Получение доступа к шаблонам SharePoint из Word 2010

В Word 2010 появилась новая возможность выбирать для создания документа шаблон, находящийся в библиотеке документов SharePoint. Пользователь должен сначала создать новый документ в библиотеке шаблонов, который загрузит шаблон в его систему, и затем делать этот шаблон доступным в Word 2010. Ниже перечислены необходимые шаги.

1. Войдите в библиотеку документов SharePoint от имени учетной записи с привилегиями уровня корреспондента (Contributor). Предполагается, что в системе уже установлен пакет Office 2010, а шаблон для библиотеки документов основан на документе Word.

2. Щелкните на опции New Document на вкладке Documents (Документы). Если появится сообщение с предупреждением, щелкните в нем на кнопке ОК. После этого Word начнет использовать шаблон из библиотеки документов.

3. Введите какой-нибудь текст и щелкните на опции Save (Сохранить) на вкладке File (Файл). Откроется окно Save As (Сохранение).

4. Введите название документа и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

5. Вернитесь на вкладку File и щелкните на меню New (Создать).

6. В разделе SharePoint Templates (Шаблоны SharePoint) в области Available Templates (Доступные шаблоны) должен появиться новый шаблон из библиотеки документов, как показано на рис. 25.4.

7. Выделите желаемый шаблон (например. Chapter 25 — Share Documents) и затем дважды щелкните на его значке. После этого станут доступными ассоциируемые с библиотекой документов поля метаданных.

Глава 25

■n,

Hue. 25.4. Выбор шаблона из библиотеки документов SharePoint в Word 2010

Создание ярлыков для быстрого доступа к SharePoint 2010

Новые пользователи будут рады, если процесс сохранения документов в SharePoint будет выглядеть легко и понятно. Обычно пользователям не нравится, когда требуется постоянно открывать окно браузера, находить ссылку для доступа к SharePoint в избранном, заходить на используемый сайт, находить библиотеку документов и затем загружать в нее документ после его сохранения локальным образом.

Существует несколько способов, которые позволяют облегчать процесс сохранения документов в SharePoint за счет создания избранных ссылок и ярлыков. В следующем разделе показано, как создать ярлык за счет использования кнопки Connect to Office (Подключиться к Office) в библиотеке документов. После этого объясняется, как создать ярлык вручную с помощью проводника Windows.

Еще один способ создания ярлыков, который может применяться на компьютерах, где не установлен продукт Office 2010 — создание ярлыка в разделе Network Places (Сетевое окружение), что полезно, если папка SharePoint Sites (Сайты SharePoint) недоступна для определенных пользователей.

НА ЗАМЕТКУ

В этом разделе предполагается, что на компьютере установлена операционная система Windows 7 вместе с пакетом Office 2010.

Использование инструмента Connect to Office для создания ярлыков

Предлагаемый на вкладке Library (Библиотека) инструмент Connect to Office (Подключиться к Office) является самым легким способом для создания ярлыков, доступных в приложениях Office 2010 через интерфейс Save As (Сохранить как).

Для использования этого инструмента выполните перечисленные ниже действия.

1. Вовдите в библиотеку документов SharePoint из компьютера, на котором установлен продукт Office 2010, от имени учетной записи с разрешениями на чтение в библиотеке.

2. Щелкните на кнопке Connect to Office (Подключиться к Office) на вкладке Library (Библиотека) и выберите опцию Add SharePoint sites (Добавить сайты SharePoint). Появится сообщение In order to connect libraries in this site to Microsoft Office, your machine must register the user profile service application used by this site... (Для подключения библиотек с этого сайта к Microsoft Office на машине должно быть зарегистрировано используемое этим сайтом приложение службы пользовательских профилей). Щелкните в этом сообщении на кнопке Yes (Да). В разделе Favorites (Избранное) пользователя создается папка SharePoint Sites и добавляется соответствующий ярлык.

НА ЗАМЕТКУ--

Если на машине установлен Office 2007 или более ранняя версия, кнопка Connect to Office будет неактивной.

3. Щелкните на кнопке Connect to Office снова и на этот раз выберите опцию Manage SharePoint Sites (Управление сайтами SharePoint). Появится страница MyQuickLinks с доступными ссылками и дополнительными инструментами, такими как Add Link (Добавить ссылку), Edit Link (Редактировать ссылку). Delete (Удалить) и Create Tag from Link (Создать дескриптор из ссылки), как показано на рис. 25.5.

I Don* ^>ler*)ir<mr«!|Pj«K!e4ModcO?l •