Конфигурирование приложения Outlook 2010 на разрешение создания рабочих пространства для совещаний

Как ни странно, но в Outlook 2010 получить доступ к данной функции труднее. Скорее всего, это реакция на просьбы скрыть ее по умолчанию, чтобы затем IT-специалисты обучили пользователей, как ее включать, либо сами пользователи ознакомились с действиями, необходимыми для ее включения. Ниже перечислены соответствующие шаги.

1. В Outlook 2010 щелкните на кнопке New Meeting (Новое совещание).

2. Откроется окно New Meeting (Новое совещание). В раскрывающемся меню Customize Quick Access (Настройка быстрого доступа) в левом верхнем углу приглашения выберите пункт More Commands (Больше команд).

3. Найдите вариант Meeting Workspace (Рабочее пространство для совещания) в списке команд и щелкните на кнопке Add (Добавить), после чего он появится в списке справа, как показано на рис. 25.19. Щелкните на кнопке ОК.

4. После этого в панели инструментов Quick Access (Быстрый запуск) в верхней части приглашения будет виден значок Meeting Workspace (Рабочее пространство для совещания). Для создания рабочего пространства в Outlook 2010 применяйте последовательность шагов, приведенную в предыдущем разделе.

Puc. 25.19. Конфигурирование приложения Outlook 2010 на разрешение создания рабочих пространства для совещаний в панеш быстрого запуска

Резюме

В этой главе были описаны ключевые точки интеграции Office 2010 и SharePoint 2010. Рассматривались такие основные темы, как базовые детали использования Word 2010 и SharePoint 2010, новое представление Office Backstage и разнообразные методы создания ярлыков, которые позволяют конечным пользователям быстро сохранять документы в библиотеках SharePoint. Также были продемонстрированы возможности совместной работы над документами Word 2010 и PowerPoint 2010, основные способы применения SharePoint Workspace 2010 и часто используемые функции Outlook 2010, позволяющие подключать списки и библиотеки SharePoint 2010 к Outlook 2010. Кроме того, были предоставлены некоторые примечания по версиям 2007 продуктов.

Практические рекомендации

• Представление Backstage — это еще одно название вкладки File (Файл) в интерфейсе ленты, предоставляющее доступ к важному набору инструментов для конечных пользователей. Оно позволяет применять метаданные, запускать рабочие потоки и может подстраиваться под конкретные производственные нужды.

• Важно, чтобы процесс сохранения документов в библиотеках документов SharePoint протекал гладко, в связи с чем предлагается набор методов для добавления ярлыков: использование кнопки Connect to Office (Подключиться к Office) в библиотеках документов для пользователей Office 2010; добавление вручную ссылок в папку SharePoint Sites (Сайты SharePoint) в разделе Favorites (Избранное) для пользователей Office 2010; создание вручную соответствующего элемента в сетевом окружении для пользователей других версий Office и других операционных систем.

I ЛИ! —

I Часть V

В Word 2010 и PowerPoint 2010 доступна функция соавторства, которая позволяет множеству пользователей редактировать файлы одновременно. Она не работает, если файл Word 2010 или PowerPoint 2010 взят на редактирование (check out).

Функция соавторства может быть сконфигурирована для каждого сервера отдельно с применением нескольких командлетов PowerShell. Свойство Coauthoring VersionPeriod позволяет указать, насколько часто SharePoint должен сохранять изменения, свойство CoauthoringMaxAuthors — скольким максимум авторам должна быть разрешена одновременная работа над документом, а свойство DisableCoauthoring позволяет вообще отключить эту функция для сервера.

SharePoint Workspace 2010 предлагает мощные инструменты, которые позволяют пользователям перевести в автономный режим нужные списки и библиотеки и работать с ними при отсутствии связи с SharePoint. Обратите внимание, что не все списки и библиотеки могут синхронизироваться с SharePoint Workspace 2010. поэтому должно обязательно проводиться соответствующее тестирование.

Продукты Outlook 2007 и Outlook 2010 могут подключаться к SharePoint 2010 несколькими способами. Прежде всего, пользователи могут подключать списки и библиотеки к Outlook за счет получения к ним доступа и щелчка на кнопке Connect to Outlook (Подключиться к Outlook). Доступные при этом возможности варьируются, но такой способ позволяет иметь копию содержимого списков и библиотек, когда связи с SharePoint отсутствует. Были также рассмотрены незначительные различия в функциональности Outlook 2007 и Outlook 2010.

С помощью Outlook 2007 и Outlook 2010 можно создавать рабочие пространства для планируемых совещаний. Обратите внимание, что в случае применения инструмента New Appointment (Назначить встречу) возможность создания рабочего пространств ва не доступна. Кроме того, в Outlook 2010 панель Quick Access (Быстрый доступ) должны быть изменена так, чтобы в ней отображался значок Meeting Workspace (Рабочее пространство), который позволяет создать рабочее пространство для совещания перед отправкой приглашения.

р

ГЛАВА