Подключение списков задач к Outlook 2010

Предполагая, что предыдущий раздел был полностью проработан, процесс перевода содержимого из библиотеки документов SharePoint в автономный режим должен быть понятен. Администраторам и конечным пользователям рекомендуется попробовать перевести в автономный режим с помощью перечисленных выше шагов также список Tasks (Задачи) с элементами. Как видно на рис. 25.16, этот список будет отображаться рядом с другими списками Tasks, а не в разделе SharePoint Lists (Списки SharePoint) представления Mail (Почта). После этого можно взаимодействовать с задачами в этом списке, например, помечать их как выполненные (с помощью кнопки Mark Complete), удалять их из списка (с помощью кнопки Remove from List) или изменять ассоциированные с ними данные. Можно также перетаскивать задачи из списка SharePoint Tasks (Задачи SharePoint) в отдельный список Tasks (Задачи) в Outlook и наоборот. Это будет приводить к созданию их копий в другой папке задач и добавлению их в список SharePoint Tasks в случае, если они представляют собой личные задачи и перетаскиваются в список SharePoint Tasks внутри Outlook 2010.

CwnpvyABCPoraJ-Tada-ShafePotniLen - MtaouAOteloek „ г-1 п

ник av 'Inm fomtt >«. e> О

4 MjTlSIU Y'To-tolrt Д Tu*i * OtherTnks

FlQHtliW

НА ЗАМЕТКУ---

В Outlook 2007 предоставляется похожая функциональность для синхронизации задач со списками Tasks в SharePoint 2010.

Подключение календарей к Outlook 2010

В предыдущих разделах было показано, как перевести содержимое из списка SharePoint в автономный режим. Кроме списков Tasks, администраторы и конечные пользователи также должны пробовать подключить к Outlook 2010 списки Calendar (Календарь). Это делается очень похоже на подключение списка Tasks. Также есть возможность перетаскивания элементов календаря в свой личный календарь, и любого личного события — в календарь SharePoint. Эго позволяет конечным пользователям подключаться к календарям SharePoint и перетаскивать собственные события, такие как отпуска, в общий календарь SharePoint, чтобы о них могла узнать вся команда. Аналогично, можно перетаскивать события из общего календаря SharePoint в собственный календарь, настраивать напоминания о них и делать так, чтобы эти напоминания появлялись в личных календарях и мобильных устройствах.

ВНИМАНИЕ! -

Важным отличием между интеграцией Outlook 2007 с календарями SharePoint 2010 и Outlook 2010 является присутствие в Outlook 2007 проблемы, связанной с возможностью перетаскивания события с одной даты на другую. Например, если перетащить событие, запланированное в подключенном календаре SharePoint 2010 на 19 июля, на другую дату, скажем, 18 июля, в личном календаре, в планах возникнет немалая путаница. В Outlook 2010 эта проблема была устранена.

Создание рабочих пространств для совещаний из Outlook 2007 и Outlook 2010

Одной из полюбившейся многим пользователям и не нравящейся многим администраторам функцией в Outlook 2007 является возможность создания рабочего пространства из запроса на совещание. Сообразительные пользователи быстро обнаружили этот легкий способ создания рабочего пространства на сайте SharePoint одновременно с назначением даты, времени и физического места проведения события и приглашением на него других пользователей. Эта функция заслуживает отдельного рассмотрения, т.к. по-прежнему доступна в Outlook 2010, но по умолчанию находится в скрытом состоянии.

Чтобы создать рабочее пространство для совещания из Outlook 2007. выполните следующие действия.

1. От имени учетной записи с разрешениями на создание сайтов в SharePoint 2010 откройте Outlook 2007 (не Outlook 2010 — шаги для этой версии рассматриваются в следующем разделе).

2. Отобразите календарь в Outlook 2007, щелкните на меню New (Создать) и выберите в нем пункт Meeting Request (Запрос на совещание) (но не пункт Appointment (Назначить встречу), поскольку в случае выбора этого пункта опция для создания рабочего пространства не предлагается).

fmmm

UVIRl" кч

705

Глава 25

T

3. Введите в поле То (Кому) имена одного или более пользователей (в этом примере Userl и User3, поскольку они приглашаются на совещание, планируемое пользователем User2). в поле Subject (Тема) — желаемую тему (в этом примере Strategy) и в поле Location (Место проведения) — место проведения совещания (в этом примере Redwood Room). Выберите дату и время начала совещания.

4. Щелкните на вкладке Meeting (Совещание), если она не активна. На ней должен быть доступен значок Meeting Workspace (Рабочее пространство для совеща-ния). Щелкните на этом значке, в результате чего справа откроется панель Meeting Workspace (Рабочее пространство для совещания).

5. Панель Meeting Workspace может быть заполнена стандартной информацию о создании рабочего пространства, если оно уже создавалось данным пользователем ранее. Если это так, щелкните на ссылке Change Settings (Изменить настройки) для изменения или просмотра настроек. Если же рабочие пространства этим пользователем не создавались, отображается другая панель, которая позволяет выбрать место в разделе Select a Location (Выберите место) и рабочее пространство в разделе Select a Workspace (Выбрать рабочее пространство), как показано на рис. 25.17.

j

Meeting

ш

Us

•9

44

$ fimeZonci J

jCAedulmg

feMtlton и**»**»*'

ivrtf or!№ matins Thb eppointmtnt «tutun Ihe pert

I 1 i«y J [lexusEti__

' Sytijftf. Stntepy

J Lootoore ‘Redwood Roora

| ^-ZZJT

I jMon7/5/»10

I EnflUmt: j Mon 7/5/3010

! Jem*

Я C.eetrarei»MJrtjpac£

I П UtBwicuSigwfapag

jodttagfcet '

p.j |l-tOOAM {jy| САМбцгкепв

Enta-freaAfrmto8TtMeetneWaiyce»H*«-: I

Г» HacHL

3

NererArmetlon

Puc. 25.17. Использование Outlook 2007 для создания рабочего пространства для совещания в SharePoint 2010 (шаг 1)

6. В раскрывающемся меню раздела Select a Location (Выберите место) выберите вариант Other (Другое) и введите URL-адрес сайта, на котором должно размещаться рабочее пространство (см. рис. 25.17). Щелкните на кнопке ОК.

7. В разделе Select a Workspace панели Meeting Workspace удостоверьтесь, что выбран переключатель Create a New Workspace (Создать новое рабочее пространство), выберите в раскрывающемся списке вариант Basic Meeting Workspace (Базовое рабочее пространство) и щелкните на кнопке ОК.

8. Внешний вид панели изменится и появится кнопка Create (Создать). Щелкните на этой кнопке, чтобы создать рабочее пространство (при условии наличия достаточных прав). В приглашение будет добавлена ссылка на это рабочее пространство, а также описательная информация, как показано на рис. 25.18.

Meeting Woriopace: Strategy

VA the wwtapace to leam тот about this rowtmo or edK to contents.

I

Puc. 25.18. Использование Outlook 2007 для создания рабочего пространства для совещания в SharePoint 2010 (шаг 2)

9. Щелкните на кнопке Send (Отправить), чтобы отправить приглашение.

После этого приглашенные пользователи смогут получить доступ к этому пространству имен, отслеживать цели совещания, стоящие на повестке дня вопросы и загружать в него необходимые вспомогательные документы. В нем также будет отображаться информация о том, какие пользователи получили приглашения, а какие нет.