуры. Индекс дела. Заголовки дела. Количество дел. Сроки хранения. Сводная номенклатура.

Процедура передачи документов политических партий на постоянное хранение в архивные учреждения (на примере Центра документации новейшей истории Ростовской области)

Архив. Виды архивов. Центральный архив. Центральный отраслевой архив. Государственный архив. Ведомственный архив. Центры документации новейшей истории. Центр документации новейшей истории Ростовской области. Основные правила работы государственных архивов. Основные задачи и функции архива. Права архива.

Экспертиза ценностей документов. Нормативно-методические основы экспертизы документов. Организация проведения экспертизы ценностей документов. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Порядок проведения экспертизы ценностей документов. Оформление результатов экспертизы ценностей документов.

Комплектование архива организации. Источник комплектования архива. Состав документов, подлежащих передачи в архив. Номенклатура дел. Сдаточная опись.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

Обработка и правила хранения партийных документов в архивных учреждениях.

Архивный фонд. Обработка сданных в архивное учреждение документов. Формирование дел. Определение сроков хранения дел. Научно-справочный аппарат. Архивная опись. Составление и оформление описей дел. Структура архивной описи. Номер описи. Составление исторической справки. Фондирование документов. Название фонда. Номер фонда. Утверждение описи на ЭПК. Составление актов на уничтожение или передачу в организацию документов, не вошедших в фонд.

Система мер обеспечения сохранности документов. Места текущего хранения дел. Основные требования к хранилищам. Средства текущего хранения. Учёт дел (документов), состоящих на текущем хранении. Выдача дел, состоящих на текущем учёте, во временное пользование. Контроль наличия, движения и состояния дел (документов), состоящих на текущем хранении.

 

Семинарское занятие №1

1. Организация текущего хранения документов в политических партиях и общественных организациях: основные этапы и функциональное назначение.

2. Процедура передачи дел на постоянное хранение в архивное учреждение (на примере ЦДНИРО)

Контрольные вопросы

1. Охарактеризуйте основные этапы организации текущего хранения документов в политических партиях и общественных организациях.

2. Охарактеризуйте основные этапы формирования дел.

3. Опишите процесс передачи документов политических партий в архивные учреждения (на примере ЦДНИРО).

4. Что такое экспертиза ценностей документов и в чём её функциональное значение?

5. Назовите и охарактеризуйте основные функции Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

6. Назовите и охарактеризуйте основные этапы обработки документов.

7. Охарактеризуйте систему мер обеспечения сохранности документов в архивных учреждениях.

8. Документы каких политических партий и общественных организаций находятся на хранении в ЦДНИРО?

9. Каково функциональное значение номенклатуры дел?

10. Каковы особенности составления номенклатуры дел в политических партиях и общественных организациях?

 

 

Темы рефератов, докладов.

1. Архив и виды архивов.

2. Центр документации новейшей истории: история и современность.

3. Документы постоянного и временного хранения.

4. Архивная опись. Составление и оформление описей дел.

5. Нормативно-методические основы и порядок проведения экспертизы ценностей документов.

6. Основные этапы организации текущего хранения документов в политических партиях и общественных организациях.

7. ФЗ «Об архивном деле РФ» (2004 г.): структура и основные положения.

8. Разработка номенклатуры дел политических партий: общий порядок и особенности.

9. Сущность и функциональное назначение номенклатуры дел.

10. Научно-справочный аппарат архивного учреждения: структура и функциональное назначение.

Основная литература

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Издательство "Академия", 2005

2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение. Издательство ПрофОбрИздат, 2004

3. Архивное дело. Сборник федеральных норм. Издательство "Книга-сервис", 2003

4. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1999.

5. Колыванов А.С., ред. Архивное дело: Сборник федеральных норм. Издательство "Книга сервис", 2003

6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2000

Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

7. Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2009. - 480 с.

8. Основные правила работы архивов организации. – М.: Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.

9. Рекомендации по работе с документами в общественно-политических организациях Ростовской области. Ростов-на-Дону, 2001

10. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. - М.: Форум, 2009. - 176 с.

11. Сулимова Л. П. Осипов Д. В. Как создать архив с нуля на современном предприятии. М., 2007

 

Дополнительная литература

1. Артизов А.Н. Архивное законодательство России. Издательство Термика, 2005

2. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа, 2001. - 192 с.

3. Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. - 96 с.

4. Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. - М.: Феникс, 2001 - 320 с.

5. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1998. №1

6. ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования»,

7. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

8. ГОСТ Р 6 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

9. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2001.

11. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: НОРМА, 1996. - 224 с.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. - 159 с.

13.Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1999

14. «Основные правила работы архивов организации» // http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=843&PrintVersion=1

15. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах
// Отечеств. архивы. 1993. № 5.

16. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - М.: ИКЦ «МарТ», 2003. - 304 с.

17. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2005. - 128 с.

18. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. - М.: Высшая школа, 1986. - 239 с.

19. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. - М.: Омега-Л, 2005 - 152 с.

20. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор-издат, 2004. - 128 с.

21. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. - М.: Экзамен, 2005. - 288 с.

22. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.

23. http://www.rusarchives.ru/

Тесты

1. Необходимость разработки номенклатуры дел целесообразна с:

А) момента передачи дел на архивное хранение в архивные учреждения;

Б) момента организации архива внутри организации (политической партии, общественного движения);

В) момента образования (регистрации) организации (политической партии, общественного движения);

2. Номенклатуру дел необходимо корректировать и обновлять:

А) раз в 5 лет;

Б) раз в 4 года;

В) раз в 2 года;

Г) ежегодно.

 

3. Перед сдачей документов на архивное хранение следует

а) сгруппировать и подшить документы в папки
б) оформить и описать дела
в) составить опись документов и переплести их
г) систематизировать и уточнить документы
д) скопировать особо важные документы

4. Содержание повседневной работы по организации архивного хранения документов включает в себя следующие процессы (расположите в порядке последовательности):

А) использование документов;

Б) учёт документов, стоящих на хранении;

В) приём и размещение документов;

Г) комплектование новыми документами.

 

5.Что может служить разделами номенклатуры дел?

А) названия структурных подразделений;

Б) различные виды документов;

В) сроки хранения дел;

 

6. Основанием для формирования дел является:

А) опись;

Б) фонд;

В) номенклатура дел;

Г)

 

7. Запись сведений о документе с последующим проставлением индекса и даты – это:

а) систематизация
б) регистрация
в) архивирование
г) каталогизация

 

 

Ключи к тестам

в	г	в	В,б,г,а	а	в	б

 

Методические рекомендации по самостоятельной работе студентов.

Основные формы контроля:

В ходе обучения используются различные формы текущего контроля успеваемости студентов, в том числе устный опрос, тестовые задания, написание рефератов, проведение коллоквиумов и промежуточной аттестации. В конце каждого семестра (3-4) итогам работы студенты сдают зачёт.

В преподавании дисциплины преимущественное внимание уделено практико-ориентированным образовательным технологиям и самостоятельной работе студентов.

· Оценка самостоятельной работы студента:

· Практические задания:

· 1. презентация: по 2-балльной шкале.

· Требования к презентации:

· 7 слайдов, отражающих следующие параметры:

· - наименование темы

· - обоснование актуальности темы

· - постановка целей и задач

· - отражение процесса, события, проблемы в источниках

· - раскрытие проблемы с точки зрения исследователей

· - применение практических методов анализа

· - выводы

· - список использованных источников и литературы.

· 2 Проектные задания: по 2-балльной шкале.

· Требования: объем не более 12 страниц текста.

· - наименование

· - обоснование актуальности

· - основная характеристика проблемы

· - отражение процесса, события, проблемы в источниках и литературе, анализ

· - использование практико-ориентированных методик (для проектных заданий)

· - выводы

· - практическое использование полученных результатов (для проектных заданий)

- список использованных источников и литературы.

. Письменная контрольная работа:

1. Письменное задание, основанное на знании определенной источниковой базы: по 2-балльной шкале.

· Требования: объем не более 12 страниц текста.

· - наименование темы

· - обоснование актуальности

· - основная характеристика проблемы

· - отражение процесса, события, проблемы в источниках

· - основные взгляды на исследуемую проблему

- выводы

- список использованных источников и литературы.

· 2. Письменное задание (реферат), основанное на изучении историографии проблемы: по 2-балльной шкале.

· Требования: объем не более 12 страниц текста.

· - наименование

· - обоснование актуальности

· - основная характеристика проблемы,

· - характеристика основных направлений историографии по рассматриваемому вопросу

· - выводы

- список использованных источников и литературы.

Вопросы и задания: по 3-балльной шкале в зависимости от степени освоения изучения поставленного вопроса:

3 б. – умение использовать информацию из исторических источников

- владение знаниями по состоянию историографии проблемы, включая самостоятельный поиск информации

- умение делать самостоятельные выводы на основе полученных знаний

2 б. - умение использовать информацию из исторических источников

- владение знаниями по состоянию историографии проблемы

- умение делать выводы на основе полученных знаний

1 б. – применение знаний, полученных из учебных материалов по проблеме.

- умение делать выводы на основе полученных знаний.

Тестирование:

Комплект тестовых заданий разделен на три части по уровню сложности:

- базовый уровень (1 - 105);

- повышенный уровень (106 - 154);

- высокий уровень (155 - 202).

Уровень сложности определяется:

- содержательной частью задания;

- количеством действий, которые необходимо выполнить для выполнения задания;

- вариативностью этих действий.

Тест состоит из четырех видов заданий. Предлагается следующая структура тестовых заданий:

Тестовое задание «Множественный выбор» – задание закрытого типа, в котором студенту предлагается выбрать верные утверждения из списка ответов.

Инструкция к заданиям. К каждому заданию этой части даны несколько возможных вариантов ответа, в которых имеется, возможно, не один, а несколько правильных ответов (1, 2 и более). Отметьте правильный ответ (ы) маркером.

Тестовое задание «Короткий ответ» – задание, в котором студент при ответе на вопрос вписывает слово или фразу. Этот тип заданий состоит из основы (текст) и поля для ввода ответа.

Инструкция к заданиям. Ответом на задания этой части может быть слово, словосочетание или дата. Впишите в поле для ответа печатными буквами Ваш ответ.

Тестовое задание «Числовой вопрос». Вариант тестового задания «короткий вопрос». Ответ обязательно является числом и допускает погрешность в ответе.

Инструкция к заданиям. Ответом на задания этой части может быть цифра. Впишите в поле для ответа Ваш ответ.

Тестовое задание «На сопоставление» – задание, в котором предлагается группа терминов и необходимо установить соответствие. Этот тип заданий состоит из основы (текст), нескольких подвопросов и соответствующего числа ответов. Оформление: составляется один список, состоящий из вопросов и ответов на них.

Инструкция к заданиям. В этой части тестовых заданий два типа вопросов.

1. Установите соответствие между категориями и их определениями. Запишите цифры и буквы выбранных ответов, сохраняя числовую последовательность.

2. Укажите последовательность. Запишите требуемую последовательность буквами.

Оценка результатов тестирования может осуществляться по балльной системе (по 1 баллу за каждый верный ответ).

50% правильных ответов – «удовлетворительно».

75% правильных ответов – «хорошо».

Более 75% правильных ответов – «отлично».

Вопросник

по курсу «Организация работы и документирования деятельности политических партий и общественных организаций» для студентов 5 курса 1 группы исторического факультета (Документоведение)

на 1 семестр 2011-2012 уч.г.

 

Ст. преп. Аверьянов А.В.

1. №82- ФЗ «Об общественных объединениях» 1995 г.: основные статьи и положения.

2. №95- ФЗ «О политических партиях» 2001 г.: основные статьи и положения.

3. Процедура создания и регистрации политических партий.

4. Характеристика внутреннего устройства политических партий.

5. Устав политической партии: структура и основные положения.

6. Характеристика руководящих органов политических партий.

7. Основные направления деятельности политических партий.

8. Порядок приостановления деятельности и процедура ликвидации политических партий.

9. Нормативно-правовая база делопроизводства в политических партиях и общественных организациях.

10. Характеристика основных видов документов, формирующихся в процессе деятельности политических партий.

11. Особенности организации документооборота в политических партиях и общественных организациях.

12. Особенности составления номенклатуры дел в политических партиях и общественных организациях.

13. Порядок формирования архивных документов в политических партиях.

14. Организация архивного хранения документов в политических партиях.

15. Процедура передачи документов политических партий на постоянное хранение в архивные учреждения (на примере Центра документации новейшей истории Ростовской области).