Регистрация подлинников графической документации

5.3.2.1 Все подлинники графической документации (чертежи и спецификации), принятой на хранение, регистрируют в электронном виде:

· в электронном журнале регистрации и прохождения ПСД ( ФИ 3.06-01 МИ 3.06) [4];

· в перечне чертежей (Приложение А);

· в перечне текстовой документации (Приложение Б).

5.3.2.2 Поступление подлинников чертежей на хранение от проектных подразделений сотрудник СКВиА сопровождает отметкой, регистрацией (подпись, дата) в предоставляемом журнале (тетради) передачи документации подразделением в СКВиА (Приложение В).

Каждому комплекту чертежей проектной и рабочей документации присваивается один инвентарный номер независимо от количества листов, а также наличия прилагаемых или привязанных документов.

Спецификации изделий, оборудования и материалов, являющиеся прилагаемыми к основному комплекту чертежей (проектной и рабочей документации) также не имеют отдельного инвентарного номера. Спецификациям присваивается собственный номер только при условии отсутствия чертежей основного комплекта.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

5.3.2.6 В соответствии с регистрацией подлинников в книге учета сдачи чертежей, инвентарные номера проставляют в дополнительных графах основной надписи (ГОСТ Р 21.1101), расположенных на поле для подшивки каждого листа подлинника (в соответствии с пп. 5.4.3-5.4.5 настоящей ДП).

5.3.2.7 При регистрации чертежей проверяют^[5]:

· комплектность документов^[6];

· наличие инвентарного номера;

· правильность оформления штампа, выполнения основных надписей и титульных листов;

· наличие необходимых подписей и дат, в формате число, месяц, год^[7] (например: (12.01.12);

· идентичность электронного формата pdf с бумажным вариантом (наличие электронных подписей, формат, цветовое оформление).

5.4 Требования к хранению подлинников проектной продукции

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.

5.4.2 Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям СТП 3.05.

Подлинники проектной продукции на бумажной и электронной форме хранят в пределах шифров, присвоенных по договорам соответствующих объектов.

Чертежи группируются по маркам чертежей в папках.

Разрешения на аннулирование и замену, как отдельных листов, так и полностью комплектов документации прилагаются к материалам соответствующей марки чертежей.

5.4.6 Аннулированные и замененные документы на бумажном носителе хранят отдельно от действующих подлинников не более 6 месяцев, уничтожают доступным способом, без оформления акта на списание[8].

5.4.7 Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников сотрудники СИТ осуществляют резервное копирование. Требования к подсистеме резервного копирования и архивирования определены в МИ 2.13.

5.4.8 Обязательными условиями архивного хранения подлинников на электронном носителе являются:

· наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

· обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств).

Для хранения документов на магнитных дисках и дисковых накопителях специальных условий хранения не требуется.

5.5 Требования к выдаче подлинников проектной продукции

5.5.1 Выдачу подлинников архивных экземпляров внутренним абонентам для работы в проектном подразделении (секторе, группе) производят по распоряжению руководителя СКВиА, в исключительных случаях по абонентской карточке: по шифру объекта (Приложение Г);

5.5.2 Выдачу архивных экземпляров чертежей ст. РД внутренним абонентам для работы в проектном подразделении (секторе, группе) сопровождают записью в электронных журналах:

· журнал регистрации и прохождения ПСД (ФИ 3.06-01 МИ 3.06);

· журнал регистрации выдачи чертежей-подлинников ст. РД в подразделения (Приложение Д)

5.5.3 Для поиска документации в архиве ведут два каталога (в электронном виде):

· систематический^[9] (по шифрам);

· географический^[10].