Подключение содержимого SharePoint 2010 к Outlook 2010

Другой способ перевода содержимого в автономный режим для мобильных пользователей заключается в выполнении синхронизации с Outlook 2010 или Outlook 2007. В настоящем разделе описан процесс синхронизации с Outlook 2010 сначала библиотек документов, а затем списков задач и календарей. Администратор SharePoint должен понимать разницу между использованием SharePoint Workspace 2010 и подключением содержимого к Outlook. Например, файлы, загружаемые в Outlook 2007 или Outlook 2010, являются доступными только для чтения, но все равно могут подвергаться редактированию с помощью перечисленных здесь действий. Добавлять новые файлы в папки Outlook, синхронизируемые с библиотеками документов SharePoint, нельзя, в то время как задачи и элементы календаря — можно.

Для начала понадобится перевести библиотеку в автономный режим в Outlook 2010. Ниже описаны необходимые шаги.

1. Перейдите в библиотеку в SharePoint 2010, которая содержит один или более документов Word, от имени учетной записи с разрешениями хотя бы уровня корреспондента (Contributor). Отобразите вкладку Library (Библиотека).

2. Щелкните на кнопке Connect to Outlook (Подключиться к Outlook).

3. Появится сообщение с вопросом Do you want to allow this website to open a program on your computer? (Разрешить этому веб-сайту открыть программу на данном компьютере?). Щелкните в нем на кнопке Allow (Разрешить).

4. Откроется приложение Outlook 2010 (если оно еще не было открыто) и появится окно с приглашением подтвердить подключение данной библиотеки документов SharePoint к Outlook. Щелкните в этом окне на кнопке Yes (Да).

НА ЗАМЕТКУ -

В окне с запросом на подтверждение также доступна кнопка Advanced (Дополнительно). Щелкнув на ней, можно изменить имя папки или добавить ее описание. Кроме того, можно указать, чтобы этот список не отображался на других используемых компьютерах, и обновить данную подписку с помощью рекомендации издателя. Обычно эти параметры оставляют установленными по умолчанию.

5. В Outlook 2010 внутри узла SharePoint Lists (Списки SharePoint) создается соответствующая папка и содержимое синхронизируется. Предполагая, что содержащиеся внутри нее документы представляют собой стандартные документы Office, в панели

Puc. 25.15. Результаты использования инструмента Connect to Outlook из библиотеки документов в Outlook 2010

НА ЗАМЕТКУ

предварительного просмотра будут отображаться их миниатюрные версии, как показано на рис. 25.15.

Outlook 2007 обеспечивает похожую функциональность для синхронизации библиотеки документов SharePoint 2010.

6. Дважды щелкните на одном из документов Word. Появится окно с вопросом Would you like to open the file or save it to your computer? (Что вы хотите сделать с файлом — открыть или сохранить на своем компьютере?). Щелкните в этом окне на кнопке Open (Открыть).

7. Документ откроется в режиме только для чтения. Щелкните на кнопке Edit Offline (Редактировать автономно).

8. Появится окно, информирующее о том, что документ будет сохранен в папке SharePoint Drafts (Черновики SharePoint).

9. Внесите какие-нибудь изменения в документ и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

10. В меню File (Файл) щелкните на команде Exit (Выход). Появится окно с сообщением You are currently offline. Would you like to try to update the server with your offline-changes? (Вы сейчас работаете в автономном режиме. Хотите попытаться обновить сервер внесенными в автономном режиме изменениями?). Щелкните в этом окне на кнопке Update (Обновить).

11. Вернитесь в библиотеку документов SharePoint и удостоверьтесь, что изменения были сохранены в отредактированном документе, щелкнув на этом документе и просмотрев его. По завершении закройте документ.

H'll'miii т Глава 25 L

rwn

703

12. Вернитесь в Outlook 2010 и пока папка SharePoint все еще активна, выделите в ней какой-нибудь элемент и щелкните на кнопке Delete (валить). Появится окно с сообщением This SharePoint list is read-only in Outlook. (Этот список SharePoint доступен в Outlook только для чтения).

13. Щелкните правой кнопкой мыши на том же документе и выберите в контекстном меню пункт Remove Offline Сору (Удалить автономную копию). После этого документ появится в группе Available for Download (Доступные для загрузки). При следующей синхронизации все документы будут синхронизированы, так что в таком состоянии он будет находиться временно.

14. Попробуйте перетащить документ из локальной папки в папку Outlook 2010. Обратите внимание, что сделать это не получится.

15. Щелкните на элементе локального компьютера правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сору (Скопировать). После этого щелкните правой кнопкой мыши на подключенной папке SharePoint и обратите внимание, что пункт Paste (Вставить) в контекстном меню не предоставляется. Эго показывает, что даже при наличии у используемой учетной записи привилегий уровня владельца в библиотеке документов, создавать с ее помощью элементы в подключенной папке Outlook все равно нельзя.