Использование исполнимых полей

Microsoft Word позволяет вставлять в документ различную информацию с возможностью её автоматического обновления. Эти функции реализуются с помощью объектов под названием исполнимое поле (не путать с полями страницы и полями ввода в диалоговых окнах). Именно исполнимые поля делают возможным автоматическое создание оглавления документа и автоматическое же его обновление, если структура документа измениться. Именно исполнимым полем является номер страницы, вставляемый в колонтитул. Именно на основе исполнимых полей работает автоматическая нумерация пунктов списков.

Помимо вставки оглавлений, номеров страниц, даты и времени, в Microsoft Word существует возможность непосредственно вставить в позицию курсора любое исполнимое поле. Для этого служит команда Поле… из выпадающего меню кнопки « Экспресс-блоки» группы Текст ленты Вставка. В появившесмся диалоговом окне (рис. 7.10) в области «Категории» следует выберать категорию, затем в области «Поля» выбрать необходимое имя поля. Категория «Все» позволяет отобразить все доступные исполнимые поля в алфавитном порядке. Краткое описание фукнции выбранного поля приводится в разделе «Описание» в нижней части диалогового окна.

Содержимое правой части диалогового окна позволяет задать параметры исполнимого поля. Для каждого конкретного поля список параметров свой, в зависимости от тех действий, которые выполняет поле.

Кнопка «Коды поля» внизу диалогового окна изменяет правую часть диалогового окна, в нем остается всего лишь одна строка. В этой строке напечатана заготовка для исполнимого поля – основная исполнимая команда. Строку можно редактировать, в частности, добавлять к ней всевозможные дополнительные параметры. За большинство параметров отвечают так называемые ключи – символы, записываемые в строке после основной команды через знак «\» (обратная касая черта). Каждый ключ отвечает за свой параметр поля, после некоторых ключей может идти числовое или текстовое значение соответствующего параметра. Кнопка «Скрыть коды» возвращает диалоговое окно к первоначальному виду.

Чтобы узнать, какие из ключей предусмотрены для исполнимого поля и за что они отвечают, следует в диалоговом окне рис. 7.10 нажать кнопку «Параметры…» (кнопка доступна только при включенном режиме «Коды поля»). Откроется диалоговое окно (рис. 7.11), на вкладках которого будут перечислены все ключи поля. Любой ключ можно выделить. Под списком ключей находится краткая подсказка о функциях данного ключа. Кнопки «Добавить» и «Удалить» справа позволяют соответственно добавить ключ в исполнимую команду или удалить его оттуда. Все манипуляции с ключами тут же отражаются в строке внизу окна. Эту строку можно также редактировать вручную.

Характерной особенностью исполнимого поля является серый фон, который появляется при выделении поля мышью. Если он не появляется или не исчезает при снятии выделения, следует изменить соответсвующую настройку Microsoft Word (меню Файл – Параметры, категория «Дополнительно», группа «Показывать содержимое документа», параметр «Затенение полей»).

Поля обновляются автоматически при открытии и распечатке документа. В Microsoft Word есть возможность обновить поле вручную, когда известно, что его значение изменилось. Для этого следует щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Обновить поле. В зависимости от типа поля возможны разные варианты обновления. Например, при попытке обновить поле {TOC}, генерирующее оглавление (см. Лабораторную работу №4), тип обновления задается через диалоговое окно, представленное на рис. 7.12.

Рис. 7.10 Диалоговое окно вставки поля

Рис. 7.11 Диалоговое окно настройки свойств поля посредством ключей

Обновление поля также осуществляется установкой в него курсора ввода и нажатием клавиши F9. Чтобы обновить все поля в документе, следует выделить все его содердимое (клавиши Ctrl+A или команда Выделить все кнопки « Выделить» в группе «Редактирование» на Главной ленте инструментов) и, опять же, нажать клавишу F9.

При щелчке правой кнопкой мыши по полю в контекстном меню также присутсвует команда Коды/значения полей. Эта команда позволяет отобразить на экране вместо сгенерированного полем содержимого его исполнимый код (исполнимую команду). Чтобы вновь вернуться к отображению сгенерированного полем содержимого, команду следует повторить.

Код поля помещается в фигурные скобки. Если какое-то поле необходимо из раза в раз вставлять в документ (особенно если при вставке необходимо вносить в него незначительные изменения), может оказаться удобным запомнить его код и затем набирать вручную. В этом случае нажатие клавиш Ctrl+F9 вставляет в текст пустую заготовку поля, представляющую собой фигурные скобки с серым фоном без основной исполнимой команды. Между скобками следует набрать (или вставить из буфера обмена) необходимый код поля. Далее следует переключить это поле в режим отображения значений и обновить.

Переключение между отображением кода и результата одновременно для всех полей в документе осущесталяется при нажатии комбинации клавиш Alt+F9.

Нажаатие клавиш Ctrl+Shift+F9 уничтожает поле, раз и навсегда заменяя его сгенерированным им текстом. С этого момента содержимое уже не сможет обновиться.

Закладки

Если поле или что-либо еще должно ссылаться на определенное место в документе или на определенный фрагмент текста, следует воспользоваться закладками. Закладка является непечатаемым именованным указателем, который можно вставить в произвольное место текста. Закладка может обозначать как место в тексте, так и любой его фрагмент. В дальнейшем можно вставлять в документ поля, которые будут ссылаться на созданные закладки либо использовать текст, отмеченный закладкой. Например, можно осуществлять быстрый переход по закладкам, используя диалоговое окно перехода (см. Лабораторную работу №3; для вызова окна можно воспользоваться командой Перейти… меню кнопки « Найти» в группе Редактирование Главной ленты инструментов).

В тексте закладка отображается в виде серых квадратных скобок ( – закладка ссылается на фрагмент текста в виде нескольких пробелов, – закладка ссылается на место в тексте). Символы закладок не выводятся на печать.

Для вставки закладки следует установить курсор в нужное место (или выделить нужный текст) и воспользоваться кнопкой « Закладка» группы Ссылки ленты Вставка. В появившемся диалоговом окне (рис. 7.13) перечислены уже имеющиеся в документе закладки. Следует ввести уникальное имя для новой закладки (должно содержать только буквы или цифры и начинаться с буквы) и нажать «Добавить». Также в списке окна можно выделить уже существующую закладку для создания новой закладки путем редактирования имени существующей. При необходимости здесь же можно перейти по существующей закладке или удалить ее.

Если закладок в окне много, можно изменить порядок их сортировки – по имени закладки или по расположению их в тексте. Также можно отобразить скрытые закладки. К примеру, каждый абзац, оформляемый стилями «Заголовок n», автоматически создается со скрытой закладкой. Именно благодаря скрытым закладкам возможно автоматическое создание оглавления (см. Лабораторную работу №4).

Рис. 7.13 Диалоговое окно вставки закладок

Для большинства исполнимых полей в качестве параметров при добавлении в него ключей можно указывать закладки. В этом случае в диалоговом окне «Параметры поля» (рис. 7.11) будет присутствовать вкладка «Закладки». Вместо ключей на этой вкладке будут перечислены все закладки документа, а кнопки «Добавить» и «Удалить» позволят добавлять или удалять закладки в исполнимый код поля.