Условия и основные этапы контроля.

Контроль предст собой непрерывный процесс, вкл 3 этапа: уст-ние показателей для оценки; сопоставление результатов; проведение корректировок.

Первый этап контроля - осущ-ся уст-ние пок-лей деят-ти предпр, кот должны оцениваться в процессе контроля (стандарты).

Стандарты – желаемый рез-т, конкретные цели, кот поддаются измерению и кот явным образом следуют из процесса планир. Чем отчетливее связь м/д целями организации и стандартами, прим-ми для контроля, тем более вероятно, что процесс контроля будет принят, понят и даже будет саморегулир.

Все стандарты, исп-мые для к-ля, д.б. выбраны из многочисл целей и стратегий орг-ции. Цели, кот м.б. исп-ны в к-ве станд для к-ля, отлич 2 особ-ти:

1 - они хар-тся наличием временных рамок, в кот д.б. выполнена работа;

2 налич конкр критер, по отнош к кот можно оценить степень выполн работ.

В сис-ме контроле в к-ве оценочных пок-лей, кроме стандартов, исп-ся нормативы. При этом выдел 3 вида нормативов: нат (нормы расх и т.д.), ст-тные (смета расх и т.п.), временные (сроки реализ этапов работ по проекту).

К стандартам и нормативам, принимаемых в системе контроля в к-ве оценочных пок-лей предъявляются сл требования: объективность отражения реальности, выполнимость в обычных условиях, гибкость (регулярность) пересмотра при изм-нии внутр и внешних усл, отражение всех осн сторон работы орг-ции.

Вторым этапом контроля явл измерение фактически достигнутых результатов, последующее сравнение и определение отклонений от установленных величин (стандартов). Именно этот этап является определяющим по затратам на осуществление контроля и его эффективности. Деятельность, осущ-я на этой стадии контроля, зачастую явл наиболее заметной частью всей сис-мы к-ля и вкл сл составляющие: опр-ние масштаба отклонений, измерение рез-тов, передача и распростр инф-ции оценка инф-ции о рез-тах

При определении масштаба отклонений важно установление масштаба допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не влечет за собой выработки соответствующих управляющих воздействий. Опр-ние масштаба допустимых отклон явл очень важным. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Если масштаб взят слишком маленьким, то орг-ция будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени. Важная проблема процесса к-ля - выбор критич точек. К-лем необх охватить все стороны и все звенья функционир орг-ции. В умении выбрать эти критич точки и сост искусство упр-ния.

Измерение результатов, позволяющ уст-ть, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля.. Вначале необходимо выбрать ед изм, причем такую, кот можно преобразить в те единицы, в кот выражен стандарт. Важным данной составляющей явл согласование скорости, частоты и точности измерений с деят-тью, подлеж контролю. Измерения должны проводиться с частотой, позвол обеспечить высокую вероятность достижения целей (безопасности пр-ции).

передача и распространение информации. Необходимо обязательно довести до сведения соотв работников орг-ции как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, позволяющем легко принимать необходимые решения и действия. Оценка инф-ции о получ резу-тах предусматр проведение оценки инф-ции о получ рез-тах. Здесь менеджерами дается личная оценка и интерпретир значимость получ инф-ции, уст-ся корреляция запланиров и фактич достигнутых результатов, учитываются риск и др факторы.

3 этапом к-ля явл проведение корректир в случ, когда достигнутые рез-ты суще-но отлич от уст-ных стандартов.. Менеджер должен выбрать 1 из 3 линий поведения: ничего не предприн, устранить откл или пересмотр стандарт.

1 линией поведения на 3 этапе контроля явл - ничего не предпринимать.

Если сопоставление факт рез-тов со стандартами говорит о том, что уст-ные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изм-ниям. Так, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.

Следующей возможной линией поведения явл- устранить отклонения. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Процесс, посредством кот осущ-ся удержание хар-к системы на опр траектории за счет устранения откл, наз-ся регулированием, а эл-т, осуществляющ эти ф-ции - регулятором. Проводимая корректировка д.б. направлена на устранение настоящей причины откл. Любое значит изм-ние в одном из подразделений затронет всю организацию. Различают три вида регулирования:

– регулирование посредством выравнивания откл действит состояния перем от требуемого (своеврем пополнение запасов, ремонт оборудования);

– регулирование посредством устранения из окружения системы того фактора, который выводит систему из нужного состояния;

– регулир посредсв изоляции сис-мы от возмущ (создание запасов мин-т воздействие внешних возмущений).

Третьей линией поведения является - пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Контроль является непрерывным процессом.