Централизованная и децентрализованная обработка информации

Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране — ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60 - 70-е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

· возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

· сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии очевидны:

· ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

· ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации, в частности, за счёт концентрации информации в отдельных организациях, в которые необходимо получать доступ, увеличения продолжительности выполнения информационных запросов и т.п.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинствами такой методологии являются:

· гибкость структуры, обеспечивающая поддержку инициативам пользователей;

· усиление ответственности низшего звена сотрудников;

· уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

· более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Однако эта методология имеет свои недостатки:

· сложность стандартизации информационных технологий из-за большого числа уникальных разработок;

· увеличение совокупных общественных затрат на разработку и реализацию информационных технологий;

· психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительными центрами стандартов и готовых программных продуктов;

· неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации персонала и пользователей.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

· вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

· персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и другое.

Примеры современных информационных технологий

В настоящем разделе описаны примеры некоторых современных информационных технологий, которые могут быть реализованы на персональных компьютерах и использованы в офисной деятельности.

Информационные технологии создания, редактирования и предпечатной подготовки текстов (пример - Microsoft Word)

Для работы с текстами предназначены так называемые текстовые редакторы, наиболее мощные из них называются текстовыми процессорами.

Первоначально компьютеры рассматривались как большие вычислители, потом – как средства работы с документами, которые со временем должны полностью заменить работу с бумажными документами. На деле оказалось, что компьютеры стали средством наиболее эффективной работы с печатными документами.

Текстовые процессоры, примером которых может служить программа Microsoft Word, позволяют пользователю создавать текст, компоновать его, форматировать, редактировать, вставлять в него графические объекты, печатать текст на бумаге, сохранять в виде файла в электронном виде для дальнейшего использования и т.п.

Технология работы с текстовым процессором Microsoft Word включает следующие программные функции: стили, шаблоны, поля, макросы, таблицы и другие.

Стиль – это определённый набор параметров форматирования символов и абзацев текста, который имеет имя. Разработав свой стиль или установив на свой компьютер стиль какого-то дизайнера, пользователь может соответствующие тексты автоматически оформлять выбранным стилем. Достаточно просто выбрать его из списка установленных. По умолчанию документы оформляются стилем «Обычный».

Шаблон – это образец документа. По умолчанию новые документы оформляются по образцу Normal. Но можно разработать или скопировать шаблоны писем, отчётов, страниц книг и т.п. Использование шаблонов позволяет автоматически оформлять тексты в соответствии с их назначением и соответствующими правилами.

Поле – это фрагмент текста, отделяемый границами от остального текста, который может заполняться переменной информацией. Например, можно составить общий шаблон акта сдачи-приёмки работ по любому договору. В том общем шаблоне можно сформировать поля названий организаций, периодов начала и окончания работ, формулировок возможных претензий заказчика к исполнителю и т.п. Затем для получения конкретного акта сдачи-приёмки работ нужно заполнить только оставленные пустыми поля. Как правило, в таких случаях разработчик документа, в нашем случае акта сдачи-приёмки работ, вводит запрет пользователям менять что-либо в нём, кроме информации в этих полях. Так можно создавать формы для ввода информации в виде, максимально точно копирующем стандартные формы документов, использующихся в тех или иных видах деятельности.

Макрос – это макрокоманда, выполняющая определённую последовательность нажатий клавиш или кнопок мыши, названная каким-то именем. Макрос связывается с некоторой последовательностью клавиш и позволяет просто по их нажатию выполнять довольно длинные стандартные последовательности действий.

Таблицы – это фрагменты текста, организованные по строкам и столбцам. Текстовые процессор обрабатывает таблицы с помощью дополнительных команд. В клетки таблиц можно помещать любые объекты: тексты, числа, графику и т.п. Таблицы позволяют эстетически грамотно организовать любые фрагменты текстов.

Для облегчения работы пользователей Microsoft Word поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также диаграммы и фигуры, создаваемые вручную. Любой графический объект можно настроить (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и прочее). Также есть возможность разработки высокохудожественных надписей. Редактор включает также встроенный редактор формул, позволяющий создавать самые сложные математические и химические формулы.

Кроме того Word имеет много дополнительных функций, ускоряющих и облегчающих работу с текстами:

· расстановка переносов;

· изменение масштаба просмотра документа;

· автоматическая нумерация страниц;

· создание границ вокруг текста и страниц;

· разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

· поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

· работа с макросами;

· поддержка нескольких окон;

· удобная справочная система;

· проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

· настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

· возможность предварительного просмотра перед печатью;

· настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

· вставка в текст специальных символов.

Перечисленные выше характеристики и особенности редактора Microsoft Word стали уже стандартами для функциональных возможностей любых текстовых процессоров. Это произошло в результате довольно острой конкуренции производителей аналогичных программных продуктов за их пользователей.

Информационные технологии расчётов в электронных таблицах (пример - Microsoft Excel)

Программы электронных таблиц позволяют не только хранить числовые данные, но и выполнять многие арифметические и статистические расчёты в них. Наиболее распространённой программой электронных таблиц является программа Microsoft Excel.

Принцип проведения расчётов в этой программе таков. В клетки таблиц помещаются не только числа, которые являются данными для расчётов, но и сами формулы этих расчётов. Для расчётов используются адреса клеток, в которых стоят данные. Результаты расчётов размещаются в тех клетках, где пользователь вписал формулы. Такой подход позволяет выполнять много однотипных расчётов, например, бухгалтерских, после того, как они будут отработаны на каком-то одном типовом примере. Кроме того, в электронных таблицах сравнительно несложно проводить автоматическую обработку зависящих друг от друга данных, формировать итоги по строкам и столбцам, создавать таблицы сводных показателей. Эти возможности широко используются в бухгалтерских и экономических расчётах.

Программа Microsoft Excel позволяет также строить различного вида диаграммы по хранящимся в ней данным. Таким образом, можно визуализировать данные и результаты расчётов с ними. Диаграммы можно достаточно эффективно строить с помощью мастера их построения. Для этого необходимо выделить область данных, которые будут использованы для визуализации, выбрать в меню или щёлкнув пиктограмму построение диаграммы, выбрать её вид и отредактировать элементы диаграммы для улучшения зрительного восприятия.