Управление записями в SharePoint

Управление записями, как и многие другие аспекты управления контентом предприятия, может выполняться несколькими различными способами. По сравнению с предыдущим выпуском SharePoint продолжает совершенствовать возможности управления записями. Оно должно начинаться на производственном уровне, и ему должно уделяться пристальное внимание. Прежде чем приступить к определению, как использовать центр записей, рабочие потоки и уведомления, следует ответить на следующие вопросы:

• Что такое запись, и (зачастую это более важно) что не является записью?

• Каковы этапы и жизненный цикл записи?

• Каковы самые основные требования к правильному управлению записями?

Только после четкого прояснения этих основных вопросов можно приступать к активации управления записями в организации. После ответа на эти вопросы SharePoint может предоставить ценные средства для упрощения и улучшения управления производственными записями в организации.

СОВЕТ -

Полезным упражнением является применение списка SharePoint для составления плана файлов, в котором документируются типы записей, жизненный цикл, доступ и архивация. Наличие центрального плана файлов для основных записей является предупредительным и стратегическим способом использования SharePoint в качестве части решения для управления записями.

Объявления записей

В стратегии управления новыми записями часто бывает трудно для записей, для которых нет формального управления, объявить, когда что-то становится записью. Оптимальной является ситуация, когда система "знает", когда что-то является записью, и существует способ выполнения необходимых требований для этой записи. По возможности попробуйте автоматизировать объявление записей. Ниже приведены несколько стратегий для автоматического, полуавтоматического и ручного объявления с помощью средств управления записями в SharePoint.

Типы контента со связанными с ними рабочими потоками наиболее гибки и способны удовлетворить специальным требованиям. Недостаток этого подхода в том, что он годится только если объявления как-то запускаются в SharePoint — например, при утверждении или изменении в некотором поле метаданных. Кроме того, этот подход сложен, особенно если требуется интеграция с системами, первоначально генерирующими файлы, которые потом становятся записями. Обдумайте возможность применения системы планирования ресурсов, которая генерирует накладные. Этот метод особенно эффективен, если нет специального лица, ответственного за сбор, классификацию и обслуживание записей.

Центр записей — это шаблон сайта, который предоставляет пользователям возможность объявлять записи, непосредственно выгружая их на сайт и определяя их тип. Этот метод удобен, если пользователь или группа пользователей специально обучены работе с

Глава 24.__

типами записей и имеют хотя бы общее представление об управлении записями. Центр записей имеет также возможность блокировки для работы eDiscovery.

Процесс eDiscovery может требовать огромного количества действий для многих работников организации, особенно если в ней часто рассматриваются судебные иски. Кроме возможностей блокировки с помощью SharePoint, можно пользоваться поисковым механизмом SharePoint для поиска по всем хранилищам и просмотра найденных результатов.

ВНИМАНИЕ!

Индексация контента, взятого не из SharePoint, может выйти за пределы защиты результатов. С точки зрения eDiscovery, это скорее плюс, т.к. по закону организация должна предоставить для рассмотрения “все". Однако при проектировании поисковой среды лучше выделить такие области поиска отдельно, чтобы они были доступны только избранным членам бригады, которые собирают всю возможную информацию.

Цикл содержания

Правительство любой страны постоянно старается улучшить способы своего управления. Лучший план содержания — это такой план, который меняется и перестраивается в зависимости от постоянно изменяющихся потребностей. На рис. 24.8 показана циклическая природа содержания, где предполагается регулярный пересмотр каждого компонента плана. Такими компонентами могут быть, к примеру, содержание таксономии, управление записями или содержание приложений-служб.

Компонент

содержания

Сбор

отзывов

Опреде

ление

функций

Реализация функций Определение

процесса

Рис. 24.8. Цикл содержания

Разработка механизма получения отзывов от пользователей и уточнения плана — замечательный способ предупредительного управления приложением. Разработка органа содержания, в который входят администраторы приложения и системы и конечные пользователи — хороший способ для обсуждения возникших проблем, запросов, разработки новых шаблонов и расширения функций.

тттяттп ЙВ5лога!П!ГмЭТ)1г11 часть iv

Чтобы этот орган содержания был действительно полезен, необходимо составлять повестки дня и готовить материалы для совещаний. Хорошей отправной точкой для таких совещаний является рассмотрение тенденций использования, отзывов пользователей и всех вопросов, которые возникли после предыдущего совещания. Для размещения повесток задач и вопросов можно использовать рабочее пространство совещаний.

Резюме

В плане содержания необходимо определить точный баланс между инициативами пользователей и их свободой, с одной стороны, и управляемостью и сопровождением, с другой стороны. Для этого организация должна выработать “правильное’' направление плана содержания, принимая во внимание персонал, готовый принимать участие в цикле содержания, а также суть и цели проекта SharePoint 2010. Просто первоначальной настройки SharePoint недостаточно. Людям нужно просматривать отчеты, собирать данные от конечных пользователей и осуществлять локальные проверки выполнения правил и положений и их соответствия требованиям конечных пользователей. Например, план содержания может сначала требовать, чтобы IT-персонал выполнял все изменения в списках, библиотеках и сайтах, однако потом окажется, что это не самое эффективное использование средств SharePoint, и придется изменить политику содержания. И, наконец, очень важно помнить, что лучше начать с ограниченной конфигурации, а затем добавлять средства и возможности, чем запрещать то, что было сначала разрешено.

Практические рекомендации

• К содержанию относится сопровождение среды SharePoint 2010, а кроме того, и политики и процедуры, роли и ответственности, а также регулярные проверки того, что многочисленные средства SharePoint эффективно используются и удовлетворяют требованиям руководства и конечных пользователей.

• В организации любого размера должен существовать план содержания SharePoint. Он не должен насчитывать сотни страниц, но должен хотя бы содержать высокоуровневое определение конкретных ролей и ответственностей, определенных для задач, которые необходимо выполнить.

• Один из ключевых компонентов плана содержания должен быть посвящен параметр рам сайта центра администрирования, которые влияют на средства и возможности, доступные администраторам семейств сайтов, администраторам сайтов и конечным пользователям.

• Важным подмножеством параметров центра администрирования являются настройки веб-приложений, выполняющих роли хостов для семейств сайтов и приложений-служб, которые IT-отпел решил отдать в распоряжение сообществу пользователей.

• Кроме того, следует включить в содержание конкретные параметры сайтов и семейств сайтов, чтобы обеспечить нужное сочетание средств для сообщества пользователей. Просто “включение всего” обычно является неудачным планом содержания, т.к. многие средства сложны как для использования, так и для администрирования.

• Если SharePoint будет применяться для управления записями, то следует внимательно отнестись к содержанию соответствующих средств и процессов.

• План содержания следует регулярно пересматривать и проверять, что он удовлетворяет требованиям организации и сообщества пользователей.

ЧАСТЬ