Создание таблицы с помощью мастера

Чтобы создать таблицу с помощью Мастера:

1) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Создать Þ Мастер таблиц

2) в окне БД: выберите пункт Создание таблицы с помощью мастера

MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. Выберите интересующий вас тип таблиц (Деловые или Личные) и.в списке Образцы таблиц выберите таблицу, подходящую вам. В списке Образцы полей появится список полей данных, которые можно выделить и поместить с помощью кнопки “>” в список Поля новой таблицы. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить, нажав на кнопку Переименовать поле.

Далее задайте имя для новой таблицы и введите данные в созданную таблицу либо путем ввода данных непосредственно в таблицу, либо путем ввода данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером.

Создание таблицы путем ввода данных

Чтобы создать таблицу путем ввода данных:

1) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Создать Þ Режим таблицы

2) в окне БД: выберите пункт Создание таблицы путем ввода данных

Двойной щелчок мыши на заголовке столбца позволит изменить имя соответствующего поля (Поле1, Поле2 и т.д)

Задание ключевого поля

Связь таблиц устанавливается с помощью уникальных полей, в которых значения не могут повторяться (серия паспорта, табельный номер). Такие поля в главной таблице называют первичным ключом. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Связь таблиц осуществляется подключением первичного ключа к вторичному ключу.

При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает ключ. Для выбора другого ключевого поля откройте нужную таблицу в режиме Конструктора:

1) в контекстном меню поля выберите Ключевое поле

2) нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов: MS Access

Построение отношений (реляций) между таблицами БД

Межтабличные связи связывают 2 таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах, причем в одной из них оно должно быть ключевым.

Существует 3 типа связей:

1. Один к одному – одна запись таблицы А связана с одной записью таблицы В
2. Один ко многим – одна запись таблицы А может быть связана со многими записями таблицы В
3. Многие ко многим – каждая запись таблицы А может быть связана со многими записями таблицы В, а каждая запись таблицы В – со многими записями таблицы А

Для создания отношений:

1) выберите команду меню Сервис Þ Схема данных

2) нажмите на кнопку Схема данных на панели инструментов MS Access

После чего появится окно Схема данных, а поверх него будет окно Добавление таблицы в котором можно выбирать таблицы, между которыми нужно установить связь. Это делается двойным щелчком мыши по имени таблицы или же с помощью кнопки Добавить. После того как все нужные таблицы будут добавлены, нажмите кнопку Закрыть. Теперь в окне Схема данных присутствуют таблицы, между которыми нужно установить связи. Установить связи между таблицами можно простым перетаскиванием мышью поля одной таблицы к полю другой таблицы (это поля, по которым нужно установить связь). После перетаскивания сразу возникает окно Изменение связей, в котором можно уточнить все нюансы связей между таблицами. Поставив √ на пункте Обеспечение целостности данных, вы поручаете Access’у отслеживать правильность связей между таблицами, ссылочную целостность БД,

Если вас все устраивает, нажмите на кнопку Создать, после чего вы автоматически вернетесь в окно Схема данных, в котором уже будет отображена новая межтабличная связь.

Сортировка записей

В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, откройте таблицу:

1) выберите пункт меню Записи Þ Сортировка

2) воспользуйтесь кнопкой Сортировка (по возрастанию или убыванию) на панели инструментов:

3) в контекстном меню выберите пункт Сортировка (по возрастанию или убыванию)

Для отмены сортировки выполните одно из следующих действий:

1) выберите пункт меню Записи Þ Удалить фильтр

2) в контекстном меню выберите пункт Удалить фильтр

3) воспользуйтесь кнопкой Удалить фильтр на панели инструментов:

Проектирование запросов

При работе с СУБД основная форма выборки информации – запрос к БД (Query). Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

В Access. возможны следующие типы запросов:

· Запрос на выборку (простой запрос). Эти запросы извлекают данные, удовлетворяющие условиям отбора, из одной или нескольких таблиц и отображают их в таблице.

· Перекрестный запрос. Эти запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Такие запросы полезны для создания графиков или диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

· Запросы на изменение. Эти запросы создают новые таблицы БД из таблиц запросов или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, или вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса, или создавать новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

· Запросы с параметрами (параметризированные запросы). Эти запросы повторно применяют существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в их условиях отбора. После выполнения запроса с параметрами, Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю ввести новое условие отбора. Запросы с параметрами фактически не являются отдельными запросами, поскольку функции запросов с параметрами можно добавить к запросам на выборку, запросам на изменение и перекрестным запросам.

Для создания нового запроса выберите в окне БД в списке Объекты пункт Запросы.

Создать запрос можно в режиме конструктора и с помощью мастера.